Abwesenheitsnotiz erstellen
Ist es nicht großartig, in den wohlverdienten Urlaub zu gehen und eine Auszeit vom Arbeitsalltag zu nehmen? Doch bevor Sie gehen, gibt es eine wichtige Aufgabe, die Sie nicht vergessen sollten: Ihre Abwesenheitsnotiz zu erstellen.
Eine gut geschriebene und informative Abwesenheitsnotiz ist entscheidend, um Ihre Kollegen, Kunden und Geschäftspartner darüber zu informieren, dass Sie vorübergehend nicht erreichbar sind.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine perfekte Abwesenheitsnotiz erstellen können, sowohl in der E-Mail als auch auf Ihrem Anrufbeantworter.
Warum ist eine Abwesenheitsnotiz wichtig?
Eine Abwesenheitsnotiz hat mehrere wichtige Funktionen. Erstens zeigt sie Respekt und Professionalität Ihren Kontakten gegenüber, indem sie sie über Ihre Abwesenheit informiert und klare Erwartungen setzt. Zweitens hilft sie, Verwirrungen und Missverständnisse zu vermeiden, da Ihre Kontakte wissen, dass Sie vorübergehend nicht erreichbar sind und ihre Anfragen eventuell verzögert bearbeitet werden.
Schließlich ermöglicht Ihnen eine gut geschriebene Abwesenheitsnotiz, die Kontrolle über Ihre E-Mails und Anrufe zu behalten und sicherzustellen, dass nichts Wichtiges übersehen wird.
Abwesenheitsnotiz in der E-Mail
Betreffzeile
Die Betreffzeile Ihrer Abwesenheitsnotiz ist der erste Eindruck, den Ihre Kontakte erhalten. Verwenden Sie eine klare und prägnante Formulierung, um das Thema deutlich zu machen, z. B. „Abwesenheitsnotiz: vorübergehende Abwesenheit“.
Begrüßung
Beginnen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz mit einer freundlichen Begrüßung, z. B. „Liebe Kollegen und Geschäftspartner“ oder „Liebe Kundinnen und Kunden“.
Angabe des Zeitraums
Geben Sie den genauen Zeitraum Ihrer Abwesenheit an, sowohl das Start- als auch das Enddatum. Dadurch wissen Ihre Kontakte genau, wie lange Sie nicht erreichbar sind.
Grund für die Abwesenheit
Es ist hilfreich, den Grund für Ihre Abwesenheit anzugeben, um Ihren Kontakten ein besseres Verständnis zu ermöglichen. Ob es sich um einen Urlaub, eine Konferenz oder andere geschäftliche Verpflichtungen handelt, teilen Sie den Grund in einer höflichen und professionellen Art und Weise mit.
Weiterleitung oder alternative Kontaktperson
Falls notwendig, geben Sie Informationen darüber, wer in Ihrer Abwesenheit für dringende Anfragen kontaktiert werden kann. Das kann entweder eine Kollegin oder ein Kollege sein, der Ihre Aufgaben übernimmt, oder eine allgemeine Kontaktadresse oder Telefonnummer für Notfälle.
Verzögerungen in der Antwortzeit
Es ist wichtig, realistische Erwartungen zu setzen und anzugeben, dass Ihre Antwortzeiten auf Anfragen während Ihrer Abwesenheit länger sein können als gewöhnlich. Dadurch werden Missverständnisse vermieden und Ihre Kontakte sind informiert, dass die Bearbeitung eventuell etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen kann.
Danke schön und Abschied
Beenden Sie Ihre Abwesenheitsnotiz mit einer freundlichen Dankesformulierung und einem Abschied, z. B. „Vielen Dank für Ihr Verständnis und ich freue mich darauf, Ihnen nach meiner Rückkehr zu antworten.“ oder „Ich wünsche Ihnen eine schöne Zeit und stehe Ihnen gerne wieder zur Verfügung, sobald ich zurück bin.“
Abwesenheitsnotiz auf dem Anrufbeantworter
Wenn Sie auch Ihren Anrufbeantworter einstellen möchten, um Ihre Abwesenheit mitzuteilen, folgen Sie diesen Tipps:
Begrüßung
Beginnen Sie Ihre Ankündigung mit einer freundlichen Begrüßung, z. B. „Hallo, Sie erreichen das Büro von [Ihrem Namen]“.
Ankündigung der Abwesenheit
Geben Sie klar und deutlich an, dass Sie vorübergehend nicht erreichbar sind und den Anrufer darüber informieren möchten. Sie können sagen: „Ich bin derzeit nicht im Büro“ oder „Ich befinde mich momentan im Urlaub“.
Angabe des Zeitraums
Geben Sie den genauen Zeitraum Ihrer Abwesenheit an, einschließlich des Start- und Enddatums, damit die Anrufer wissen, wie lange Sie nicht erreichbar sind.
Verweis auf alternative Kontaktoptionen
Geben Sie den Anrufern alternative Kontaktoptionen, falls sie dringende Anliegen haben und sofortige Unterstützung benötigen. Sie können unter anderem eine Kollegin oder einen Kollegen nennen, der in Ihrer Abwesenheit helfen kann, oder eine allgemeine Kontaktadresse oder Telefonnummer für Notfälle angeben.
Danke schön und Abschied
Beenden Sie Ihre Abwesenheitsnachricht mit einer Dankesformulierung und einem Abschied, z. B. „Vielen Dank für Ihr Verständnis und ich werde mich umgehend um Ihr Anliegen kümmern, sobald ich zurück bin.“ oder „Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag und freue mich darauf, Ihnen nach meiner Rückkehr zu helfen.“
Abwesenheitsnotiz – E-Mail Vorlagen und Beispiele
Urlaubsabwesenheit
Betreff: Abwesenheitsnotiz: [Ihr Name] ist im Urlaub
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich befinde mich im Urlaub vom [Startdatum] bis zum [Enddatum] und werde in dieser Zeit nicht auf E-Mails zugreifen können. Bei meiner Rückkehr werde ich Ihre E-Mail schnellstmöglich beantworten.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Vertretung, [Name der Vertretung], unter [E-Mail-Adresse] oder [Telefonnummer].
Beste Grüße,
[Ihr Name]
Krankheitsbedingte Abwesenheit
Betreff: Abwesenheitsnotiz: [Ihr Name] krankheitsbedingt abwesend
Sehr geehrte Damen und Herren,
aufgrund einer unvorhergesehenen Krankheit bin ich momentan nicht in der Lage, E-Mails zu beantworten. Ich werde Ihre Nachricht so schnell wie möglich bearbeiten, sobald ich wieder gesund bin.
In dringenden Fällen steht Ihnen meine Vertretung, [Name der Vertretung], zur Verfügung. Sie erreichen ihn/sie unter [E-Mail-Adresse] oder [Telefonnummer].
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Krankheitsbedingte Abwesenheit mit Vertretung
Betreff: Abwesenheitsnotiz: [Ihr Name] krankheitsbedingt abwesend, mit Vertretung
Sehr geehrte Damen und Herren,
leider bin ich aufgrund einer Erkrankung derzeit nicht in der Lage, Ihre E-Mail zu beantworten. Während meiner Abwesenheit wird [Name der Vertretung] meine Aufgaben übernehmen und Ihnen bei dringenden Anliegen weiterhelfen.
Sie erreichen meine Vertretung, [Name der Vertretung], unter [E-Mail-Adresse] oder [Telefonnummer].
Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis und entschuldige mich für eventuelle Unannehmlichkeiten. Sobald ich wieder gesund bin, werde ich mich umgehend um Ihr Anliegen kümmern.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Geschäftsreise
Betreff: Abwesenheitsnotiz: [Ihr Name] auf Geschäftsreise
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich bin derzeit auf einer Geschäftsreise und vom [Startdatum] bis zum [Enddatum] nur eingeschränkt erreichbar. Ich werde versuchen, Ihre E-Mail so schnell wie möglich zu beantworten.
Für dringende Anfragen steht Ihnen [Name der Vertretung] zur Verfügung. Sie erreichen ihn/sie unter [E-Mail-Adresse] oder [Telefonnummer].
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Fortbildung
Betreff: Abwesenheitsnotiz: [Ihr Name] in Fortbildung
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich nehme vom [Startdatum] bis zum [Enddatum] an einer Fortbildung teil und bin in dieser Zeit nicht im Büro. Bei meiner Rückkehr werde ich mich umgehend um Ihre Anfrage kümmern.
Bei dringenden Angelegenheiten können Sie sich an [Name der Vertretung] unter [E-Mail-Adresse] oder [Telefonnummer] wenden.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Elternzeit
Betreff: Abwesenheitsnotiz: [Ihr Name] in Elternzeit
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich befinde mich derzeit in Elternzeit und werde Ihre E-Mail nicht sofort beantworten können. Ich werde voraussichtlich ab dem [Datum] wieder erreichbar sein.
Während meiner Abwesenheit wird [Name der Vertretung] meine Aufgaben übernehmen. Sie erreichen ihn/sie unter [E-Mail-Adresse] oder [Telefonnummer].
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Beste Grüße,
[Ihr Name]
Wann sollte man eine Abwesenheitsnotiz einstellen?
Es gibt mehrere Gründe, warum man eine Abwesenheitsnotiz erstellen und verwenden sollte:
Professionelles Auftreten
Eine gut formulierte Abwesenheitsnotiz zeigt Ihrem Gegenüber, dass Sie Ihre Kommunikation ernst nehmen und Wert auf eine angemessene Reaktion legen, auch wenn Sie gerade nicht verfügbar sind.
Klare Kommunikation
Eine Abwesenheitsnotiz informiert den Absender, dass Sie derzeit nicht erreichbar sind und deshalb nicht sofort auf ihre E-Mail reagieren können. Dies verhindert Fehlkommunikation und unnötige Nachfragen.
Erwartungsmanagement
Durch die Angabe des Zeitraums Ihrer Abwesenheit und gegebenenfalls des Datums Ihrer Rückkehr können Sie Erwartungen bezüglich Ihrer Antwortzeit steuern und den Absender darauf vorbereiten, dass eine zeitnahe Reaktion Ihrerseits möglicherweise nicht möglich ist.
Vertretungsregelung
In der Abwesenheitsnotiz können Sie eine Kontaktperson oder Vertretung benennen, an die sich der Absender bei dringenden Anliegen wenden kann. Dadurch stellen Sie sicher, dass wichtige Angelegenheiten auch während Ihrer Abwesenheit angemessen behandelt werden.
Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellen
Eine Abwesenheitsnotiz in Outlook zu erstellen ist eine schnelle und effektive Möglichkeit, andere über Ihre Abwesenheit zu informieren und ihnen mitzuteilen, wann Sie zurückerwartet werden. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Kollegen und Kunden immer bestens informiert sind.
Um Ihre Abwesenheitsnotiz in Outlook zu erstellen, folgen Sie einfach diesen Schritten:
Öffnen Sie Microsoft Outlook auf Ihrem Computer.
Klicken Sie in der oberen linken Ecke auf die Registerkarte „Datei“.
Wählen Sie im Menü „Datei“ die Option „Automatische Antworten (Abwesenheit)“ aus. Wenn Sie diese Option nicht sehen, verwenden Sie möglicherweise eine Outlook-Version, die diese Funktion nicht unterstützt, oder Ihr E-Mail-Konto ist nicht mit einem Microsoft Exchange Server verbunden.
Im Dialogfeld „Automatische Antworten“ aktivieren Sie die Option „Automatische Antworten senden“ durch Anklicken der entsprechenden Checkbox.
Legen Sie den Zeitraum fest, in dem Sie abwesend sind und die automatischen Antworten gesendet werden sollen. Aktivieren Sie hierzu die Option „Nur während dieses Zeitraums senden“ und wählen Sie das Start- und Enddatum Ihrer Abwesenheit aus.
Verfassen Sie im Textfeld unter „Innerhalb meiner Organisation“ die Abwesenheitsnotiz, die an interne Kontakte (z. B. Kollegen) gesendet werden soll. Geben Sie den Grund Ihrer Abwesenheit, den Zeitraum, eine Vertretungsperson und deren Kontaktinformationen an, falls erforderlich.
Optional können Sie auch eine separate Abwesenheitsnotiz für externe Kontakte erstellen. Wechseln Sie hierzu zum Tab „Außerhalb meiner Organisation“ und aktivieren Sie die Option „Automatische Antwort an Personen außerhalb meiner Organisation senden“. Verfassen Sie anschließend die gewünschte Nachricht im Textfeld.
Bei Bedarf können Sie die automatischen Antworten für externe Kontakte auf bestimmte Personengruppen beschränken, indem Sie entweder „Nur an Absender in meiner Kontaktliste senden“ oder „An alle externen Absender senden“ auswählen.
Klicken Sie auf „OK“, um Ihre Einstellungen zu speichern und die Abwesenheitsnotiz zu aktivieren. Outlook wird nun während des festgelegten Zeitraums automatisch die entsprechenden Antworten an eingehende E-Mails senden.
Sobald die Einstellung gespeichert ist, wird jeder Sender automatisch benachrichtigt, sobald er eine E-Mail an Ihr Konto sendet. Es ist möglich, diese Einstellung jederzeit nach Belieben anzupassen oder vollständig zu deaktivieren.
Häufig gestellten Fragen und Antworten zum Thema Abwesenheitsnotiz
Wie lange sollte meine Abwesenheitsnotiz sein?
Ihre Abwesenheitsnotiz sollte prägnant und informativ sein. Versuchen Sie, alle wichtigen Informationen in einem kurzen und übersichtlichen Text zu vermitteln. Eine Länge von 3–4 Sätzen oder 2–3 Absätzen ist in den meisten Fällen ausreichend.
Sollte ich meinen Grund für die Abwesenheit angeben?
Es ist nicht unbedingt erforderlich, den genauen Grund für Ihre Abwesenheit anzugeben. Wenn Sie sich jedoch wohl dabei fühlen und denken, dass es hilfreich oder relevant für Ihre Kontakte ist, können Sie den Grund in einer höflichen Art und Weise erwähnen.
Was sollte ich tun, wenn ich in dringenden Fällen kontaktiert werden muss?
Geben Sie in Ihrer Abwesenheitsnotiz klare Anweisungen, an wen sich die Kontakte in dringenden Fällen wenden können. Nennen Sie entweder eine alternative Kontaktperson oder eine allgemeine Kontaktadresse oder Telefonnummer für Notfälle.
Muss ich meine Abwesenheitsnotiz vor meiner Abreise testen?
Es ist ratsam, Ihre Abwesenheitsnotiz vor Ihrer Abreise zu testen, um sicherzustellen, dass sie korrekt funktioniert. Senden Sie sich selbst eine Test-E-Mail oder rufen Sie Ihren Anrufbeantworter an, um zu überprüfen, ob die Notiz wie gewünscht angezeigt und der Ton korrekt abgespielt wird.
Gibt es Vorlagen für Abwesenheitsnotizen, die ich verwenden kann?
Ja, im Internet finden Sie zahlreiche Vorlagen für Abwesenheitsnotizen, die Sie als Ausgangspunkt verwenden können. Passen Sie sie an Ihre spezifischen Anforderungen an und stellen Sie sicher, dass der Text Ihren Stil und Ihre professionelle Persönlichkeit widerspiegelt.
Ist es möglich, meine Abwesenheitsnotiz automatisch zu aktivieren?
Ja, wenn Sie ein E-Mail-Programm oder eine E-Mail-Verwaltungssoftware wie Outlook oder Gmail verwenden, können Sie eine automatische Abwesenheitsnotiz einrichten. In den Einstellungen oder Optionen Ihres E-Mail-Programms finden Sie normalerweise eine entsprechende Funktion. Dort können Sie den Start- und Endzeitpunkt Ihrer Abwesenheit festlegen, den Text Ihrer Abwesenheitsnotiz eingeben und weitere Optionen wie die Weiterleitung von E-Mails oder die Einschränkung der Abwesenheitsbenachrichtigungen auf bestimmte Kontakte festlegen.
Wie oft sollte ich meine Abwesenheitsnotiz aktualisieren?
Es ist ratsam, Ihre Abwesenheitsnotiz regelmäßig zu aktualisieren, insbesondere wenn sich der Zeitraum Ihrer Abwesenheit ändert oder sich Änderungen bei den alternativen Kontaktpersonen ergeben. Es ist auch empfehlenswert, Ihre Abwesenheitsnotiz spätestens am letzten Arbeitstag vor Ihrer Abreise zu aktivieren und sie am ersten Arbeitstag nach Ihrer Rückkehr zu deaktivieren.
Was sollte ich tun, wenn ich während meiner Abwesenheit dringende E-Mails erhalte?
Wenn Sie während Ihrer Abwesenheit dringende E-Mails erhalten, die nicht von der alternativen Kontaktperson bearbeitet werden können, sollten Sie überlegen, ob es möglich ist, Ihre Abwesenheit kurzzeitig zu unterbrechen und dringende Anfragen zu beantworten. Wenn dies nicht möglich ist, können Sie in Ihrer Abwesenheitsnotiz darauf hinweisen, dass bestimmte E-Mails dringend sind und Sie sie bei Ihrer Rückkehr priorisieren werden.
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