Erinnerungsmail formulieren

19.07.2023 Lesezeit: ~5 Min. Arbeitstag

Erinnerungsmails sind ein wichtiges Hilfsmittel, um sicherzustellen, dass keine Termine oder Verpflichtungen vergessen werden. In diesem Artikel werden wir uns mit der Erstellung von Erinnerungsmails im beruflichen Kontext auseinandersetzen und Ihnen Muster und Tipps zur effektiven Nutzung dieser E-Mails geben.

Warum Erinnerungsmails wichtig sind

Im hektischen Alltag kann es leicht passieren, dass wichtige Termine oder Verpflichtungen ins Hintertreffen geraten. Erinnerungsmails dienen dazu, die Aufmerksamkeit der Empfänger zu gewinnen und sie an bevorstehende Termine oder Verpflichtungen zu erinnern. Durch diese Maßnahme werden Missverständnisse oder unerfüllte Verpflichtungen vermieden.

Vorbereitung auf die Erstellung einer Erinnerungsmail

Bevor Sie eine Erinnerungsmail verfassen, ist es wichtig, den Termin oder die Verpflichtung genau zu kennen. Ebenso sollten Sie relevante Informationen für den Empfänger zusammentragen, sodass alle notwendigen Informationen in der E-Mail enthalten sind. Die klare und präzise Formulierung des Zwecks der E-Mail ist ein weiterer wichtiger Aspekt, den es zu beachten gilt.

Aufbau und Struktur einer Erinnerungsmail

Um eine Erinnerungsmail effektiv zu gestalten, empfiehlt es sich, den folgenden Aufbau und Struktur zu verwenden:

Betreffzeile

Die Betreffzeile ist das Erste, was der Empfänger sieht, daher sollte sie kurz und prägnant sein.

Beispiel:

Meeting am [Datum] - Erinnerung

Einleitung

In der Einleitung der E-Mail sollte man höflich grüßen und auf den bevor kommenden Termin oder die Verpflichtung Bezug nehmen.

Beispiel:

Sehr geehrte/r [Name],
ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich möchte Sie nur noch einmal an unser bevorstehendes Meeting am [Datum] erinnern.

Hauptteil

Im Hauptteil der Erinnerungsmail sollten Sie den Termin oder die Verpflichtung wiederholen und alle relevanten Informationen angeben. Verwenden Sie hier Aufzählungspunkte, um klare Informationen zu präsentieren.

Beispiel:

Datum: [Datum]
Uhrzeit: [Uhrzeit]
Ort: [Ort]
Agenda: [Agenda-Punkte]

Falls es Änderungen gibt, sollten Sie diese ebenfalls deutlich mitteilen.

Beispiel:

Bitte beachten Sie, dass der Ort des Meetings von Raum A123 auf Raum B456 geändert wurde.

Schluss

Im Schlussteil der Erinnerungsmail bedanken Sie sich für die Aufmerksamkeit und ermutigen den Empfänger zur Bestätigung oder Reaktion.

Beispiel:

Vielen Dank im Voraus für Ihre Teilnahme und bitte bestätigen Sie mir kurz Ihre Anwesenheit. Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Ich freue mich auf unser Treffen.

Beispiele für Erinnerungsmails im beruflichen Kontext

Um Ihnen einen besseren Einblick in die Erstellung effektiver Erinnerungsmails zu geben, hier sind drei Beispiele für verschiedene Situationen:

Beispiel 1: Terminerinnerung für Kundenmeeting

Betreffzeile: Meeting am [Datum] – Erinnerung
Sehr geehrte/r [Name],
ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich möchte Sie nur noch einmal an unser bevorstehendes Meeting am [Datum] erinnern.
Datum: [Datum] Uhrzeit: [Uhrzeit] Ort: [Ort] Agenda:
Vorstellung des neuen Projekts
Diskussion der nächsten Schritte
Bitte beachten Sie, dass der Ort des Meetings von Raum A123 auf Raum B456 geändert wurde.
Vielen Dank im Voraus für Ihre Teilnahme und bitte bestätigen Sie mir kurz Ihre Anwesenheit. Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Ich freue mich auf unser Treffen.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

Beispiel 2: Erinnerung an die Abgabe von Dokumenten

Betreffzeile: Letzte Erinnerung – Abgabe von Dokumenten
Sehr geehrte/r [Name],
ich möchte Sie nochmals freundlich daran erinnern, dass die Abgabefrist für die Dokumente am [Datum] endet.
Bitte stellen Sie sicher, dass Sie folgende Dokumente bis zum genannten Datum eingereicht haben:
Dokument 1: [Beschreibung]
Dokument 2: [Beschreibung]
Dokument 3: [Beschreibung]
Falls Sie Schwierigkeiten haben oder weitere Fragen auftauchen, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren. Ihre rechtzeitige Abgabe der Dokumente ist wichtig, um den reibungslosen Ablauf des Projekts sicherzustellen.
Vielen Dank im Voraus für Ihre Mitarbeit und Bemühungen. Ich freue mich darauf, die Unterlagen von Ihnen zu erhalten.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

Beispiel 3: Erinnerung an eine bevorstehende Schulung

Betreffzeile: Wichtige Informationen zur Schulung am [Datum]
Sehr geehrte/r [Name],
am [Datum] findet die Schulung zum Thema [Thema] statt. Wir möchten Sie daran erinnern und einige wichtige Informationen mit Ihnen teilen.
Datum: [Datum]
Uhrzeit: [Uhrzeit]
Ort: [Ort]
Agenda: [Agenda-Punkte]
Bitte beachten Sie, dass es keine spezielle Vorbereitung auf die Schulung gibt. Nehmen Sie einfach Ihre Neugierde und Offenheit mit. Vor Ort werden Snacks und Getränke zur Verfügung gestellt.
Falls Sie weitere Fragen haben oder zusätzliche Informationen benötigen, können Sie sich gerne an mich wenden. Wir freuen uns darauf, Sie bei der Schulung begrüßen zu dürfen.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

Tipps für eine effektive Erinnerungsmail

Betreffzeile: Verwenden Sie eine klare und prägnante Betreffzeile, die den Zweck der E-Mail deutlich macht und die Aufmerksamkeit des Empfängers erregt.
Datum, Uhrzeit und Ort: Wiederholen Sie den Termin, die Uhrzeit und den Ort der Veranstaltung, um sicherzustellen, dass der Empfänger alle wichtigen Informationen hat.
Agenda oder Zweck: Geben Sie eine kurze Zusammenfassung der Agenda oder des Zwecks der Veranstaltung, damit der Empfänger sich darauf vorbereiten kann.
Wichtige Details hervorheben: Heben Sie wichtige Informationen, wie Änderungen im Zeitplan oder besondere Anforderungen, durch Fettdruck oder Hervorhebung hervor, um sicherzustellen, dass sie nicht übersehen werden.
Handlungsaufforderung: Geben Sie klare Anweisungen, was der Empfänger tun soll, wie eine Bestätigung der Teilnahme, die Bereitstellung bestimmter Dokumente oder das Vorbereiten von Materialien.
Fristen oder Erinnerungstermine: Wenn es Fristen oder zusätzliche Erinnerungen gibt, geben Sie diese deutlich an. Dies hilft dem Empfänger, den Termin im Auge zu behalten und rechtzeitig zu handeln.
Kontaktdaten: Fügen Sie Ihre Kontaktdaten hinzu, damit der Empfänger Sie bei Fragen oder Unklarheiten kontaktieren kann.
Höflicher Ton: Verwenden Sie eine freundliche und professionelle Sprache in Ihrer E-Mail, um ein positives Image zu vermitteln.
Kurz und prägnant: Halten Sie den Text der E-Mail kurz und auf den Punkt, um sicherzustellen, dass der Empfänger alle wichtigen Informationen sofort erfassen kann.
Korrekturlesen: Überprüfen Sie die E-Mail sorgfältig auf Rechtschreib- und Grammatikfehler, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen und Missverständnisse zu vermeiden.

Häufig gestellte Fragen und Antworten zu Erinnerungsmail

Wie oft sollte man eine Erinnerungsmail senden?

Es hängt von der Dringlichkeit und Relevanz des Termins oder der Verpflichtung ab. In der Regel reicht eine Erinnerung aus, aber in einigen Fällen kann es sinnvoll sein, eine zweite Erinnerung zu senden, insbesondere wenn der Termin besonders wichtig oder zeitkritisch ist.

Wie sollte die Betreffzeile einer Erinnerungsmail formuliert sein?

Die Betreffzeile ist das Erste, was der Empfänger sieht und sollte daher kurz und aussagekräftig sein. Verwenden Sie beispielsweise „Erinnerung:“, gefolgt vom Termin oder der Verpflichtung, um die Aufmerksamkeit des Empfängers zu erregen.

Welche Elemente sollten in einer Erinnerungsmail enthalten sein?

Eine effektive Erinnerungsmail sollte den Termin oder die Verpflichtung klar wiederholen und alle relevanten Informationen wie Datum, Uhrzeit, Ort und ggf. Agenda enthalten. Falls es Änderungen gibt, sollten diese deutlich kommuniziert werden.

Wie kann man sicherstellen, dass die Empfänger die Erinnerungsmail beachten?

Um sicherzustellen, dass die Empfänger die Erinnerungsmail beachten, können Sie eine klare und präzise Betreffzeile verwenden, die Relevanz und Dringlichkeit vermittelt. Im Hauptteil der E-Mail ist es wichtig, die Informationen gut strukturiert und leicht verständlich darzustellen, beispielsweise durch Aufzählungspunkte oder Fettdruck der wichtigsten Details.

Was tun, wenn der Empfänger trotz Erinnerungsmail nicht reagiert?

Wenn der Empfänger trotz der Erinnerungsmail nicht reagiert, kann es ratsam sein, eine weitere Nachfrage zu senden oder den Empfänger telefonisch zu kontaktieren, um sicherzustellen, dass die Nachricht angekommen ist und der Termin wahrgenommen wird. Manchmal kann es auch hilfreich sein, alternative Kommunikationswege zu nutzen, wie eine persönliche Besprechung oder die Einbindung anderer Teammitglieder, um sicherzustellen, dass der Termin oder die Verpflichtung nicht in Vergessenheit gerät.