Onboarding im Job - Tipps zur erfolgreichen Einarbeitung

27.04.2021

“Willkommen an Board!” 

Welcher Mitarbeiter freut sich nicht über eine herzliche Aufnahme im neuen Unternehmen. 

Um den Einstieg so positiv wie nur möglich zu gestalten, sollte man sich als Arbeitgeber unbedingt mit einem gezielten Onboarding-Prozess auseinandersetzen und diesen bestenfalls auch umsetzen.

Exkurs: Was ist Onboarding?

Onboarding beschreibt die Aufnahme eines neuen Mitarbeiters in die Reihen des Unternehmens - sozusagen das “an Bord holen”. 

Dabei handelt es sich bei dem Onboarding jedoch nicht nur um die Einarbeitung des Mitarbeiters, sondern es umfasst vielmehr den Prozess von Vertragsunterzeichnung bis zur Beendigung der Probezeit.

Denn gerade die Probezeit dient schließlich beiden Seiten (auch der des Arbeitnehmers) dazu, sich im Unternehmen einzuleben und herauszufinden, ob es auch tatsächlich gut passt.

Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist es für Arbeitgeber entscheidend, Mitarbeiter zu gewinnen und vor allem auch zu halten.

Dabei spielt ein qualitatives Onboarding eine entscheidende Rolle. 

Normalerweise besteht der Prozess des Onboarding aus 3 Stationen:

  1. Vorbereitung

  2. Orientierung

  3. Integration

Was gehört alles zu einem guten Onboarding?

Vorrangig soll es beim Onboarding natürlich darum gehen, dass sich der neue Mitarbeiter willkommen fühlt und im Optimalfall zu dem Unternehmen und den bestehenden Mitarbeitern passt. Das wäre die Win-Win-Situation.

Denn wenn der Mitarbeiter das Unternehmen noch in der Probezeit verlässt, war der bisherige Prozess der Einarbeitung und Integration umsonst.

Es muss sich dann wieder auf die Suche nach neuen Mitarbeitern gemacht werden, was nicht nur Zeit und Energie kostet, sondern auch Geld. Schließlich fehlt nach wie vor eine Arbeitskraft. 

Ablauf nach Plan: Onboarding in 3 Phasen

1. Phase: Preboarding

Administratives und Organisatorisches regeln: 

Bereits vor dem ersten Arbeitstag sollte man sich mit dem zukünftigen Mitarbeiter in Verbindung setzen, um letzte organisatorische Formalitäten zu klären und ihn auf den Start im Unternehmen vorzubereiten. Dafür eignen sich ein kurzer Anruf oder eine E-Mail mit Infomaterialien zum Unternehmen, denn so weiß der Arbeitnehmer, dass an ihn gedacht wird.

Zusätzlich kann man sich auch als Arbeitgeber im Voraus um das Einreichen aller notwendigen Dokumente wie die Sozialversicherungsnummer, die Steuer-ID oder die Krankenkasse kümmern, sodass dies nicht mit Arbeitsantritt im Unternehmen erledigt werden muss. 

Grundvoraussetzungen am Arbeitsplatz schaffen: 

Der erste Arbeitstag steht bevor, also muss auch der Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters voll funktionstüchtig eingerichtet sein. 

Am besten sind bereits alle notwendigen Anwendungen eingerichtet, sodass der neue Kollege spürt, dass sich auf seinen Arbeitsbeginn vorbereitet wurde.

Anschließend sollte man ihn mit seinen neuen Kollegen, seinem Team und den vorherrschenden Hierarchien im Unternehmen vertraut machen. An wen kann er sich bei Fragen wenden, wer ist Ansprechpartner für welchen Bereich?

Für den Mitarbeiter ist es nur lästig und unangenehm, wenn er anfangs ständig für ein Anliegen rumfragen muss, bevor er bei der richtigen Instanz landet.

Das steht und fällt auch mit seinem Umfeld: Die übrigen Mitarbeiter sollten über den Mitarbeiterzuwachs entsprechend informiert und ausreichend instruiert werden.

Fühlt sich der neue Kollege gut aufgehoben, setzt er seine Arbeit umso motivierter und fachlich engagierter um. Das kann schließlich auch dem Unternehmen nur Mehrwert bieten. 

2. Phase: Erster Arbeitstag

Sind alle Vorbereitungen getroffen, kann der erste Arbeitstag des neuen Mitarbeiters beginnen.

Hier zählt der klassische erste Eindruck: Wird der Kollege herzlich im Unternehmen aufgenommen, so bleibt ihm das definitiv in Erinnerung. 

Wenn der Arbeitsplatz soweit vorbereitet ist, und dem Mitarbeiter Material an die Hand gegeben werden kann, woran er sich die erste Zeit orientieren kann, ist der Grundstein schon einmal gelegt.

Anschließend bietet sich ein Rundgang durch das Unternehmen an. Meistens wird das mit erforderlichen Sicherheitsunterweisungen verbunden, auch allein schon deshalb, dass der Mitarbeiter Bescheid weiß. 

Natürlich ist der erste Tag mit vielen neuen Eindrücken verbunden, die verarbeitet werden müssen.

Als Vorgesetzter oder Mentor kann man am Ende des Arbeitstages ein kurzes Feedbackgespräch führen, denn so hat der neue Mitarbeiter die Möglichkeit, offene Fragen zu klären und weiß: Es kümmert sich Jemand und nimmt sich seiner Belange an.

3. Phase: Probezeit

Regelmäßige Feedbackgespräche während der Probezeit dienen Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer als Austausch. 

Fachliche Einarbeitung: 

Je nach Kompetenzbereich ist es meistens von Nöten, dass sich ein bestehender Mitarbeiter um die fachliche Einarbeitung des neuen Mitarbeiters kümmert.

Wie gestalten sich die Arbeitsabläufe in der Firma, was sind die genauen Arbeitsbereiche des Mitarbeiters.

Sinnvoll ist es auch hier, dem Mitarbeiter interne Weiterbildungsmöglichkeiten oder Schulungen anzubieten. 

Das dient der beiderseitigen Erfolgskontrolle und ebnet die Grundlage für regelmäßige Feedbackgespräche.

Soziale Integration in das Arbeitsumfeld:

Die Teilnahme an internen Schulungen oder Teamevents fördert nicht nur die fachliche Einarbeitung, sondern auch die soziale Eingliederung im Unternehmen.

Meistens treffen so sämtliche Abteilungen eines Unternehmens aufeinander, und es fällt einem neuen Mitglied leichter, sich mit den anderen Mitarbeitern zu connecten. 

Das ist übrigens auch bei der gemeinsamen Ausübung der Tätigkeiten der Fall: Nimmt ein bestehender oder erfahrener Mitarbeiter den neuen Kollegen hin und wieder “an die Hand”, lässt sich nicht nur die fachliche Kompetenz besser bewerten, sondern auch die soziale. 

Fehler beim Onboarding vermeiden

Als Unternehmen oder vielmehr als Arbeitgeber macht es aus Personalmanagement-Sicht Sinn, sich einen genauen Überblick zu verschaffen, wenn ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen startet.

Es sollte ein aktiver Austausch mit dem direkten Vorgesetzten, Abteilungsleiter oder Mentor bestehen.

Es bringt dem Unternehmen keinerlei Mehrwert, wenn die Einarbeitung möglichst zügig über die Bühne gebracht werden soll.

Viel gewinnbringender ist es, dem neuen Mitarbeiter genügend Möglichkeit und Zeit zu bieten, sich in das neue Unternehmen und Arbeitsumfeld einzuarbeiten und jederzeit einen Ansprechpartner zur Verfügung zu haben.