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Virtuelle Einarbeitung zu Corona-Zeiten

Dass ein gutes Onboarding essenziell für die Integration neuer Mitarbeiter ist, ist nicht von der Hand zu weisen. Die neuen Kollegen sind jedoch nicht nur was ihren Fach- oder Aufgabenbereich betrifft schneller im Bilde, sondern sie lernen auch die Unternehmenskultur kennen und fühlen sich deutlich besser integriert als ohne Onboarding.

Auch in den Zeiten der Pandemie ist es wichtig, neue Mitarbeiter so gut es geht einzuarbeiten. Mit dem richtig abgestimmten Onboarding gelingt Ihnen auch während der Corona-Krise der erfolgreiche Einstieg in Ihren neuen Job.

Einführung mal anders

Der erste Arbeitstag läuft normalerweise so ab, dass der neue Mitarbeiter seine Kollegen, sein Team oder Abteilung sowie das Unternehmen kennenlernt. Es werden viele Hände geschüttelt und viele neue Leute vorgestellt. Da viele Unternehmen ihren Betrieb weitestgehend ins Homeoffice verlegt haben, ist dies aktuell nicht möglich.

Als neuer Mitarbeiter können Sie jedoch auch auf anderem Weg gebührend begrüßt werden. Die heutigen Technologien und die Digitalisierung machen es möglich, die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters digital abwickeln zu können.

Eine Möglichkeit wäre es in Anbetracht der aktuellen Situation, ein kurzes Unternehmensvideo zu erstellen, welches dann beispielsweise neuen Mitarbeitern oder auch Kunden zugeschickt werden kann. Viele Unternehmen halten eine Videokonferenz oder ein Meeting mit allen Mitarbeitern der Abteilung ab, um den neuen Kollegen gemeinsam zu begrüßen. So können sich alle Mitarbeiter untereinander vorstellen und miteinander bekannt machen, was gerade dem neuen Mitarbeiter dabei hilft, sich trotzdem schnell einzuleben.

Die Einarbeitung und Einführung in das entsprechende Aufgabengebiet des neuen Mitarbeiters können auch aus der Ferne per Videocall erledigt werden. Regelmäßige Feedbackgespräche können über Anbieter wie Microsoft Teams, Zoom oder Skype abgewickelt werden. In solchen Fällen ist es immer von Vorteil, wenn Sie Ihren neuen Arbeitgeber zumindest virtuell vor sich haben - und umgekehrt.

Ist Ihr zukünftiges Unternehmen sogar teilweise im normalen Betrieb, sollten Sie nachfragen, ob Sie zumindest in Ihrer ersten Woche in das Unternehmen kommen können. Mit den angemessenen Auflagen und Maßnahmen kann Ihnen das den Start ein wenig erleichtern und die wichtigsten Grundlagen können vor Ort besprochen werden.

Besondere Aufmerksamkeit durch den Vorgesetzten

Ein Großteil der Mitarbeiter, die in der Probezeit bzw. während der ersten 6 Monate kündigen, nennen als Grund eine mangelnde Wertschätzung vonseiten des Vorgesetzten

Es ist also von besonderer Wichtigkeit, dass sich der Arbeitgeber in der aktuellen Zeit neuen Mitarbeitern intensiv annimmt. Vor allem dann, wenn die Einarbeitung von Anfang an ausschließlich virtuell stattfindet, sollten die Hürden für die neuen Mitarbeiter so gering wie nur möglich halten.

Der Neuankömmling sollte die Möglichkeit haben, sich jederzeit an den Vorgesetzten wenden zu können - er darf keine Scheu haben, mit Fragen auf ihn zuzukommen.

Um ihm die Angst dahingehend etwas zu nehmen, sollte sich Vorgesetzte gerade in der Anfangszeit regelmäßig bei dem neuen Mitarbeiter melden. Das schafft Raum für Fragen und vermittelt ihm ein Gefühl, dass an ihn gedacht wird.

Folgende Punkte sollten mit dem Mitarbeiter geklärt werden:

  • Die Erwartungshaltung an den Mitarbeiter sollte klar kommuniziert werden - umso schneller kann er sich darauf einstellen und produktiv arbeiten.

  • Sämtliche Kommunikationsformen und -kanäle des Unternehmens oder der Abteilung sollten vorgestellt werden. 

  • Festlegen, in welcher Regelmäßigkeit ein Informationsaustausch innerhalb der Abteilung stattfindet. 

  • Zu Beginn regelmäßige Einzelgespräche mit dem neuen Mitarbeiter vereinbaren, um sich gegenseitiges Feedback geben zu können.

  • Alles rund um die Arbeitszeiten und die damit zusammenhängende Work-Life-Balance mit dem neuen Mitarbeiter abklären, sodass hier keine Unklarheiten entstehen. 

  • Ratsam ist es, dem neuen Mitarbeiter einen Mentor oder Ansprechpartner an die Seite zu stellen, an welchen er sich neben dem Abteilungsleiter bei allen Fragen wenden kann und mit dem er in einem intensiven Austausch steht.

Persönlichen Ansprechpartner für neue Mitarbeiter festlegen

Was sich bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter besonders bewährt, ist die Festlegung eines persönlichen Ansprechpartners für den neuen Mitarbeiter. Dieser Ansprechpartner kann eine erfahrene oder langjährige Person im Unternehmen sein, um dem neuen Kollegen einen zügigen sowie auch persönlichen Einstieg zu ermöglichen. 

Dieser Mentor steht dem Neuankömmling nicht nur für sämtliche fachliche Fragen zur Verfügung, sondern nimmt sich ihm in allen Belangen an. 

Besonders in der Corona-Zeit ist ein Ansprechpartner sinnvoll, da der neue Mitarbeiter sich in seiner Situation nicht alleine gelassen fühlt. Darüber hinaus kann er seinem Ansprechpartner alle Fragen direkt stellen - auch für den Fall, dass der direkte Vorgesetzte beispielsweise nicht dauerhaft zur Verfügung steht. 

Der Austausch untereinander kann ebenfalls durch Videoanrufe abgewickelt werden. Der festgelegte Ansprechpartner kann den Neuankömmling über verschiedene Online-Tools in seinen Aufgabenbereich einweisen und ihm alle wichtigen internen Programme vorstellen sowie erklären. Anbieter wie Microsoft Teams, Zoom oder Skype bieten Funktionen an, mit denen man seinen Bildschirm mit anderen teilen kann. Diese Funktionen sind bei der virtuellen Einarbeitung mehr als hilfreich und sollten daher aktiv genutzt werden! 

Moderne Technologien zur virtuellen Einarbeitung nutzen

Immer dann, wenn ein persönlicher Austausch nicht möglich ist, greifen wir zuerst auf den Austausch in Textform oder per Telefon zurück. Dabei ist in der heutigen Zeit weitaus mehr möglich, was die eben genannten Anbieter wie Zoom oder Skype beweisen. Diese Technologien sollten definitiv mehr in die Arbeitsabläufe integriert und anschließend effektiv genutzt werden. 

Um den neuen Mitarbeiter in seine Aufgaben und Themen einführen zu können, eignen sich Videos oder Webinare besonders. In einem Webinar oder einer Online-Schulung haben Sie die Möglichkeit, individuelle Fragen zu stellen und mit allen Namen ein Gesicht zu verbinden. Das hilft Ihnen bei der zukünftigen Zusammenarbeit enorm. 

Es gibt eine Vielzahl an teilweise sogar kostenfreien Tools, die seit der Corona-Pandemie stark an Beliebtheit zugenommen haben. Mit diesen Tools können Präsentationen abgehalten und Inhalte durch Videos geteilt werden. Das eignet sich zum Beispiel ideal, wenn Sie Ihr Mentor in das firmeneigene System oder die relevanten Programme einführen will.

Übersicht für den besseren Durchblick erstellen

Viele Onboardings bieten dem neuen Mitarbeiter einen umfassenden Einblick und liefern viel Input - doch das muss nicht immer von Vorteil sein. Gerade in der Anfangszeit ist alles neu und aufregend, was wiederum schnell zu einer Überforderung führen kann. Sinn und Zweck ist es daher nicht, dass Sie von Ihrem Arbeitgeber zwar viel Material zum Einarbeiten zur Verfügung gestellt bekommen, Sie aber den sprichwörtlichen Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen und keinen Durchblick mehr haben.

Wir empfehlen Ihnen daher, eine Übersicht für die Einarbeitung anzulegen, in welcher alle Stationen aufgelistet sind - vielleicht die ein oder andere Station sogar zu visualisieren. Manche Arbeitgeber stellen ihren neuen Mitarbeiter so eine Übersicht aber auch bereits zur Verfügung!

Auf diese Weise können Sie überprüfen und nachvollziehen, was Sie bereits alles absolviert haben und was noch bevorsteht.

Um zu vermeiden, dass früher oder später die Frage aufkommt “Darüber habe ich zwar bereits etwas gelesen, aber wo steht das noch mal?”, sollten Sie sich im Vorfeld mit Ihrem Arbeitgeber absprechen, wie die Dokumentation erfolgen soll. Meistens gibt es für die Einarbeitung Unterlagen für die Mitarbeiter, welche zum Nachlesen genutzt werden können.

Manche Unternehmen stellen diese Schulungsmaterialien auch digital zur Verfügung - fragen Sie also am besten einmal in Ihrem Unternehmen nach!

Regelmäßiges Feedback einholen

Ein regelmäßiger Austausch mit den Arbeitnehmer ist auch während Homeoffice-Zeiten wichtig, um Feedback- oder Mitarbeitergespräche zu führen. 

Damit bleiben nicht nur alle auf dem aktuellen Stand, sondern Sie bekommen auch ein besseres Gefühl für Ihren Arbeitgeber und andersrum. Damit kann nicht nur die Gefühlslage eines jeden einzelnen Mitarbeiters abgeschätzt werden, sondern auch die gesamte Stimmung im Team.

Während man im Büro oder im Unternehmen generell durchaus auch nonverbales Feedback erhält, müssen sich die Arbeitgeber im Homeoffice bewusst Feedback einholen. Hier kann nur schlecht die Gesamtsituation vom Rande des Geschehens aus beobachtet werden, sondern es muss stattdessen aktiv ins Gespräch gegangen werden. Wichtig ist hierbei, dass das mit besonderer Sorgfalt bei neuen Mitarbeitern getan wird.

Wir empfehlen, gleich nach der ersten Woche mit dem neuen Mitarbeiter in den Austausch zu gehen, um beispielsweise folgende Fragen zu klären:

  • Wie waren die ersten Arbeitstage aus Ihrer Sicht?

  • Was hätte verbessert werden können? Wo gab es Defizite (Kommunikation, Erreichbarkeit usw.)

  • Was hat Ihnen geholfen, sich im neuen Team zu integrieren? Was ist Ihnen besonders positiv in Erinnerung geblieben?

  • Wobei kann Sie Ihr Vorgesetzter besser unterstützen?

Mithilfe dieser Rückmeldung erfahren Sie, was bisher gut gelaufen ist und wo mögliche Defizite liegen, welche während der weiteren Einarbeitung verbessert werden können. Neben dem Feedback, was Sie vonseiten Ihres Arbeitgebers erhalten, können natürlich auch Sie kommunizieren, wie die erste Arbeitswoche aus Ihrer Sicht verlaufen ist. Dafür können Sie sich von den anderen Mitarbeitern in der jeweiligen Abteilung, unter anderem von dem Mentor, Feedback einholen. 

Virtuelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter während der Corona-Pandemie

Durch das Arbeiten im Homeoffice sind viele Büros und Meetingräume verwaist und die Flure in den Unternehmen sind menschenleer.

Durch Videokonferenzen, eine individuelle und intensive Einarbeitung kann das Onboarding neuer Mitarbeiter jedoch auch in Corona-Zeiten zum Erfolgsgaranten der Integration neuer Kollegen werden.

Wie der virtuelle Eintritt in das neue Unternehmen läuft, hängt selbstverständlich von Arbeitnehmer und Arbeitgeber ab

Deshalb noch einige wichtige Tipps für neue Mitarbeiter:

  • Mit offener und direkter Kommunikation können Sie nicht nur Probleme schnell wieder aus der Welt schaffen, sondern Sie kommen auch schneller in Ihre Arbeitsabläufe rein und stärken den persönlichen Austausch mit Ihren neuen Kollegen.

  • Eigeninitiative zeigt nicht nur, dass Sie ehrgeizig sind und sich für Ihren neuen Job begeistern, sondern fördert auch die Integration in Ihr neues Team.

  • Gehen Sie proaktiv auf Ihre Kollegen zu - und dass nicht nur auf beruflicher Ebene. Gemeinsame Pausen fallen im Homeoffice leider weg, daher ist es wichtig, sich gelegentlich auch mit Ihren neuen Kollegen zu kurz auszutauschen und ehrliches Interesse zu zeigen. Das fördert den Teamgeist

Wichtiger Tipp an Arbeitgeber

Zeigen Sie trotz fehlender Präsenz und Homeoffice Wertschätzung gegenüber Ihrer Mitarbeiter! Dies kann in Form von kurzen Nachrichten per E-Mail oder interner Chat-Funktion sowie durch einen kurzen Anruf erfolgen. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken.

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