Administrative/Executive Assistant (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Careforce ist der Personalberater der Healthcare Industrie. Seit mehr als 20 Jahren unterstützen wir Unternehmen dabei, die richtigen Spezialisten zu finden. Im Auftrag für unseren Kunden suchen wir eine/n

Administrative Assistant (m/w/d)
Unternehmenssitz: Frankfurt am Main
( hybrid, d. h. regelmäßige Anwesenheit im Büro erforderlich)

Unser Mandant zählt mit weltweit über 34.000 Mitarbeitern und einem weltweiten Jahresumsatz von über 25 Milliarden US-Dollar zu den größten Pharmaunternehmen der Welt. Es handelt sich um eine Arbeitnehmerüberlassung mit Start zum Jetzt bewerben

Deine Aufgaben:

• Proaktive Kalender- und Meetingkoordination für mehrere Partner:innen
• Organisation komplexer Besprechungen inkl. Raum- und Technikplanung
• Organisation großer, komplexer Meetings an verschiedenen Standorten und in unterschiedlichen Größenordnungen.
• Erstellung und Pflege von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen
• Pflege von Gruppen- und Verteilerlisten, Datenbanken und Kollaborationsplattformen
• Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender
• Nutzung von KI zur Effizienzsteigerung und Automatisierung
• Vertretung anderer Assistenzkräfte bei Bedarf

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium – kombiniert mit mehrjähriger Erfahrung in administrativen Funktionen
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einem professionellen Umfeld, idealerweise in Office Management oder Koordinationsrollen
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint)
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit hoher Eigenorganisation in einem dynamischen Umfeld
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bei Veränderungen sowie Fähigkeit zur Priorisierung bei konkurrierenden Aufgaben
• Ausgeprägte Kommunikations- und Problemlösungsfähigkeiten , Teamorientierung und absolute Vertraulichkeit – fließend in Deutsch und Englisch

Darauf darfst Du Dich freuen:

• Eine spannende Aufgabe, neue Herausforderung und flexible Arbeitszeiten
• Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag – für eine langfristige Perspektive und Sicherheit
• Ein attraktives Gehalt , vom ersten Tag an sowie eine betriebliche Altersvorsorge
• 30 Tage Jahresurlaub
• Eine persönliche und individuelle Betreuung: Ab der Bewerbung bis zur Einstellung

Nimm gerne Kontakt zu uns auf

… und erfahre mehr über diese und weitere spannende Stellen. Oder bewirb Dich direkt und unkompliziert über den unten stehenden „Bewerben-Button“ oder sende Deinen Lebenslauf unter Angabe der Referenz CF18234  an Jetzt bewerben . Ein Anschreiben ist nicht erforderlich.

Du erreichst uns auch persönlich montags bis freitags in der Zeit von 08:00 - 18:00 Uhr telefonisch oder per WhatsApp unter 0 22 34 / 20 36 – 213.

#jn

Kontakt

Careforce GmbH