Assistent*in bzw. Sekretär*in (m/w/d)

Arbeitsort: 33602 Bielefeld

Stellenbeschreibung

Im Wissenschaftlichen Personalrat (WPR) ist die folgende Position zu besetzen:
Assistent*in bzw. Sekretär*in (m/w/d)
Der wissenschaftliche Personalrat (WPR) ist die erste Anlaufstelle bzw. die Vertretung für die Belange der wissenschaftlich und künstlerisch Beschäftigten der Universität Bielefeld. Aktuell setzt sich der WPR als gewählte Interessenvertretung aus 15 Personalratsmitgliedern zusammen, die sich vor allem ehrenamtlich für ihre Kolleg*innen einsetzen.
Ihre Aufgaben
Vor- und Nachbereitung der Sitzungen und Besprechungen des Personalrates der wissenschaftlichen und künstlerisch Beschäftigten, inkl. Protokollführung (50 %)
Mitwirkung bei der Bearbeitung von Personalratsvorlagen Systematisierung, Organisation und Verwaltung der elektronischen Ordnerstruktur/Aktenablage Terminmanagement, Wiedervorlagen allgemeine Sekretariatsaufgaben (25 %)
verwaltungsmäßige Betreuung der Büroablage und des Gremiums Nachhalten des Mittelabflusses im Rahmen der vorhandenen Haushaltsmittel Beschaffungsmaßnahmen sowie Buchung von Fortbildungen und Dienstreisen Rechercheaufgaben zu themenspezifischen Hintergrundinformationen sowie Einholen und Aufbereiten von relevanten Daten als Entscheidungsgrundlage für das Gremium (10 %) Anlaufstelle des Personalrates der wissenschaftlichen und künstlerisch Beschäftigten: Erstkontakt und Vermittlung an die einzelnen Personalratsmitglieder bei Fragen der Mitarbeiter*innen (10 %) Weiterführung und Ausbau eines Aktenführungssystems (2,5 %) und Betreuung der Homepage sowie des Share-Laufwerks (2,5 %)
Ihr Profil
Das erwarten wir
abgeschlossene Ausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Kauffrau*mann für Büromanagement, Industriekauffrau*mann) vertiefte Erfahrungen in der Führung eines Sekretariats oder in der Assistenz an verantwortlicher Stelle Erfahrungen im Umgang mit Digitalisierungsprozessen sehr gute Kenntnisse der klassischen MS-Office-Anwendungen sowie versierter Umgang mit Internet-Tools und moderner Informationstechnologie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift Fähigkeit zum selbstständigen, sorgfältigen und strukturierten Arbeiten sowie 0rganisationsgeschick ausgeprägte Kommunikationskompetenz und Teamfähigkeit Verantwortungsbewusstsein, Verschwiegenheit und Zuverlässigkeit sozial einfühlsames und kompetentes Verhalten im Umgang mit Menschen, auch in schwierigen Lebenslagen
Das wünschen wir uns
Erfahrung mit der Umstellung auf digitale Verwaltungsprozesse Erfahrung in der Pflege einer Homepage (Kenntnisse des CMS Roxen) Kenntnisse in SAP SRM Vertrautheit im Umgang mit rechtlichen Bewertungen und deren Recherche
Unser Angebot
Vergütung nach E9a TV-L unbefristet Vollzeit interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten Vereinbarkeit von Familie und Beruf fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit flexible Arbeitszeiten Möglichkeit eines Job-Tickets für den ÖPNV (regionaler Verkehrsverbund) betriebliche Zusatzversorgung (VBL) kollegiale Zusammenarbeit
Interessiert?
Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den folgenden Link erreichen:
https://jobs.uni-bielefeld.de/job/apply/838/assistent-in-bzw-sekretaer-in-m-w-d?page_lang=de
Alternativ ist eine Übersendung Ihrer vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Kennziffer Tech21899 per Post an die angegebene Adresse möglich.
Bewerbungsfrist: 29.09.2021
Kontakt
Dr. Ines Vitic
0521 106-3473
wpr@uni-bielefeld.de
Anschrift
Universität Bielefeld
Dezernat Personal und Organisation
Christina Zinnel
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld
Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.

Beginn

ab sofort

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