Assistenz der Führungsebene – Vollzeit/Remote (m/w/d)

ab sofort

Arbeitsort:
10115 Berlin

Stellenbeschreibung

Jobbeschreibung Organisation. Wachstum. Autonomie. Mitgestaltung. Erfolg

Das sind die 5 Wörter, mit denen unsere Assistenz der Führungsebene ihre Rolle beschreibt.

Wir suchen eine/n erfahrene/n Assistenz der Führungsebene, die oder der der Geschäftsführung den Rücken freihält und den Weg für massiven Unternehmenserfolg ebnet. Wenn du in deinem Umfeld bekannt als Organisationstalent bist, liebend gern mit Zahlen spielst und du Probleme löst, bevor andere überhaupt gemerkt haben, dass sie existieren , dann bist du unser/e perfekte nächste Assistenz der Führungsebene.

Eine/r Assistenz der Führungsebene ist das Herzstück eines jeden erfolgreichen Unternehmers. Sie ist der stille Wächter, die Person, die alles im Griff hat. Die Person, ohne die der Laden aufgeschmissen wäre. Sie schafft es auf wundersame Weise ein Dutzend verschiedene Projekte zu balancieren. Sie ist das zweite Hirn der Geschäftsführung und manchmal ja, da fragt man sich: Wofür brauchen wir eigentlich die Geschäftsführung, wenn wir die oder den Executive Assistant haben?

Was wir dir bieten:

Remote: Dein Job ist zu 90% remote. Du arbeitest von wo du willst. Als Exeuctive Assistant brauchen wir dich jedoch manchmal vor Ort, weswegen Reisen zu Quartalsmeetings, Team-Events und mehr notwendig sind.
Impact: Deine Arbeit bei uns hat eine unglaublich bedeutende Wirkung auf die Menschen und Unternehmen mit denen du zusammenarbeitest.
Innovationskultur: Wir fördern Kreativität und Innovation, sodass du die Möglichkeit hast, neue Ideen und Lösungen zu entwickeln, die unser Unternehmen voranbringen.
Lebenslanges Lernen: Wir unterstützen lebenslanges Lernen und bieten dir die Möglichkeit, kontinuierlich neues Wissen und Fähigkeiten zu erwerben.
Firmenevents: Wir organisieren regelmäßig Firmenevents und Aktivitäten, um den Teamzusammenhalt zu stärken und eine positive Unternehmenskultur zu fördern. (Wie zum Beispiel Teamausflüge in den Europapark)
Work-Life-Integration: Wir unterstützen dich dabei, Arbeit und Privatleben in Einklang zu bringen, um deine Lebensqualität zu verbessern. Wir glauben daran, dass die jeder Mitarbeiter in seinen Stärken leben sollte und die Arbeit nicht nur Mittel zum Zweck ist, sondern Teil eines erfüllten Lebens.

Du liebst Herausforderungen?

Sehr gut, hier ist die Erste! Wir haben eine kleine Aufgabe für dich, die du direkt bei der Bewerbung mit einreichst. Wenn diese passt, hast du es sofort in die nächste Runde geschafft. Deswegen bitte UNBEDINGT bei der Bewerbung mit anhängen, ansonsten ist es leider eine Absage.

Aufgabe: Ich muss auf Geschäftsreise...

Am Freitag den 27.09.24 habe ich einen Geschäftstermin in Düsseldorf, am Medienhafen um 14 Uhr. Ich starte in 5610, Wohlen, Schweiz.
Plane bitte meine Geschäftsreise.

Beantworte dabei folgende Fragen:

Wie würdest du vorgehen?
Welche Fragen würdest du mir stellen?
Warum würdest du mir diese Fragen stellen?
Wie würde dein Plan aussehen? (Bitte arbeite mit ECHTEN Flügen, Hotels etc. und falls du nicht weißt, wie ich antworten würde, dann überlege dir gerne, wie ich antworten könnte)

Hier sind zwei Infos über mich:

Ich will so einfach wie möglich, mit so wenig Kopfschmerzen wie möglich von A nach B kommen
Ich will so effektiv wie möglich sein und nie Zeit verschwenden, das ist mein kostbarstes Gut (Zeit > Geld)

Stellenanforderungen

Hier deine Aufgaben im Überblick: Deine Aufgaben sind unter anderem die Terminplanung, Beantwortung von E-Mails, Umsetzung neuer Projekte und vieles mehr. Da unsere Unternehmen gerade ca. 20 Mitarbeiter beschäftigen ist dein Aufgabenfeld noch recht breit. Je stärker wir wachsen, desto stärker schränkt es sich auf die Kernaufgaben ein.

Einstiegsgehalt: 50.000-60.000 € jährlich (abhängig von der Erfahrung in der Rolle)

Deine Hauptverantwortlichkeiten

Koordination und Durchführung von Projekten, von der Planung über die Umsetzung bis hin zur Erfolgsmessung
Terminorganisation, Kalenderplanung und Kalendermanagement
Aufbau von automatisierten Systemen in wiederkehrenden Aufgaben
Unterstützung unseres Geschäftsführers bei administrativen und persönlichen Aufgaben
Mithilfe bei der monatlichen vorbereitenden Buchhaltung, einschließlich der Verwaltung von Belegen und Rechnungen sowie Ausgaben- und Rechnungsmanagement.
Monatliche KPI-Zahlen ausrechnen, sortieren, aufbereiten per Excel
Analysieren von KPIs auf Nachfrage
Tägliche, Wöchentliche und Monatliche Reports anfertigen
Abarbeitung von Rückgaben, Nichtzahlern, Kundenanfragen und mehr
Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Monatsmeetings, Q-Meetings und Jahresmeetings
Eventplanung von Q-Meetings, Jahresmeetings und Team Events
Organisatorische Begleitung vor Ort von Events, Q-Meetings
Sortieren, Managen und Abarbeiten von ausstehenden Zahlungen von Kunden
Übernahme allgemeiner Support-Aufgaben, wie Kundensupport, Recherche etc.
Unterstützung des Teams bei diversen anfälligen Aufgaben

Voraussetzungen für deine Stelle als Assistent*in sind:

Du hast mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (z. B. Management Assistenz, Assistenz der Geschäftsführung).
Du bist ein Organisationstalent und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick.
Du hast eine Liebe zum Detail, ausgeprägte Problemlösungsfähigkeiten und eine proaktive, freundliche Grundeinstellung.
Du arbeitest gerne im Team, zeigst Eigeninitiative und hast eine schnelle Auffassungsgabe
Du bist flexibel und hast Spaß daran, dich neuen Herausforderungen zu stellen und dich kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Du sprichst fließend Deutsch und gutes Englisch, sowohl in Wort als auch in Schrift.
Du hast Excel und Word im Schlaf drauf
Du verfügst über ein hohes Maß an Integrität, Vertrauen und Diskretion, insbesondere im Umgang mit vertraulichen Aufgaben.
Du setzt dich gerne durch und lässt nicht locker, bis du dein Ziel erreicht hast

Zu mir:

Hey, mein Name ist Deniz und ich bin dein "CEO". Ja, man könnte sagen: Du bist die wichtigste Person in meinem Leben (gut, nach meiner Frau und meinem Kind) ;) Denn ich brauche jemanden, der mir den Rücken freihält. Jemanden, der meine Schwächen ausgleicht. Jemanden, der mir sagt was Sache ist, der mir alles vom Tisch fernhält, was nicht meine #1 Priorität ist. Jemand, der dafür sorgt, dass ich meine Energie, meinen Fokus und meine Zeit so perfekt wie möglich in die wichtigsten Dinge im Unternehmen investieren kann. Wenn du diese Person bist, dann freue ich mich jetzt bereits auf dich. Doch bevor du dich auf eine Stelle bewirbst, möchte ich dir offen und transparent sagen, wie ich arbeite. Deswegen hier ein wenig Feedback, was andere mir über die Jahre gegeben haben:

Was Leuten manchmal schwer fällt an einer Zusammenarbeit mit mir (und andere widerum schätzen):

Ich bin fordernd - Ich kann einfach keine schlechte Arbeit ab. Ich erwarte geile Arbeit, Menschen die Mitdenken, die Vorwärts-Schauen, die ergebnisorientiert arbeiten. Du erwartest von mir Top Leistung, ich erwarte von dir Top Leistung.
Ich bin offen und direkt - Ich gebe dir jederzeit Feedback, offen und ehrlich. Du weißt jederzeit wo du bei mir stehst. Manch einer kann das nicht ab, das ist okay, passt aber dann nicht.
Ich bin ungeduldig - Ich möchte Dinge erledigt bekommen, am besten gestern. Ich hasse es Zeit zu verschwenden. Idealerweise solltest du es lieben, meine Zeit zu schützen.

Was Leute an einer Zusammenarbeit mit uns/mir schätzen:

Du hast alle Freiheiten der Welt. Egal ob Budget, Verantwortungen, Projekte - solange wir unsere Ziele hitten oder gar übertreffen, kannst du machen was du willst und wo du willst
Du hast immer ein offenes Ohr - Egal was du für Vorschläge oder Ideen hast, ich hab immer ein offenes Ohr für dich. Ich liebe Eigeninitiative
Du hast ein Team um dich herum, welches gerne gemeinsam arbeitet und gerne Ziele erreicht. Hier geht keiner zur Arbeit, um die "Stunden" abzusitzen
Wir leben Offenheit und Transparenz - Das gesamte Team pflegt eine Kultur der Offenheit, hier ist sich keiner zu Schade, mal Kritik zu äußern oder Verbesserungsvorschläge zu bekommen
Ortsunabhängiges Arbeiten - alle unsere Stellen sind remote (auch wenn es tatsächlich großartig wäre, wenn du in Hybrid-Arbeit in der Schweiz, PLZ 5610, 1-2 Tage die Woche rumkommen könntest)

Wir suchen keine Teilzeit-Assistenz. Bitte bewirb dich nur, wenn du an einer Vollzeit-Stelle interessiert bist.

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