Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Dunia steht an vorderster Front, wenn es darum geht, eine nachhaltige Zukunft für unseren Planeten zu schaffen. Mit der Mission, bahnbrechende Materialien für saubere Energie zu erfinden, nutzen wir die neuesten KI-Tools und Chemieroboter in Kombination mit unserem wissenschaftlichen Fachwissen, um ein „selbstfahrendes Labor“ aufzubauen, das neue aktive Materialien schneller als je zuvor entdecken kann. Mit Blick auf die schwierigsten Industriesektoren wie Schifffahrt und Luftfahrt entwickeln wir nachhaltige Prozesse, um die CO2-Emissionen um über 2,1 Milliarden Tonnen pro Jahr zu reduzieren. Wir haben unser Unternehmen 'Dunia' genannt, weil es in über 20 Sprachen 'Welt' bedeutet. Wir wollen die Welt positiv beeinflussen und ein integratives Umfeld schaffen, in dem die besten Köpfe der Welt zusammenkommen, um die größten Herausforderungen der Menschheit zu lösen.

Aufgaben

• Termingerechte Verwaltung von Kalendern, Reisen, Vorträgen und anderen Anforderungen an die Geschäftsführung
• Projektmanagement und enge Zusammenarbeit mit dem Team sorgen dafür, dass wichtige Aufgaben nicht untergehen. Fragen, Bedürfnisse und Reaktionen im Voraus antizipieren und proaktiv an deren Beantwortung arbeiten, um Projekte voranzutreiben.
• Büromanagement, einschließlich der Überwachung des Lagerbestands von Büromaterialien, Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post und Lieferungen, der Koordinierung von Büroveranstaltungen und der Begrüßung von Besuchern
• Grundlegende Buchhaltung: Verfolgen und Verwalten der Ausgaben des Teams, Sicherstellen, dass Rechnungen rechtzeitig bezahlt und den Bankkontotransaktionen ordnungsgemäß zugeordnet werden.
• Verwaltung von Fördergeldern: Unterstützung bei der Berichterstattung über die Fortschritte bei der Gewährung von Zuschüssen, Vorlage von Belegen und Einholung von Erstattungen.

Qualifikation

• Sehr gut organisiert: Sie bringen gerne Ordnung ins Chaos und sind motiviert, Dinge in einem leicht zugänglichen System zu verstauen. Die entscheidende Information ist nie weiter als ein paar Klicks oder Tastenanschläge entfernt und ein Fünfjähriger könnte Ihre Methode verstehen.
• Sorgfältig und diskret: Sie wissen, wie Sie mit sensiblen und vertraulichen Informationen umgehen und bei der Kommunikation mit anderen nur die richtige Menge an wichtigen Details weitergeben. Sie wissen auch, wann Sie vor dem Versenden wichtiger Informationen noch einmal nachsehen müssen.
• Hohe Eigenverantwortung: Wenn Ihnen jemand den Ball zuspielt, bringen Sie ihn über die Ziellinie und wissen, wann Sie anhalten müssen, um Feedback einzuholen und Hindernisse zu erkennen. Sie haben keine Angst, Fragen zu stellen, haben aber in der Regel Hypothesen oder Empfehlungen parat, die Sie ergänzen können.
• Starke Kommunikation: Ihr Schreibstil ist klar und prägnant und Sie reagieren in zeitkritischen Situationen schnell. Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse sind ein Muss.
• Aufgaben jonglieren: Sie können mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten und ganz einfach zwischen Aufgaben wechseln. Gleichzeitig wissen Sie, was Sie zuerst beantworten müssen, wenn sich Ihr Posteingang stapelt.
• Technisch versiert: Sie können problemlos mit Tabellenkalkulationen, Microsoft Word, Google Docs, PowerPoint und anderen Softwareanwendungen am Arbeitsplatz umgehen und eignen sich neue Fähigkeiten und Software schnell an.
• Sehr detailorientiert: Sie sind stolz auf die Genauigkeit und Ausgereiftheit Ihrer Arbeit.
• Erfahrung in Buchhaltung und der Verwaltung von Fördermitteln ist ein Plus.

Benefits

• 30 Tage bezahlter Urlaub
• Mitarbeiterbeteiligung (ESOP)
• Gestalte deine eigenen Benefits ️‍♀️
• Mentoring, um in die von Ihnen gewünschte Rolle hineinzuwachsen
• Tolle Kollegen und regelmäßige Firmenevents
• Flexible Arbeitszeiten & hybrides Arbeiten ☕

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie nicht alle Kästchen ankreuzen. Schließen Sie sich nicht von tollen Möglichkeiten aus, indem Sie sich nicht bewerben. Wir sind bestrebt, einen vielfältigen und integrativen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem sich jeder willkommen und sicher fühlt, sich selbst zu sein. Nicht-traditionelle Karrierewege sind willkommen und werden geschätzt. Wenn Sie unsere Vision teilen, können Sie sicher sein, dass wir Ihren Erfolg wollen. Vielleicht sind Sie genau der richtige Kandidat für diese oder eine andere Stelle, die noch nicht ausgeschrieben ist. Sprechen Sie uns an!

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