Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant der GF (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Organisation, Priorisierung und Umsetzung mit Blick fürs Wesentliche.

Sie übernehmen die aktive Steuerung und Koordination des Geschäftsführungsalltags. Dazu gehören Terminmanagement, Vorbereitung und Nachbereitung von Gesprächen, Fristenkontrolle, Wiedervorlagen, interne Abstimmungen sowie die strukturierte Bearbeitung operativer Themen.

Sie verstehen Regelprozesse, erkennen Engpässe und sorgen dafür, dass Abläufe verlässlich funktionieren. Dabei priorisieren Sie Aufgaben eigenständig, filtern Themen vor, bereiten Entscheidungen vor und halten der Geschäftsführung konsequent den Rücken frei.

Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere:

1. Termin-, Reise- und Besprechungskoordination für die Geschäftsführung
2. Vorbereitung, Strukturierung und Nachverfolgung von Meetings, Aufgaben und Entscheidungen
3. Schnittstellenkommunikation zwischen Geschäftsführung, internen Teams, Kunden, Bewerbern und externen Partnern
4. Aufbau und Pflege von klaren Ablage-, Dokumentations- und Wiedervorlagestrukturen
5. Unterstützung bei kaufmännischen, organisatorischen und administrativen Themen
6. Proaktive Identifikation von Handlungsbedarf, offenen Punkten und Prozessverbesserungen
7. Klare Kommunikation von Prioritäten, Fristen und Erwartungen
8. Diskrete Bearbeitung vertraulicher Informationen und sensibler Vorgänge

Strukturiertes Arbeiten, kaufmännisches Verständnis und sichere Kommunikation.

Sie bringen Erfahrung in Assistenz, Office Management, Sachbearbeitung, Projektkoordination, Personalwesen, Kundenbetreuung oder einer vergleichbaren organisatorischen Funktion mit. Entscheidend ist nicht nur der Lebenslauf, sondern Ihre Fähigkeit, Verantwortung zu übernehmen, Prioritäten zu erkennen und Abläufe zuverlässig zu steuern.

Wichtig sind:

1. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
2. Sicherer Umgang mit MS Office, E-Mail, Kalender- und Dokumentenmanagement
3. Ausgeprägtes Organisationsvermögen und strukturierte Arbeitsweise
4. Kaufmännisches Grundverständnis und sicherer Umgang mit administrativen Abläufen
5. Verständnis für Prozesse, Fristen, Prioritäten und Verbindlichkeit
6. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
7. Erfahrung in Personaldienstleistung, Recruiting, Kundenservice oder Administration von Vorteil
8. Sprachen wie Tschechisch, Slowakisch, Rumänisch und/oder Bulgarisch sind ein absolutes Plus

Das erwartet Dich bei Capeleo

• Festanstellung ab sofort in einem wachsenden Unternehmen
• Sicheres, marktübliches Fixgehalt
• Strukturierte Einarbeitung in unsere Leistungen, Branchen und Gesprächsleitfäden
• Kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Abwechslungsreiche Kontakte in Industrie, Handwerk, Bau, Logistik, Pflege und weiteren Branchen
• Wertschätzendes Team mit regionalem Fokus und persönlicher Unternehmenskultur
• Perspektive, sich im Unternehmen weiterzuentwickeln

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