Assistenz der Geschäftsführung (20h pro Woche) (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Die Bell Ventures GmbH ist eine facettenreiche Holding mit einer schnell wachsenden E-Learning-Abteilung.

Die Geschäftsleitung der Bell Ventures GmbH sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt Unterstützung.

Aufgaben

● Geschäftliche und persönliche Unterstützung: Vertrauliche und zuverlässige Assistenz der Geschäftsleitung in sämtlichen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten, sowohl geschäftlicher als auch privater Natur.

● E-Mail-Management: Erste Anlaufstelle für alle geschäftlichen und privaten E-Mails; Priorisierung, Filterung und Bearbeitung sämtlicher E-Mails vor Weiterleitung an die Geschäftsleitung.

● Kalendermanagement: Selbstständige Verwaltung des geschäftlichen und privaten Kalenders, inklusive Fristenüberwachung und -koordination.

● Reisemanagement: Organisation und Betreuung auch komplexer und kurzfristiger Reisepläne, einschließlich der Buchung von Flügen mit Meilen.

● Stakeholder-Management: Schnittstellenfunktion und Koordination der Geschäftsleitung mit allen Unternehmensbereichen, externen Partnern, relevanten Institutionen sowie weiteren Stakeholdern.

● Administrative Tätigkeiten: Datenrecherche, Vorbereitung von Geschäftsunterlagen sowie Protokollführung und Dokumentation.

Qualifikation

● Mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsleitung und/oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

● Hervorragende Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten

● Hohe Eigeninitiative sowie ausgeprägtes Organisationstalent und Koordinationsvermögen

● Zeitliche Flexibilität mit Einsatzbereitschaft am Vormittag, Mittag, Nachmittag und bei Bedarf auch am Abend

● Deutsch auf muttersprachlichem Niveau sowie sehr gute Englischkenntnisse

● Sicherer Umgang mit modernen Kommunikationsmedien (z.B. Gmail, Google Calendar, Calendly, Zoom) sowie fundierte Kenntnisse in MS Office

Benefits

● 100 % Homeoffice mit der Option auf persönliche Treffen oder hybrides Arbeiten, falls der Wohnsitz im Raum Berlin liegt

● Flexible Arbeitszeiten mit hoher Eigenverantwortung und der Möglichkeit, Aufgaben selbstständig zu organisieren

● Vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabengebiet, da die Geschäftsleitung für verschiedene hochkarätige Unternehmen und Projekte mit großem Einfluss verantwortlich ist

● Umfangreiche Entwicklungsmöglichkeiten – Bei sehr guter Arbeitsleistung können die Arbeitsstunden durch vertiefte Mitarbeit in einem der Unternehmen oder Projekte flexibel aufgestockt werden

Anstelle eines standardisierten Bewerbungsanschreibens bitten wir Sie, ein einseitiges PDF- oder Word-Dokument einzureichen, in dem Sie die folgenden Fragen in insgesamt maximal 100 Wörtern beantworten:

1. Wie viele Jahre Erfahrung haben Sie als Assistenz für Geschäftsführer oder Geschäftsführerinnen? (Bitte listen Sie die jeweiligen Geschäftsführer und Ihre Positionen, die ungefähre Anzahl der Mitarbeiter in den Unternehmen sowie die Dauer Ihrer Tätigkeit stichpunktartig auf.)

2. Warum sind Sie der ideale Kandidat/die ideale Kandidatin für diese Position? (Bitte in 1-2 Sätzen.)

3. Wie würden Sie Ihre Affinität zu den folgenden drei Bereichen – E-Mail-Management, Kalendermanagement und Reisemanagement – einstufen bzw. "ranken"? (Bitte ordnen Sie die Bereiche in eine Reihenfolge von 1 = höchste Affinität bis 3 = niedrigste Affinität und erläutern Sie stichpunktartig, warum Sie diese Reihenfolge gewählt haben. Jede Position darf nur einmal vergeben werden.)

4. Sind Sie werktags flexibel verfügbar, z.B. ad hoc vormittags und nachmittags?

5. Wann wäre Ihr realistisches Startdatum?

Wir hoffen, den Prozess sehr schnell zu gestalten, und schätzen Ihre Antworten auf diese Fragen sehr. Wir freuen uns wirklich darauf, von Ihnen zu hören!

Kontakt

100 Tasks GmbH