Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Bist du bereit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und Teil eines engagierten Teams zu werden? Bei der HSL Gebäudemanagement GmbH in Karlsruhe suchen wir eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), die unsere Mission unterstützt, erstklassige Gebäudemanagement-Dienstleistungen zu bieten. Mit fast 20 Jahren Erfahrung in der Branche und einem breit gefächerten Leistungsangebot konzentrieren wir uns darauf, den Wert der Immobilien unserer Kunden zu erhalten und einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen. Wenn du ein Organisationstalent bist und gerne in einem Umfeld arbeitest, das Werte wie Offenheit, Ehrlichkeit und gegenseitigen Respekt lebt, dann bist du bei uns genau richtig. Hilf uns, die Erwartungen unserer Kunden zu übertreffen und langfristige Partnerschaften aufzubauen. Werde Teil unseres Teams und gestalte mit uns die Zukunft des Gebäudemanagements!

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung im administrativen und organisatorischen Bereich des Gebäudemanagements
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings, einschließlich Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben
• Dokumentenmanagement: Pflege, Verwaltung und Strukturierung von Verträgen, Objektunterlagen und Wartungsdokumentationen
• Kunden- und Partnerkommunikation zur Sicherstellung einer reibungslosen Zusammenarbeit, einschließlich Bearbeitung von Anfragen und Rückmeldungen
• Projektmanagement: Eigenverantwortliche Übernahme kleiner Projekte zur Optimierung interner Prozesse und Unterstützung bei größeren Gebäudemanagement-Projekten
• Termin- und Einsatzkoordination für Wartungs- und Serviceteams, inkl. Abstimmung mit externen Dienstleistern
• Budgetüberwachung und Rechnungsprüfung im Zusammenhang mit Dienstleistern und Projektkosten
• Telefonzentrale und Empfang: Freundliche Annahme und Betreuung von Anrufen

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in der Dienstleistungsbranche
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift auf Deutsch sowie idealerweise Grundkenntnisse in Englisch
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen und modernen Kommunikationsmitteln

Benefits

• Unbefristetes Arbeitsverhältnis
• Leistungsgerechte Bezahlung und Sonderzahlungen wie Boni
• Attraktive berufliche Perspektiven und Weiterbildungsangebote
• Modern eingerichteter Arbeitsplatz in Karlsruhe
• Hochwertige technische Ausstattung, MacBook und iPhone
• Kostenfreie Getränke während der Arbeitszeit
• Individuelle 40-Stunden-Woche
• 30 Tage Urlaub

Bereit für eine spannende Aufgabe bei HSL Gebäudemanagement GmbH? Unterstütze unser Team als Assistenz der Geschäftsführung und wachse mit uns. Bewirb dich jetzt und gestalte die Zukunft mit!

Kontakt

HSL Gebäudemanagement GmbH