Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Wir bei ATRIVA denken Hausverwaltung neu und setzen auf frische Ideen, Teamgeist und modernes Arbeiten. Bei uns geht es nicht nur darum, Immobilien zu verwalten, sondern echte Werte zu schaffen – durch nachhaltiges, verantwortungsvolles und lösungsorientiertes Handeln.

Veraltete Prozesse und starre Strukturen? Nicht bei uns! Wir setzen auf Innovation, digitale Tools und ein Arbeitsumfeld, das Flexibilität und Weiterentwicklung fördert.

Möchtest du Verantwortung übernehmen, Teil eines motivierten Teams werden und die Zukunft der Immobilienverwaltung aktiv mitgestalten?

Dann bist du bei ATRIVA genau richtig! Lass uns gemeinsam etwas bewegen – wir freuen uns auf dich!

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung im administrativen und organisatorischen Bereich des Gebäudemanagements
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings, einschließlich Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben
• Dokumentenmanagement: Pflege, Verwaltung und Strukturierung von Verträgen, Objektunterlagen und Wartungsdokumentationen
• Kunden- und Partnerkommunikation zur Sicherstellung einer reibungslosen Zusammenarbeit, einschließlich Bearbeitung von Anfragen und Rückmeldungen
• Projektmanagement: Eigenverantwortliche Übernahme kleiner Projekte zur Optimierung interner Prozesse und Unterstützung bei größeren Gebäudemanagement-Projekten
• Termin- und Einsatzkoordination für Wartungs- und Serviceteams, inkl. Abstimmung mit externen Dienstleistern
• Budgetüberwachung und Rechnungsprüfung im Zusammenhang mit Dienstleistern und Projektkosten
• Telefonzentrale und Empfang: Freundliche Annahme und Betreuung von Anrufen

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in der Dienstleistungsbranche
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift auf Deutsch sowie idealerweise Grundkenntnisse in Englisch
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen und modernen Kommunikationsmitteln

Benefits

• Unbefristetes Arbeitsverhältnis
• Leistungsgerechte Bezahlung und Sonderzahlungen wie Boni
• Attraktive berufliche Perspektiven und Weiterbildungsangebote
• Modern eingerichteter Arbeitsplatz in Karlsruhe
• Hochwertige technische Ausstattung, MacBook und iPhone
• Kostenfreie Getränke während der Arbeitszeit
• Individuelle 40-Stunden-Woche
• 30 Tage Urlaub

Wir leben Vielfalt! Freie Stellen schreiben wir für alle aus, die sich dafür begeistern können. Wir meinen Sie - unabhängig von Alter, Herkunft oder Geschlecht. Interesse?

Dann bewerben Sie sich sofort online!

Kontakt

ATRIVA Immobilienverwaltung GmbH