Assistenz der Geschäftsführung & Projektkoordination - 20h Teilzeit (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Struktur & Organisation sind deine Superkräfte? Du liebst es, den Überblick zu behalten, Menschen zu vernetzen und Abläufe effizient zu gestalten? Dann wirst du dich in unserem Team wohlfühlen!

westwind stories ist eine Kreativagentur mit Fokus auf Storytelling, Markenkommunikation & Content-Produktion. Wir arbeiten für Unternehmen aus Wirtschaft, Gesellschaft, Sport & sozialen Projekten. Unser Leistungsspektrum reicht von strategischer Markenentwicklung bis hin zur Produktion von Filmen, Podcasts und Social-Media-Content.

Als Assistenz der Geschäftsführung & Projektkoordination bist du das organisatorische Herzstück unserer Agentur. Du sorgst für klare Strukturen, hältst unserem Team den Rücken frei und bist direkt an spannenden Projekten beteiligt.

Aufgaben

Assistenz der Geschäftsführung & Office-Management

• Sicherstellung effizienter interner Abläufe & Strukturen

• Unterstützung im Personalmanagement (Urlaubsplanung, Krankmeldungen)

• Verwaltung von Verträgen & Rechnungen (kein juristisches Wissen erforderlich)

• Koordination der internen & externen Kommunikation

Projektkoordination & Kommunikation

• Zentrale Ansprechperson für Kund:innen & das Team

• Organisation von Meetings & Follow-ups, Sicherstellung von Timings & Aufgaben

• Qualitätssicherung der Projekte & Prozessoptimierung

• Anwendung von Projektmanagement-Methoden (z. B. mit awork oder anderen Tools)

Unterstützung bei Dreharbeiten & Filmproduktionen

• Vorbereitung: Planung von Drehabläufen, Location-Koordination, Kommunikation

• Vor Ort: Unterstützung als Aufnahmeleitung für einen reibungslosen Ablauf

• Nachbereitung: Sicherstellen, dass alle produzierten Materialien organisiert & dokumentiert sind

Qualifikation

✅ Du bist ein Organisationstalent und hältst viele Fäden in der Hand

✅ Du bist strukturiert, verlässlich & verbindlich – du lässt nichts liegen

✅ Du bist kommunikativ und kannst mit Kund:innen & Kolleg:innen auf Augenhöhe arbeiten

✅ Du erkennst von selbst, wo was zu tun ist, und handelst proaktiv

✅ Du hast Erfahrung in Organisation, Assistenz oder Projektmanagement – oder bist einfach eine geborene Strukturgeberin

✅ Du hast Lust, in einem kreativen Umfeld zu arbeiten und Prozesse mitzugestalten

Benefits

✨ Ein vielseitiges Arbeitsumfeld mit spannenden Projekten aus unterschiedlichen Branchen

✨ Eigenverantwortung & Gestaltungsspielraum – du kannst Prozesse aktiv mitentwickeln

✨ Ein herzliches Team, das Wertschätzung & Zusammenarbeit lebt

✨ Die Möglichkeit, aktiv an Filmproduktionen & kreativen Projekten mitzuwirken

✨ Flexibilität: Feste Kernarbeitszeiten mit individuellem Gestaltungsspielraum

Menschlich zählt für uns mehr als jeder Lebenslauf. Wir legen großen Wert auf eine wertschätzende, offene Arbeitsatmosphäre. Wenn du Lust hast, in einem kleinen, eingespielten Team zu arbeiten, das sich gegenseitig unterstützt, bist du hier genau richtig.

Bereit für eine vielseitige, verantwortungsvolle Rolle? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!

So bewirbst du dich:

Schick uns dein kurzes Anschreiben & deinen Lebenslauf. Wir sind gespannt auf deine Geschichte!

Kontakt

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