Bürokauffrau für die Verwaltung (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Die Königliche Gartenakademie ist ein einzigartiger Treffpunkt für Gartenliebhaber mitten in Berlin und betreibt seit nunmehr 16 Jahren ein Gartencenter im englischen Stil. Unsere Firmenphilosophie steht für die Gestaltung einer grüneren und nachhaltigeren Zukunft.

Aufgaben

Im Front-Office-Bereich bist du das freundliche Gesicht für unsere Kunden und Lieferanten am Empfang und die charmante Stimme an unserer zentralen Telefonnummer.

Deine Aufgaben im Einzelnen:

• Organisation der Gartenschule

• Produkteinträge im Onlineshop und Verwaltung des Kurskalenders

• Vorbereitung und Gestaltung der Schulungsräume sowie herzliche Begrüßung der Teilnehmer

• Erstellung und Bereitstellung von Teilnehmerunterlagen (z. B. Mappen, Namensschilder, Bücherversand)

• Kundenkontakt und -support bei Fragen und Anliegen

• Kommunikation der Kurs- und Teilnehmerdaten an unser Café

• Planung derGrünen Stunde

• Terminierung und Betreuung unserer Grünen Stunde inklusive Kundenkommunikation

• Auswahl der passenden Fachkraft je nach Thema und Teilnehmerinteresse

• Vor- und Nachbereitung der Sessions, Anlegen der Akte und Bereitstellung von Getränken

• Kundenbetreuung und Buchungskontrolle im Onlineshop

• Überprüfung und Bearbeitung von Buchungsbestätigungen

• Organisation des Bücherversands und Erstellung von Rechnungen

• Kontrolle und Abwicklung von Stornierungen, einschließlich Rückzahlungen

• Weiterleitung technischer Probleme an die Programmierung

• Verwaltung und Organisation der Seminarraumvermietung

• Bearbeitung von Anfragen, Vorgespräche und Angebotserstellung

• Abwicklung der Rechnungen für Seminarraum und zugehörige Workshops

• Ideenentwicklung für eine effizientere Auslastung des Seminarraums

• Teamarbeit und Vertretung

• Enge Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung mit einer weiteren Kollegin für eine reibungslose Urlaubsvertretung und gemeinsame Aufgabenbereiche

Die genannten Aufgaben decken eine 30-Stunden-Woche ab. Bei Vollzeitbesetzung kommen weitere allgemeine Bürotätigkeiten hinzu, die wir gern erläutern.

Qualifikation

Dein Profil:

• Organisationstalent und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit
• Freude am Umgang mit Kunden und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
• Idealerweise erste Erfahrung im administrativen Bereich, gerne in der Grünen Branche oder im Handel
• Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise Kenntnisse eines Warenwirtschaftsprogramms und ein gutes Verständnis für moderne Softwarelösungen
• verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Benefits

Was dich erwartet:

• Wir bieten einen attraktiven Arbeitsplatz an einem gärtnerisch-historischen Standort im Südwesten Berlins. Ein grünes, lichtdurchflutetes, lebendiges Ambiente und einen Schreibtisch mit moderner Ausstattung.
• Du kannst davon ausgehen, dass wir sehr gut zusammenarbeiten, uns gegenseitig unterstützen, austauschen und einen kollegialen Umgangston pflegen. Eine umfassende Einarbeitung macht dich fit für den Arbeitsalltag.
• Wir unterstützen deinen täglichen Arbeitsweg mit einem Zuschuss zum Jobticket, damit du stressfrei und umweltfreundlich zur Arbeit kommst.
• Ein flexibles Arbeitszeitkonto ermöglicht dir, deine Arbeitszeit individuell zu gestalten und sorgt so für eine gesunde Balance zwischen Beruf und Freizeit.
• Profitiere von exklusiven Rabatten auf unsere Produkte – ein kleines Extra als Dankeschön für deinen Einsatz.
• Die Teilnahme an Kursen der Englischen Gartenschule ist für dich kostenfrei.
• Gemeinsame Teamevents wie monatliche After-Work-Treffen und wöchentliches Yoga fördern die Zusammenarbeit und das Wohlbefinden in der gesamten Firma.

Wenn du vielleicht keinen ‚Grünen Daumen‘, aber ein grünes Herz hast, bist du bei uns richtig. Wir suchen Menschen, die mit uns wachsen. In unserem Team sind die vielfältigsten Erfahrungen, Begabungen und Charaktere vertreten – und davon wollen wir noch mehr. Diversität im Team ist uns besonders wichtig. Wir freuen uns über alle Bewerbungen, unabhängig von Hautfarbe, Religion, Herkunft, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, (un)sichtbaren Behinderungen und Alter.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen.

Kontakt

Königliche Gartenakademie