*BÜROLEITUNG* (m/w/d)

Stellenbeschreibung

PLAJER + FRANZ ist ein international arbeitendes büro für markenarchitektur, architektur und innenarchitektur mit projekten wie hotel- und resortplanung, luxuswohnanlagen und ganzheitliche konzeptionen im retailbereich. mit kunden wie strauss, bmw, mini, porsche und galeries lafayette bietet PLAJER + FRANZ ein weites kreativfeld für seine mitarbeiter.

zur verstärkung des teams suchen wir ab sofort in vollzeit:

BÜROLEITUNG (m/w/d), fließende deutschkenntnisse in wort und schrift

Aufgaben

organisations- und strukturverbesserung

• analyse der bestehenden büroabläufe und identifikation von verbesserungspotenzialen für effizientere strukturen und abläufe.
• entwicklung und implementierung einer übersichtlichen bürostruktur, die verantwortlichkeiten und arbeitsabläufe klar definiert.
• einführung eines digitalen dokumenten- und projektmanagement-systems zur besseren nachverfolgbarkeit von projekten und aufgaben.

delegation und arbeitsverteilung

• enge zusammenarbeit mit der office managerin und dem sekretariat, um aufgaben effektiv zu verteilen und die arbeitslast gleichmäßig zu steuern.
• unterstützung bei der definition von rollen und verantwortlichkeiten innerhalb des büros, um sicherzustellen, dass alle teammitglieder ihre stärken optimal nutzen.
• sicherstellung, dass die kommunikation und die aufgabendelegation klar und effizient zwischen den verschiedenen teams und abteilungen erfolgen.

projektmanagement und unterstützung der architekturabteilung

• unterstützung der architekten bei administrativen aufgaben, damit sie sich auf die projektentwicklung konzentrieren können.
• entwicklung eines kontrollsystems zur überwachung des fortschritts und der termineinhaltung von projekten.
• teilnahme an projekt- und team-meetings, um über den fortschritt informiert zu bleiben und rechtzeitig organisatorische unterstützung zu bieten.

kommunikationsmanagement

• aufbau eines effektiven kommunikationssystems zwischen büro-, architektur- und managementteam, um sicherzustellen, dass informationen schnell und präzise weitergegeben werden.
• organisation und moderation von regelmäßigen bürobesprechungen und statusupdates, um transparenz zu fördern und die mitarbeiter auf dem laufenden zu halten.

verwaltung von ressourcen und budgetierung

• verwaltung und überwachung des bürobudgets in zusammenarbeit mit der buchhaltung, einschließlich bürobedarf, technologie und externen dienstleistungen.
• optimierung der ressourcenverteilung, um unnötige ausgaben zu minimieren und das budget effizient zu nutzen.
• bewertung und auswahl von bürolieferanten und dienstleistern zur sicherstellung eines kostenbewussten einkaufs.

einarbeitung und schulung neuer mitarbeiter

• unterstützung bei der rekrutierung und einarbeitung neuer mitarbeiter durch die einführung in die bürostruktur, richtlinien und systeme.
• organisation von weiterbildungsmaßnahmen und schulungen für bestehende mitarbeiter zur steigerung der effizienz und anpassung an neue systeme.

qualitätskontrolle und prozessoptimierung

• etablierung von standards und prozessen zur sicherstellung der qualität der büroabläufe und einhaltung aller relevanten gesetzlichen vorgaben.
• regelmäßige überprüfung der büroprozesse und kontinuierliche verbesserung der abläufe in zusammenarbeit mit dem gesamten team.
• einführung von feedbackmechanismen, um verbesserungsvorschläge von mitarbeitern zu sammeln und in die büroorganisation einzubringen.

unterstützung bei der personalplanung und mitarbeitermotivation

• enge zusammenarbeit mit der geschäftsführung bei der planung von personalbedarf und teamzusammenstellung.
• entwicklung von maßnahmen zur steigerung der mitarbeitermotivation und schaffung eines positiven arbeitsumfelds.
• förderung des teamgeistes durch die organisation von teamevents und -aktivitäten, um die zusammenarbeit und das wohlbefinden der mitarbeiter zu fördern.

einhaltung von compliance und sicherheitsvorschriften

• sicherstellung, dass alle büroabläufe den geltenden arbeits-, datenschutz- und sicherheitsvorschriften entsprechen.
• durchführung von regelmäßigen sicherheitsüberprüfungen und organisation von schulungen, um sicherzustellen, dass das gesamte team mit den vorschriften vertraut ist.

vertretung der geschäftsleitung in organisatorischen belangen

• unterstützung der geschäftsführung bei der operativen leitung des büros und der strategischen planung.
• teilnahme an meetings mit externen partnern und vertretung der interessen des büros in organisatorischen und administrativen angelegenheiten.

Qualifikation

• bauingenieurstudium oder architekturstudium.
• du hast mindestens 5 jahre erfahrung in der leitung von bau-projekten mit realitätsfestem umsetzungswissen.
• tools wie jira und MS-project sind dir nicht fremd.
• offen und aufgeschlossen gegenüber neuen herangehensweisen.
• fließende deutschkenntnisse in wort und schrift
• teamlead für 20 personen

Benefits

• EGYM wellpass mitgliedschaft
• täglisch frisches obst und den besten kaffee am kottbusser tor
• zwei mitarbeiterfeiern im jahr
• teamkollegen, die gern auch mal für das ganze team kochen
• eigenverantwortliche tätigkeit und handlungsspielräume, auch über den projektplan hinaus.
• flache hierarchien, familiäres und kollegiales arbeitsklima am standort.
• moderne arbeitswelt und arbeitsausstattung sowie auf die persönliche situation ausgerichtete arbeitszeitlösungen.
• eine unternehmenskultur mit dem bewusstsein, dass das kapital in den köpfen der mitarbeiter steckt.

unsere neuesten awards:

• Kyoto design award WINNER - Alea Resort Hideaway + Restaurant Fogo e Água
• German design award excellent architecture WINNER – Alea Resort Hideaway
• ICONIC award interior corporate WINNER - Engelbert Strauss CI Factory
• BIG SEE interior design award – Luxury Square New International Airport Istanbul
• IDA award commercial interior designs - Luxury Square New International Airport Istanbul
• ICONIC award interior architecture WINNER - Galeries Lafayette Istanbul
• RDI retail design institute award WINNER - Galeries Lafayette Istanbul
• A´design award - Engelbert Strauss Workwear Oberhausen
• IDA design award HONORABLE MENTION - A Space Berlin

folge uns auf instagram @plajerfranz, um mehr über unsere aktuellen projekte zu erfahren.

du bist genau der/ die richtige person? dann freuen wir uns auf deine vollständigen bewerbungsunterlagen (arbeitsproben, gehaltsvorstellung, möglicher eintrittstermin). sende uns deine bewerbung aus nachhaltigkeitsgründen bitte ausschließlich per e-mail (max. 15 MB) als PDF (kein download link).

Kontakt

PLAJER + FRANZ