Büroleitung (Office Coordinator) (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Die ALTHAFEN Foundation gGmbH fördert interkulturelle Projekte, unabhängig von ihrem geografischen Standort aus den Bereichen Kultur, Bildung und Wohltätigkeit.
Unser Ziel ist es, diesen Fachleuten dabei zu helfen, eine nachhaltige Zukunft für ihre gemeinnützigen Initiativen aufzubauen. Wir engagieren uns für die Unterstützung und Förderung lokaler philanthropischer Bemühungen, die sich mit den drängenden gesellschaftlichen Herausforderungen auseinandersetzen. Durch die Bildung strategischer Partnerschaften, die Entwicklung kooperativer Programme und die gemeinsame Nutzung von Ressourcen streben wir danach, die Wirkung der beeindruckenden Arbeit zu verstärken, die von der Basis aus geleistet wird. Darüber hinaus finanzieren wir länderübergreifend gemeinnützige Initiativen, auch bei der Einreichung von Förderanträgen. Wir helfen jedem Projekt, sich zu institutionalisieren, indem wir Skalierbarkeit und annehmen.

Aufgaben

Wir suchen eine Office ManagerIN, die Verwaltungsaufgaben und Büroabläufe organisiert und koordiniert. Ihre Aufgabe ist es, ein angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen und aufrechtzuerhalten, das ein hohes Maß an organisatorischer Effizienz, Kommunikation und Sicherheit gewährleistet.

Aufgaben

• Ausführen und Verwalten von Kalendern, Reisearrangements, Terminen usw.
• Verwalten von Telefonanrufen und Korrespondenz (E-Mails, Briefe, Pakete usw.)
• Streuung von relevanten Informationen innerhalb der Stiftung und seinem Partner-Netzwerk
• Unterstützen von Vertrags-, Budgetierungs- und Buchhaltungsverfahren
• Erstellen und Aktualisieren von Datensätzen und Datenbanken mit Personal-, Finanz- und anderen Daten
• Organisation und Kommunikation von Meetings (analog und digital)
• Berichte pünktlich abliefern und Präsentationen sowie Vorschläge wie angewiesen vorbereiten
• Koordinieren der Büroaktivitäten und -vorgänge, um die Effizienz und Einhaltung der Unternehmensaufgaben sicherzustellen, auch Überwachen des Büromaterialbestands und Aufgeben von Bestellungen nach Bedarf
• Unterstützung bei Familienangelegenheiten der beiden Geschäftsführer (Bestellungen, Organisatorisches)
• Unterstützen bei Projekten, Programmen, Veranstaltungen

Qualifikation

Anforderungen

• Praktische Erfahrung mit Büroabläufen und Assistenztätigkeiten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mündlich und schriftlich) - wenn Russischkenntnisse, wäre das gut – aber kein Muss!
• Ausgezeichnete Kenntnisse im Umgang mit MS Office (insbesondere Outlock, Excel und Word) und wenn möglich TEAMS (sonst Schulung intern)
• Sehr gute Kenntnisse in den Bereichen Büromanagement und Grundlagen der Buchhaltung
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten
• Exzellente Organisations- und Multi-Tasking-Fähigkeiten
• Hands-on-Mentalität und Problemlösungsfähigkeiten
• Nachgewiesene Berufserfahrung als Büroleitung vom Vorteil

Benefits

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem sinnvollen Umfeld
• Die Möglichkeit, Teil eines engagierten Teams ( derzeitig 7 Personen) zu sein und eigene Ideen einzubringen
• Ein angenehmes Arbeitsklima in einem internationalen Umfeld
• Fortbildungsmöglichkeiten und Entwicklungsperspektiven

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung! Werde Teil des engagierten Teams in einem sinnhaften und wertvollen Umfeld

Kontakt

ALTHAFEN Foundation gGmbH