Büroorganisation und Assistenz (Vollzeit) (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Office Manager/in Assistenz (m/w/d) (Vollzeit)

Wir, die HTB Hanseatische Fondshaus GmbH, Bremen, sind eine von der Bundes­anstalt für Finanz­dienst­leis­tungs­aufsicht (BaFin) zuge­lassene, etablierte und wach­sende Kapitalver­waltungs­gesell­schaft (KVG) im Finanz­dienst­leistungsbereich. Neben der Auflage eigener geschlossener Alter­nativer Investmentfonds (AIF) ist die Gesellschaft als Service-KVG in den Bereichen Immobilien, Private Equity sowie erneuerbare Energien tätig. Zur weiteren Ver­stärkung des Teams suchen wir Sie als

Office Manager/in Assistenz (m/w/d) (Vollzeit)

Was erwartet Sie?

• Officemanagement: Organisation und Etablierung dauerhaft funktionierender Routinen für den reibungslosen Ablauf im Office
• Empfang: Sie sind der erste Ansprech­partner und das erste Gesicht für alle unsere Gäste vor Ort
• Kommunikation: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie E-Mails und die Führung von Telefonaten
• Projektmanagement: Planung und Koordination von Meetings sowie Projekten, Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen
• Finanzverwaltung/Recht: Verwaltung von Rech­nungen, vorbereitende Buch­haltung und die Kommunikation mit dem Steuer­berater, Rechtsan­wälten und dem Notariat
• Personalverwaltung: Unterstützung bei der Planung/Durchführung von Bewerbungs­gesprä­chen, dem Onboarding neuer Mitarbeiter/innen sowie der Verwaltung von Personalakten
• Termin- und Reisemanage­ment: Koordination von Terminen, Buchung und Organisation von Geschäftsreisen
• Administration: Erstellen von Berichten, Präsen­tationen, Verfassen von Korrespon­denzen, das Organisieren und Archivieren von Dokumenten sowie Dateien
• Kundenbetreuung: Verwaltung von Geschäfts­partneranfragen sowie die Unterstützung des Vertriebsteams

Was bringen Sie mit?

• Sie verfügen über mehr als 2 Jahre Erfahrung in einer Verwaltungs­position im Assistenz­bereich.
• Sie haben Ihre Ausbildung idealerweise im juristischen oder kaufmännischen Bereich erfolgreich abgeschlossen (z.B. Rechtsanwalts- und Notar­fachange­stellte oder Bürokaufleute).
• Sie sind außergewöhnlich gut organisiert, proaktiv, selbständig, äußerst praktisch veranlagt und achten auf Details.
• Sie sind bereit, Ihre ausge­prägten Management- und Organisations­fähigkeiten einzusetzen und sind gleich­zeitig sehr service- sowie lösungs­orientiert.
• Sie ergreifen gerne die Initiative und über­nehmen die Verant­wortung für Aufgaben mit wenig Aufsicht.
• Sie können mit vertraulichen Informationen integer umgehen und wissen, dass Diskretion der Schlüssel ist.
• Sie kommunizieren klar und effektiv und sprechen fließend Deutsch, sowohl in Wort als auch in Schrift, Englisch ist wünschenswert.
• Sie verfügen über sehr gute PC-Kenntnisse (Office, Outlook, Word, Excel und PowerPoint).

Wir bieten

• ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
• kostenlose Getränke
• die Möglichkeit, das Unter­nehmen mitzugestalten
• eine angenehme Arbeits­atmosphäre in einem kollegialen und dynamischen Team
• einen modernen Arbeitsplatz
• eine gute Verkehrsanbindung
• ein Ticket für den ÖPNV/Fahrtkostenzuschuss
• Option auf ein E-Bike-Leasing

KontaktSind Sie motiviert und haben Lust, mit uns die Finanzdienstleistung von morgen zu gestalten? Bewerben Sie sich jetzt! Wir bitten Sie, sich vorzugsweise per E-Mail zu bewerben, um so den Per­sonalaus­wahl­prozess schneller und effektiver zu gestalten. Selbst­ver­ständlich bearbeiten wir auch Ihre schrift­lichen Bewer­bungen, ohne dass Ihnen dadurch Nach­teile entstehen. Die vertrauliche Behand­lung Ihrer Bewer­bung ist für uns selbst­verständlich. Wir freuen uns auf Ihre aussage­kräftigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihres frühesten Eintrittstermins und Ihrer Gehalts­vorstellung. Vorabinformationen erhalten Sie telefonisch unter 0421 7928390 oder per E-Mail: bewerbung@htb-group.de.

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