Chefsekretärin der Klinik für Kinder- und Jugendmedizin (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Chefsekretärin der Klinik für Kinder- und Jugendmedizin (w/m/d)

• Sofort
• Vollzeit
• Klinik für Kinder- und Jugendmedizin
• Jena
• Vergütung nach TV-L E6

Die Klinik für Kinder und Jugendmedizin des Universitätsklinikums Jena sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine erfahrene, motivierte und gut strukturierte Chefsekretärin (w/m/d). In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie den Direktor der Klinik für Kinder- und Jugendmedizin in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen und sind zentrale Schnittstelle zwischen Klinikleitung, Mitarbeitenden, universitären Gremien sowie externen Partnern.

Werden Sie Teil unseres sympathischen und engagierten Teams.

Das sind Ihre Aufgaben:

• persönliche Assistenz des Klinikdirektors mit eigenverantwortlicher Terminplanung und -koordination
• Organisation und Nachbereitung von Besprechungen, Konferenzen und Dienstreisen
• Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz und Dokumenten in deutscher und teilweise englischer Sprache
• Ansprechpartner/in für Mitarbeitende der Klinik, der Universität sowie externe Partner und Institutionen
• Leitung und Koordination des Sekretariats der Klinik einschließlich fachlicher Anleitung des Sekretärinnenteams
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen, Projekten und akademischen Abläufen
• strukturierte Ablage und Dokumentenmanagement sowie allgemeine Büroorganisation
• Übernahme von Sonderaufgaben und vertraulichen Vorgängen im direkten Auftrag der Klinikleitung
• Vertretung der Kinderklinik nach Innen und Außen i.S.v. Dienstleistung

Darauf kommt es uns an:

• abgeschlossene Berufsausbildung als staatlich geprüfte/r Sekretär/in oder Kauffrau/-mann für Büromanagement bzw. vergleichbare Abschlüsse
• fundierte Erfahrungen im Bereich Sekretariat oder Assistenz auf Leitungsebene, vorzugsweise in einer medizinischen Einrichtung
• ausgeprägte Organisationsfähigkeit, hohe Diskretion und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, sicheres, freundliches und wertschätzendes Auftreten, Identifizierung mit dem Arbeitgeber
• sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• sehr gute Kenntnisse im Umgang mit modernem elektronischen Kommunikationsmanagement und -Prozessen
• sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Führungskompetenz und Teamorientierung in der Zusammenarbeit mit Kolleg/innen
• Fähigkeit zum eigenverantwortlichen, lösungsorientierten Arbeiten, sowohl selbstständig als auch als Teil eines Teams

Darauf können Sie zählen:

• Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L in der Entgeltgruppe E6. Die Vergütung erfolgt in der Gehaltsspanne ( 3.000 Euro bis 3.400 Euro brutto) bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen und entspricht der Eingruppierung bei einer Vollzeitbeschäftigung
• zukunftssicherer Arbeitsplatz
• kostenlose Fortbildungen
• Betriebliche Altersvorsorge
• Vermögenswirksame Leistungen
• 30 Urlaubstage
• Gesundheitsangebote
• Sportprogramme
• Produktvergünstigungen
• Familienbüro
• betrieblich unterstützte Kita
• Hilfe bei der Wohnungssuche
• Kantine
• Unternehmensevents

Ihre Ansprechpartnerin:

Wenn Sie sich in diesem Profil wiederfinden und an einer abwechslungsreichen Tätigkeit in einem dynamischen und professionellen Umfeld interessiert sind, freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive Lebenslauf und relevanten Zeugnissen.

Anke Fritzsche
Personalbetreuung
03641 9-320631

Kennziffer: 112/2025

* Befristet für 12 Monate mit Option auf Verlängerung.

Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.

Kontakt

Universitätsklinikum Jena