Chefsekretärin (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Die Sophien- und Hufeland-Klinikum gGmbH, Akademisches Lehrkrankenhaus des Universitätsklinikums Jena, erfüllt als modernes Akutkrankenhaus mit über 600 Betten in 16 Fachkliniken regionale und überregionale Versorgungsaufgaben. Pro Jahr nehmen mehr als 23.000 stationäre und rund 39.000 ambulante Patienten das hochwertige Leistungsangebot in Anspruch. Im größten evangelischen Krankenhaus Thüringens bieten ca. 1.300 qualifizierte Mitarbeitende eine professionelle Unterstützung, seelsorgerische Begleitung und menschliche Zuwendung an.
Das Klinikum ist Mitglied im Diakonischen Werk Evangelischer Kirchen in Mitteldeutschland e.V.

Für unsere Klinik für Psychosomatische Medizin und Psychotherapie suchen wir ab 01.10.2026 eine

Chefsekretärin (m/w/d) in Vollzeit (39 Wochenstunden) oder Teilzeit.
Ihre neue Wirkungsstätte - die Klinik für Psychosomatische Medizin und Psychotherapie:

In der Klinik für Psychosomatische Medizin und Psychotherapie wird das gesamte Spektrum psychosomatischer Störungsbilder behandelt, mit dem Schwerpunkt auf somatoformen Störungen, Depressionen mit körperlicher Begleitsymptomatik, Angststörungen, chronischen Schmerzstörungen und Bewältigungsstörungen bei komplexen somatischen Erkrankungen. Die Integration der Klinik in ein fachlich breit aufgestelltes Krankenhaus der regionalen Versorgung sichert durch interdisziplinäre Zusammenarbeit mit den anderen Kliniken eine differenzierte Diagnostik und Therapie auf hohem medizinischem Niveau. Unser erfahrenes Behandlerteam aus Fachärzten, Psychologen, Spezialtherapeuten und co-therapeutisch tätigen Pflegekräften sorgt für eine individuelle Behandlung in persönlicher Atmosphäre.

Ihre Aufgaben:

Sie übernehmen eine zentrale Rolle als organisatorische und administrative Unterstützung der Klinikleitung und sind erste Ansprechperson im Chefarztsekretariat. Ihre Aufgaben umfassen unter anderem:

Organisation & Koordination

• Eigenverantwortliche Organisation des Chefarztsekretariats sowie Sicherstellung effizienter Arbeitsabläufe
• Dokumentation von Anmeldungen und Koordination der Belegungsplanung
• Terminplanung und -vergabe
• Vorbereitung und Organisation von Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen

Kommunikation & Schnittstellenmanagement

• Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Ärzt*innen, Pflegekräften, der Verwaltung und externen Partnern
• Telefonische und persönliche Kommunikation mit Patient*innen und Angehörigen

Dokumentation & Verwaltung

• Korrektur und Versand medizinischer Briefe, Berichte und Befunde
• Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs sowie allgemeiner Korrespondenz
• Strukturierte Ablage und Archivierung von Dokumenten
• Führen und Überwachen verschiedener Kontroll- und Dokumentationslisten

Ihr Profil:

Sie bringen die fachliche Kompetenz und die persönliche Souveränität mit, um das Sekretariat der Klinik zuverlässig, diskret und verantwortungsvoll zu führen.

• Abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau (m/w/d) oder gleichwertiger kaufmännischer Abschluss
• Professionelles, freundliches Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Strukturierte, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office und moderner Bürokommunikation (Intranet, Internet, Scanner, Telefonanlage etc.)
• Kenntnisse in ORBIS sind von Vorteil
• Sehr gute Beherrschung medizinischer Nomenklatur

Wir bieten Ihnen:

• Einen sicheren Arbeitsplatz mit vielseitigen, verantwortungsvollen Aufgaben
• Sehr gute interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten
• Dienstfahrrad-Leasing und attraktive Gesundheitsangebote
• Arbeitsvertrag nach AVR Diakonie Mitteldeutschland
• Kinderzulage und Jahressonderzahlung
• Betriebliche Altersvorsorge über die Evangelische Zusatzversorgungskasse (EZVK)

Unser modernes Klinikum liegt am Rand der Klassiker- und Universitätsstadt Weimar – mit hervorragender Infrastruktur für Familien, kurzen Wegen zu Kindergärten und Schulen sowie reizvoller Umgebung zwischen Kulturstadt und Natur und bietet so alle Möglichkeiten der individuellen Lebensgestaltung.

Kontakt

Für weitere Informationen steht Ihnen gern der Chefarzt der Klinik für Psychosomatische Medizin und Psychotherapie, Herr Dr. med. Vieweg, unter der Telefonnummer 03643/572400 zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung, bevorzugt online über den „Jetzt bewerben“-Button.

Sophien- und Hufeland-Klinikum gGmbH
Telefon: 03643/ 57- 2050
Telefax: 03643/ 57- 2052
https://www.klinikum-weimar.de

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