Chefsekretärin (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Die Sophien- und Hufeland-Klinikum gGmbH, Akademisches Lehrkrankenhaus des Universitätsklinikums Jena, erfüllt als modernes Akutkrankenhaus mit über 600 Betten in 16 Fachkliniken regionale und überregionale Versorgungsaufgaben. Pro Jahr nehmen mehr als 23.000 stationäre und rund 39.000 ambulante Patienten das hochwertige Leistungsangebot in Anspruch. Im größten evangelischen Krankenhaus Thüringens bieten ca. 1.300 qualifizierte Mitarbeitende eine professionelle Unterstützung, seelsorgerische Begleitung und menschliche Zuwendung an.
Das Klinikum ist Mitglied im Diakonischen Werk Evangelischer Kirchen in Mitteldeutschland e.V.

Für unsere Klinik für Kinder- und Jugendmedizin suchen wir im Rahmen einer Altersnachfolge

ab 01.04.2026 eine

Chefsekretärin (m/w/d) in Vollzeit (39 Wochenstunden) oder Teilzeit.
Ihre neue Wirkungsstätte - die Klinik für Kinder- und Jugendmedizin:

Mit 50 Betten zählt unsere Klinik zu den größten Kinderkliniken Thüringens. Im Mittelpunkt steht bei uns immer das Wohl der jungen Patientinnen und Patienten. Wir verbinden hochspezialisierte Diagnostik und Therapie mit einer Kultur der Fürsorge, Menschlichkeit und interdisziplinären Zusammenarbeit.
Ein engagiertes Team aus Ärztinnen und Ärzten, Pflegekräften, Therapeutinnen, Sozialpädagoginnen, Psychologinnen und Logopädinnen arbeitet täglich Hand in Hand – professionell, respektvoll und unterstützend.

Ihre Aufgaben:

Sie übernehmen eine zentrale Rolle als organisatorische Stütze der Klinikleitung und erste Ansprechperson im Chefsekretariat. Ihre Aufgaben umfassen unter anderem:

Organisation & Koordination

• Selbstständige Organisation des Chefsekretariats mit Sicherstellung reibungsloser Abläufe
• Terminverwaltung, Wiedervorlagen und zuverlässige Fristenüberwachung
• Vorbereitung von Gesprächen und Besprechungen (inkl. Unterlagenbereitstellung)
• Organisation und Begleitung von Famulaturen, Hospitationen und Besuchergruppen

Kommunikation & Schnittstellenmanagement

• Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Ärztinnen/Ärzten, Verwaltung, Pflege und externen Partnern
• Telefonische und persönliche Kommunikation mit Patient*innen und Angehörigen
• Professioneller Empfang und Bewirtung von Gästen

Dokumentation & Verwaltung

• Erstellung und Korrektur medizinischer Briefe, Berichte und Befunde
• Bearbeitung von Posteingang und -ausgang, Schriftverkehr, Ablage und Archivierung
• Führen und Überwachen verschiedener Kontroll- und Dokumentationslisten
• Bearbeitung von Urlaubs- und Dienstreiseanträgen

Ihr Profil:

Sie bringen die fachliche Kompetenz und die persönliche Souveränität mit, um das Sekretariat der Klinikleitung zuverlässig, diskret und verantwortungsvoll zu führen.

• Abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau (m/w/d) oder gleichwertiger kaufmännischer Abschluss
• Professionelles, freundliches Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Strukturierte, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office und moderner Bürokommunikation (Intranet, Internet, Scanner, Telefonanlage etc.)
• Kenntnisse in ORBIS sind von Vorteil
• Sehr gute Beherrschung medizinischer Nomenklatur

Wir bieten Ihnen:

• Einen sicheren Arbeitsplatz mit vielseitigen, verantwortungsvollen Aufgaben
• Sehr gute interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten
• Dienstfahrrad-Leasing und attraktive Gesundheitsangebote
• Arbeitsvertrag nach AVR Diakonie Mitteldeutschland
• Kinderzulage und Jahressonderzahlung
• Betriebliche Altersvorsorge über die Evangelische Zusatzversorgungskasse (EZVK)

Unser modernes Klinikum liegt am Rand der Klassiker- und Universitätsstadt Weimar – mit hervorragender Infrastruktur für Familien, kurzen Wegen zu Kindergärten und Schulen sowie reizvoller Umgebung zwischen Kulturstadt und Natur und bietet so alle Möglichkeiten der individuellen Lebensgestaltung.

Kontakt

Für weitere Informationen steht Ihnen gern die Chefärztin der Klinik für Kinder- und Jugendmedizin, Frau PD Dr. med. Kristin Kipp, unter Tel. 03643-57-1500 zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung, bevorzugt online über den „Jetzt bewerben“-Button.

Sophien- und Hufeland-Klinikum gGmbH
Telefon: 03643/ 57- 2050
Telefax: 03643/ 57- 2052
https://www.klinikum-weimar.de

Jetzt bewerben >

Kontakt

Sophien- und Hufeland-Klinikum gGmbH