Executive Assistant (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Ihre Aufgaben...

Als Executive Assistant (m⁠/⁠w⁠/⁠d) sind Sie die zentrale organisatorische Unterstützung des Vice President des Innovation Centers Berlin und des Führungsteams. Sie koordinieren administrative Abläufe, setzen Prioritäten und tragen zu einer effizienten Zusammenarbeit bei:

• Proaktive Unterstützung des Vice President und Führungsteams bei der Planung und Organisation des Tagesgeschäfts
• Eigenständige Koordination von Kalendern, Terminen, Prioritäten und Geschäftsreisen
• Zentraler Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder sowie professionelle Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern
• Vorbereitung und Aufbereitung von Informationen, Präsentationen, Berichten, Korrespondenz und weiteren Geschäftsdokumenten
• Organisation und Koordination von Meetings, Workshops, Veranstaltungen und Führungskräftesitzungen inklusive bereichsübergreifender Abstimmung
• Unterstützung bei Dienstreisen, Einkauf, Onboarding-Prozessen, Abwesenheitsmanagement sowie vertraulicher Umgang mit geschäftlichen und personenbezogenen Informationen

Ihre Qualifikationen...

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsqualifikation, betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbar (z.B. als Kaufmann (m⁠/⁠w⁠/⁠d) für Büromanagement, Industriekaufmann (m⁠/⁠w⁠/⁠d), Kaufmann (m⁠/⁠w⁠/⁠d) für Groß- und Außenhandelsmanagement, Fachwirt (m⁠/⁠w⁠/⁠d) oder Betriebswirt (m⁠/⁠w⁠/⁠d)
• Einschlägige Berufserfahrung als Executive Assistant, Teamassistenz oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Professionelles Auftreten, hohe Serviceorientierung und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten
• Diskreter und vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Kollaborationstools
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Unser Versprechen...

Bei Vilo-Personal stehen Sie im Mittelpunkt. Wir begleiten Sie persönlich, reagieren schnell und unterstützen Sie auf Ihrem beruflichen Weg – verlässlich und auf Augenhöhe. Sie profitieren von unserer langjährigen Erfahrung, unserem starken Kundennetzwerk und unserer Marktkenntnis. Wir bereiten Sie auf Gespräche vor und begleiten Sie bei Bedarf persönlich. Dazu erhalten Sie echte Karrierechancen bei namhaften Unternehmen.

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Vilo-Personal GmbH - Berlin