Executive Assistant Direktionssekretariat (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Unser Kunde zählt zu den bedeutendsten Forschungs- und Technologieeinrichtungen Deutschlands und entwickelt innovative Lösungen für die Herausforderungen von morgen. Am Standort Bonn entstehen in interdisziplinären Teams anspruchsvolle Projekte und zukunftsweisende Lösungen in verschiedenen wissenschaftlichen und technologischen Bereichen.

Seit vielen Jahren unterstützen wir unseren Kunden erfolgreich bei der Überlassung und Vermittlung qualifizierter Fachkräfte. Es erwartet Sie ein modernes Arbeitsumfeld mit innovativen Technologien, spannenden Aufgaben und langfristigen beruflichen Perspektiven in einer international anerkannten Forschungseinrichtung.

• Einsatz bei einer der führenden Forschungs- und Technologieeinrichtungen Deutschlands in einem internationalen und innovativen Arbeitsumfeld
• Flexible Arbeitsgestaltung mit der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten nach Absprache bei mindestens drei Präsenztagen pro Woche am Standort Bonn-Oberkassel
• Geregelte Arbeitszeiten von Montag bis Freitag in der Regel von 08:00 Uhr bis 16:00 Uhr bei einer 39-Stunden-Woche
• Vergütung nach Entgeltgruppe EG 8 TVöD-Bund
• Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben im internationalen Umfeld einer renommierten Forschungs- und Technologieeinrichtung
• Persönliche Betreuung durch feste Ansprechpartner sowie individuelle Unterstützung während des gesamten Einsatzes
• Bis zu 30 Urlaubstage pro Jahr sowie die Möglichkeit zur Urlaubsnahme bereits während der Probezeit
• Exklusive Mitarbeitervorteile über Corporate-Benefits mit Vergünstigungen bei zahlreichen namhaften Marken und Onlineshops
• Prämien im Rahmen unseres Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programms

• Sie verantworten die organisatorischen und administrativen Abläufe im Direktionssekretariat und unterstützen den Direktor zuverlässig bei der Koordination des Tagesgeschäfts
• Das Termin- und Kalendermanagement liegt in Ihren Händen – interne und externe Termine planen, koordinieren und überwachen Sie auch im internationalen Kontext
• Besprechungen, Tagungen und Videokonferenzen bereiten Sie organisatorisch vor und nach und sorgen für die rechtzeitige Bereitstellung aller benötigten Unterlagen
• Sie erstellen und bearbeiten Präsentationen, Berichte und weitere Dokumente und führen Informationen aus unterschiedlichen Fachbereichen strukturiert zusammen
• Die deutsch- und englischsprachige Korrespondenz bearbeiten Sie selbstständig und behalten offene Vorgänge, Wiedervorlagen sowie relevante Fristen zuverlässig im Blick
• Als zentrale Schnittstelle stehen Sie im regelmäßigen Austausch mit internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpartnern aus Wissenschaft, Wirtschaft, Behörden und internationalen Organisationen
• In- und Auslandsdienstreisen organisieren Sie von der Planung und Zusammenstellung der Reiseunterlagen bis zur anschließenden Reisekostenabrechnung
• Sie koordinieren den Empfang nationaler und internationaler Gäste und kümmern sich um die organisatorische Vorbereitung der jeweiligen Besuche
• Darüber hinaus unterstützen Sie bei der Verwaltung von Budgets, bearbeiten Bestellungen und Reiseanträge und sorgen für eine strukturierte Pflege von Akten, Dateien und digitalen Vorgängen
• Im Rahmen des Bewerbungsmanagements koordinieren Sie eingehende Bewerbungen und übernehmen die organisatorische Abstimmung von Vorstellungsgesprächen

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Europasekretärin (m/w/d), Fremdsprachenkorrespondentin (m/w/d) oder über eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung, idealerweise als Direktionsassistentin (m/w/d), Geschäftsführungssekretärin (m/w/d), Executive Assistant (m/w/d) oder in einer vergleichbaren anspruchsvollen Assistenzfunktion, bringen Sie bereits mit
• Die eigenständige Organisation eines Sekretariats oder Assistenzbereichs ist Ihnen vertraut und Sie verfügen über praktische Erfahrung im Terminmanagement, in der Korrespondenz sowie in der Organisation von Besprechungen und Geschäftsreisen
• Mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen arbeiten Sie routiniert und erstellen Präsentationen, Dokumente und schriftliche Korrespondenz professionell und adressatengerecht
• Ihre verhandlungssicheren Deutschkenntnisse und guten Englischkenntnisse in Wort und Schrift ermöglichen Ihnen eine souveräne Kommunikation mit nationalen und internationalen Ansprechpartnern
• Ein sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen bringen Sie auch bei der Erstellung und redaktionellen Bearbeitung anspruchsvoller Unterlagen ein
• Sie organisieren vorausschauend, setzen Prioritäten sicher und behalten auch bei parallelen Terminen, Fristen und Vorgängen stets den Überblick
• Auch bei vertraulichen und sensiblen Vorgängen handeln Sie jederzeit umsichtig und wahren die erforderliche Diskretion
• Im Austausch mit unterschiedlichen Gesprächspartnern kommunizieren Sie sicher und professionell und verstehen es, Ihre Anliegen verbindlich zu vertreten
• Auch bei wechselnden Anforderungen und Prioritäten arbeiten Sie zuverlässig und schätzen die Zusammenarbeit im Team

Nutzen Sie unser Online-Formular und laden Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (gerne inklusive aussagekräftigen Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate, etc.) einfach hoch – ein Anschreiben ist nicht erforderlich.

Für Fragen stehen Ihnen Ihre persönlichen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner in unserem Hause gerne vorab zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Sie!

Zur Ausübung der Tätigkeit ist eine Arbeitserlaubnis für Deutschland zwingend erforderlich. Wir bitten höflich um Verständnis, andernfalls Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen zu können.

A work permit for Germany is mandatory for this position. We kindly ask for your understanding, otherwise we will not be able to consider your application.

Im Mittelpunkt unseres Handelns steht Ihre Zufriedenheit.

Die Herrmann GmbH Office + IT Service ist seit über 30 Jahren auf die Vermittlung und Überlassung von Fach- und Führungskräften aus dem kaufmännischen und IT-Bereich spezialisiert.

Nutzen auch Sie unsere hervorragenden Kontakte zu Konzernen und renommierten mittelständischen Unternehmen. Wir garantieren Ihnen eine kompetente und persönliche Betreuung sowie attraktive Konditionen in unserem Hause.

Kontakt

Herrmann Personaldienste GmbH
Frau Tea Dontschew
Hohenstaufenring 78
50674 Köln