Executive Assistant Immobilienentwicklung Teil- oder Vollzeit (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Du bist organisiert, kommunikativ, service-orientiert und arbeitest gerne in einem dynamischen Umfeld? Wir suchen für unsere Unternehmensgruppe eine/n Executive Assistant (m/w/d) in Teil- oder Vollzeit, um den Geschäftsführer in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben zu unterstützen. Du arbeitest nicht nur direkt mit dem Geschäftsführer zusammen, sondern auch als Schnittstelle für alle Unternehmensbereiche.

In dieser wichtigen Rolle bist Du die zentrale Anlaufstelle für alle internen und externen Anliegen des Geschäftsführers und trägst somit maßgeblich zum erfolgreichen Geschäftsabschluss der gesamten Unternehmensgruppe bei. Wenn Du eine vielseitige und spannende Aufgabe in einem innovativen Unternehmen suchst und die Zukunft der Immobilienbranche aktiv mitgestalten möchtest, dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung.

Aufgaben

Office Management:

• Büroorganisation und -verwaltung: Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs durch Verwaltung von Büromaterialien, Ausstattung und allgemeinen Bürobedarfs
• Organisation und Zusammenarbeit mit Dienstleistern und Lieferanten
• Persönliche Unterstützung: Erledigung von Aufgaben und Besorgungen für den Geschäftsführer, wie z.B. Terminvereinbarungen, Buchhaltung, Organisation von Dienstleistungen (wie z.B. Reiseplanung.)
• Zeitmanagement: Koordination und Verwaltung von persönlichen Terminen und Verpflichtungen des Geschäftsführers
• Diskretion: Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen des Geschäftsführers mit höchster Vertraulichkeit und Diskretion
• ⁠Vorbereitende Buchhaltung: Erfassung, Sortierung und Ablage von Rechnungen, Quittungen und anderen Belegen in analoger und digitaler Form

Planung und Organisation von Events

• ⁠Veranstaltungsplanung: Planung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen wie Meetings, Konferenzen, Schulungen, Firmenfeiern und Kundenevents
• Auswahl und Buchung von Veranstaltungsorten, Catering und weiteren notwendigen Dienstleistungen
• Verwaltung der Gästelisten, Einladungen, Anmeldungen und Nachverfolgung von Zusagen und Absagen
• Projektmanagement: Entwicklung und Umsetzung von Marketing- und Werbekampagnen zur Unterstützung von Unternehmensprojekten.

HR

• Vorbereiten von Stellenanzeigen, Ausschreiben von Jobs
• Vorbereiten und Versenden von Geschenken an Investoren und Mitarbeiter

Erledigung der Korrespondenz, einschließlich E-Mails, Briefe und Telefonate:

• E-Mail-Management: Verwaltung des E-Mail-Postfachs des Geschäftsführers, einschließlich Beantwortung und Weiterleitung von Nachrichten sowie Priorisierung wichtiger E-Mails
• Briefverkehr: Erstellung, Bearbeitung und Versendung von Briefen und anderen schriftlichen Dokumenten
• Telefonmanagement: Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen

Immobilienmanagement & Projektunterstützung

• Kommunikation mit Investoren
• Erstellung von Verkaufsangeboten
• Kommunikation mit Mietern, Property Managern und Facility Managern
• Tracking von monatlichen Immobilien-, Projekt- und Darlehensübersichten
• Koordination von Projektbeteiligten
• Abschluss von Immobilienprojekten, Kommunikation mit Versorgungsunternehmen

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium
• Berufserfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Position wünschenswert
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und hohe Detailgenauigkeit
• Starke Kommunikationsfähigkeiten, sowohl mündlich als auch schriftlich
• Freundliches und professionelles Auftreten sowie starke zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Selbstständigkeit und hohes Maß an Selbstorganisation
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
• Interesse an der Entwicklung in der Immobilienbranche
• Selbstbewusstes Auftreten
• Teamfähigkeit und Flexibilität

Benefits

• Mitgestaltung beim Aufbau der Unternehmensgruppe
• Arbeiten in einem jungen Team, das sich gegenseitig unterstützt
• Persönliche Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten in verschiedenen Bereichen
• Modernes Office im Herzen von Berlin (Prenzlauer Berg) mit kostenlosen Getränken und Obst
• Flexible Arbeitszeitgestaltung inkl. Homeoffice- und Bürozeiten
• Persönliches Weiterbildungsbudget

Melde Dich bei uns und gestalte jetzt aktiv Deine berufliche Zukunft in der Immobilienbranche.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!

Kontakt

Paul & Cie. Immobilien GmbH