Front Office Manager (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Bist du ein Kommunikationstalent, das gerne in einem kreativen und dynamischen Umfeld arbeitet? Dann bist du bei uns genau richtig. Wir sind eine kleine Unternehmensgruppe und bestehen aus:

Landau Grünpflege GmbH (Grün- & Baumpflege sowie Galabau)
Obert Baumdienst GmbH (Baumpflege)
Immerbunt GmbH (Projektentwicklung und Beratung)

und suchen eine motivierte Kommunikationskraft, die unser Team verstärkt und dazu beiträgt, unsere interne und externe Kommunikation auf das nächste Level zu heben!

Aufgaben

Entgegennahme und Weiterleitung aller eingehenden Anrufe für die drei Unternehmen.

• Bearbeitung und Dokumentation von Anfragen und Anliegen der Anrufer.
• Sicherstellung der zeitnahen und effektiven Weiterleitung von Anrufen an die zuständigen Ansprechpartner.
• _Unterstützung des Vertriebs durch Follow Up und Feedbackanrufe an die Kunden. **_E-Mail-Management:**
• Verwaltung und Bearbeitung aller E-Mails, die an die allgemeinen Info-Adressen der Unternehmen (info@) gesendet werden.
• Kategorisierung und Priorisierung von E-Mails.
• _Weiterleitung relevanter E-Mails an die zuständigen Personen oder Abteilungen. **_Sekretariatsunterstützung:**
• Unterstützung des Sekretariats bei verschiedenen Verwaltungsaufgaben.
• Koordination von Terminen und Meetings.
• _Pflege und Aktualisierung von Dokumenten und Datenbanken (ggf. Google Drive), (insbesondere scannen von Dokumenten und Ablage). **_Digitalisierung der Verwaltung:**
• Mitarbeit bei der Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen.
  _(z.B. Aufstellen eines sinnvolleren Verteilungsschlüssel für Anrufe und E-Mails) **_Zusätzliche Aufgaben und Möglichkeiten zur Weiterentwicklung:**
• Entwicklung und Implementierung von Kommunikationsrichtlinien zur Verbesserung der internen und externen Kommunikation.
• Aufstellen eines FAQ und Abstimmen mit den Zuständigen.

Qualifikation

• Vorhandene Berufserfahrung im Bereich Verwaltung & Administration.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Kommunikationsstärke und ein sicheres Auftreten.
• Erfahrung mit Telefon- und E-Mail-Management-Systemen (z.B. Outlook, MS Teams).
• Du liebst Struktur und hast ein ausgeprägtes Organisationstalent.

Benefits

• Bereitstellung eines Firmen E-Bikes.
• 50 Euro Tankgutschein oder Deutschlandticket on Top!
• 500 Euro Health Gutschein, den du für Coaching oder Fitness verwenden kannst.
• Flache Hierarchien und eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe.
• Ein kreatives Arbeitsumfeld in einem dynamischen Team.
• Raum für persönliche und berufliche Weiterentwicklung.
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, Ideen einzubringen und umzusetzen.

Wenn du Lust auf eine spannende Herausforderung hast und Teil eines innovativen Teams werden möchtest, dann freuen wir uns auf deine Bewerbung und auf ein persönliches Kennenlernen.

Kontakt

Immerland GmbH