Geschäftsassistenz und vorbereitende Buchhaltung (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Für unser familengeführtes Geschäft für exquisite Innen- und Außenbegrünung im Living Berlin suchen wir ab Dezember 2023 / Januar 2024

eine vertrauensvolle, engagierte neue MItarbeiterin.

Unser Geschäft gibt es seit 1976. Damals gegründet von Günther Seidler, führen mittlerweile seine Frau Gudrun Seidler und Ihre beiden

Söhne Daniel und DOminik Seidler das Unternehmen.

Da unsere jetzige Geschäftsassistenz und Buchhaltung in Babypause geht, suchen wir eine weitere Mitarbeiterin für langfristig. Denn auch nach Rückkehr unserer

jetzigen Mitarbeiterin aus der Elternzeit ist genügend Arbeit für zwei Teilzeitkräfte in gemeinsamer Absprache vorhanden.

Außerdem können so Urlaubszeiten und freie Tage bestens abgesprochen und berücksichtigt werden.

Wir sind ein junges, kreatives und dynamisches Team. Bei uns gibt es immer wieder neue Aufgaben und HErausforderungen, eingefahrene Muster die auf produktiven Input von außen

warten und natürlich die alltäglichen und monatlich festen Aufgaben.

Aufgaben

Du strukturierst und erledigst deine Aufgaben in Eigenregie und musst stets den Überblick über die verschiedenen Serviceteams, Abrechnung,

Mitarbeiter und das alltägliche Geschäftsgeschehen haben, denn Du bist der Knotenpunkt zwischen Mitarbeitern, Kunden und den Geschäftsführern.

Man trifft nie alle auf einmal an, sodass du der Kommunikationsmittelpunkt bist, der dafür sorgt, dass alle Informationen am richtigen Ziel

ankommen und auch ihre Rückkopplung finden.

Zu deinen Aufgaben gehört unter anderem:

Organisation des E-Mailpostfachs

Eingang und Ausgang der Post

Koordination des Pflanzenserviceteams (MItarbeiterschichten, Kundentermine, Abrechnung, Kommunikation mit den Ansprechpartnern vor Ort)

Schreiben fast aller Ausgangsrechnungen

Speicherung der digitalen Lieferscheine und Abgleich aller Liefertermine auf Bezahlung, Rechnungslegung, Vollständigkeit

Schreiben und Abtippen von Angeboten

Unterstützung beim Telefondienst

Ansprechpartner bei Rückfragen betreffend der Geschäftsführer

Terminkoordination der Geschäftsführer

Teilweise Planung von Lieferungen

Kontrolle der Stundenzettel

Übermittlung der Stunden an die Lohnbuchhaltung , sowie Krankheitstage und Urlaubstage

Organisation der Vertretung oder Umorganisation im Falle einer Krankmeldung

Überweisung von Rechnungen

Kontrolle der Zahlungseingänge und das Mahnwesen

Terminierung von Serviceterminen für unsere Firmenwagen in Servicefreien Zeiten

Absprache der Mitarbeiterurlaube und das Organisieren von Vertretung

Reklamationen an unsere Lieferanten, Verrechnung und Verbuchen von Gutschriften

Führen des Monatsordners

Kontrolle der Kasse und Bons auf Vollständigkeit und Korrektheit

Buchen der Monatsbuchhaltung in Simba (Prüfung erfolgt durch unsere Finanzbuchhalterin nach Ablauf der Monats.

Sie gibt auch die Umsatzsteuervoranmeldung raus.)

Du siehst das Aufgabenfeld ist bunt gemischt und abwechslungsreich, du kannst deinen Teamgeist,

deine stets sympathische und herzliche Art und deine Freude am multitasking-Arbeiten im Arbeitsalltag ausleben und

unser Team mit deiner Freude für den Job begeistern.

Qualifikation

Du solltest Erfahrung im Bereich der vorbereitenden Buchhaltung mitbringen und auch in stressigen Situationen stets die Ruhe und Freundlichkeit bewahren.

Gute Umgangs- und Kommunikationsformen mit Kunden und Mitarbeitern sollte für Dich selbstverständlich sein.

Lust auf ein kreatives Team :)

Wir suchen in Teilzeit zw 20-30 Std an 4-5 Tagen in der Woche.

Unser Geschäft ist Montag bis Samstag von 10.00-19.00 geöffnet, das Büro momentan jedoch nur einige Tage unter der Woche von 10.00-17.00 besetzt.

Selbstverständlich bekommst du von unserer jetzigen Mitarbeiterin eine umfangreiche Einarbeitung und kannst auch später bei Fragen jederzeit auf Sie zukommen.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und gerne einer ersten Gehaltsvorstellung pro Stunde.

Kontakt

Exotic Green e.K. - Die Palme Berlin