Kaufmännische Assistentin (m/w/d)

Stellenbeschreibung

UNSER KUNDE

Unser Kunde ist ein global führender Konzern aus den Bereichen Pharma und Pflanzenschutz mit weltweit über 100.000 Beschäftigten. Seit über 20 Jahren sind wir der führende Personaldienstleister für diesen Konzern in der erfolgreichen Überlassung und Vermittlung von qualifiziertem Personal. Erstklassige Arbeitsbedingungen sowie eine sehr faire Bezahlung werden garantiert.

WIR BIETEN IHNEN

• Eine attraktive Entlohnung auf Basis des Chemietarifvertrages
• Beste Arbeitsbedingungen in einem der größten deutschen Konzerne (DAX 40 Unternehmen)
• Eine geregelte Arbeitszeit von 37,5 Stunden in der Woche
• Jahressonderzahlungen, wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie lukrative Zuschläge
• Bis zu 30 Tage Urlaub im Jahr; Urlaubsgewährung schon innerhalb der Probezeit
• Attraktive Prämienzahlungen für die Empfehlungen neuer Mitarbeiter (m/w/d)
• Sonderkonditionen bei zahlreichen Anbietern bei Einkäufen im Internet

IHRE AUFGABEN

• Sie unterstützen bei der Vorbereitung, Dokumentation, Prüfung und Archivierung von Standard- und Nicht-Standard-Verträgen unter Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sowie globaler und lokaler Compliance-Richtlinien
• Sie koordinieren die gesamte vertragsbezogene Logistik in enger Zusammenarbeit mit Projektleitern (Global Marketing / Medical Affairs), Legal & Compliance sowie externen Vertragspartnern
• Sie erstellen selbstständig Checklisten für Reisebuchungen, holen erforderliche Compliance-Genehmigungen ein und übernehmen die komplette Reiseorganisation inklusive Kommunikation mit HCPs und dem Travel Board
• Sie pflegen die Contract-Management-Datenbank inklusive Stammdaten der Vertragspartner und Vertragsinformationen und stellen eine hohe Datenqualität sicher
• Sie gewährleisten sämtliche relevanten Reportings, insbesondere EFPIA (Transfer of Values), den Bayer Science Collaboration Explorer sowie bestellbasierte Compliance-Dokumentationen
• Sie verantworten das Rechnungs- und Budgetmanagement: Prüfung und Klärung eingehender Rechnungen, Steuerung der Weiterleitung an die Rechnungseingangsstelle, Überwachung von Zahlungsausgängen sowie Reporting an das Management auf Basis von SAP-Daten

IHR PROFIL

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. Industriekauffrau (m/w/d), Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung im Vertragsmanagement
• Sie bringen erste praktische Erfahrungen im Projektmanagement mit, insbesondere in den Bereichen Koordination, Planung und Steuerung
• Sie besitzen sehr gute Kenntnisse der globalen Compliance-Richtlinien sowie der EFPIA-Anforderungen im pharmazeutischen bzw. regulierten Umfeld
• Sie haben fundierte Anwenderkenntnisse in relevanten IT-Systemen, z. B. SAP, Smartbuy, CONCUR
• Sie verfügen über Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Drittdienstleistern (z. B. Medical Societies, Health Care Organisations, Agenturen) sowie mit Meinungsbildnern und HCPs
• Sie arbeiten strukturiert, selbstständig und ergebnisorientiert
• Sie sind teamorientiert und verfügen über verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

IHR DIREKTER WEG ZU UNS

In nur 2 Minuten zu Ihrem neuen Job!

Nutzen Sie unser Online-Formular und laden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (inklusive aussagekräftigen Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate, etc.) einfach hoch.

Für Fragen stehen Ihnen Ihre persönlichen Ansprechpartner (m/w/d) in unserem Hause gerne vorab zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Sie!

Im Mittelpunkt unseres Handelns steht Ihre Zufriedenheit.

Die Herrmann GmbH Office + IT Service ist seit über 30 Jahren auf die Vermittlung und Überlassung von Fach- und Führungskräften aus dem kaufmännischen und IT-Bereich spezialisiert.

Nutzen auch Sie unsere hervorragenden Kontakte zu Konzernen und renommierten mittelständischen Unternehmen. Wir garantieren Ihnen eine kompetente und persönliche Betreuung sowie attraktive Konditionen in unserem Hause.

Kontakt

Herrmann Personaldienste GmbH
Frau Luisa Tobias
Hohenstaufenring 78
50674 Köln