Kaufmännische Assistentin (m/w/d)

Stellenbeschreibung

UNSER KUNDE

Unser Kunde ist ein global führender Konzern aus den Bereichen Pharma und Pflanzenschutz mit weltweit über 100.000 Beschäftigten. Seit über 20 Jahren sind wir der führende Personaldienstleister für diesen Konzern in der erfolgreichen Überlassung und Vermittlung von qualifiziertem Personal. Erstklassige Arbeitsbedingungen sowie eine sehr faire Bezahlung werden garantiert.

WIR BIETEN IHNEN

• Eine attraktive Entlohnung auf Basis des Chemietarifvertrages
• Beste Arbeitsbedingungen in einem der größten deutschen Konzerne (DAX 40 Unternehmen)
• Eine geregelte Arbeitszeit von 37,5 Stunden in der Woche
• Jahressonderzahlungen, wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie lukrative Zuschläge
• Bis zu 30 Tage Urlaub im Jahr; Urlaubsgewährung schon innerhalb der Probezeit
• Attraktive Prämienzahlungen für die Empfehlungen neuer Mitarbeiter (m/w/d)
• Sonderkonditionen bei zahlreichen Anbietern bei Einkäufen im Internet

IHRE AUFGABEN

• Vorbereitung, Dokumentation, Prüfung und Archivierung von Standard- und Nicht-Standard-Verträgen unter Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sowie globaler und lokaler Compliance-Richtlinien

• Koordination der gesamten vertragsbezogenen Logistik in Kooperation mit Projektleitern (Global Marketing / Medical Affairs), Legal & Compliance sowie externen Vertragspartnern

• Erstellung von Checklisten für Reisebuchungen, Einholung erforderlicher Compliance-Genehmigungen sowie vollständige Organisation von Reisen inklusive Kommunikation mit HCPs und dem Travel Board

• Pflege der Vertragsmanagement-Datenbank inklusive Stammdaten der Vertragspartner und Vertragsinformationen inkl. Sicherstellung einer hohen Datenqualität

• Sicherstellung aller relevanten Reportings, insbesondere EFPIA (Transfer of Values), Bayer Science Collaboration Explorer sowie bestellbasierter Compliance-Dokumentationen

• Prüfung und Klärung eingehender Rechnungen, Steuerung der Weiterleitung an die Rechnungseingangsstelle, Überwachung von Zahlungsausgängen sowie Management-Reporting auf Basis von SAP-Daten

IHR PROFIL

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel zur Industriekauffrau / zum Industriekaufmann, zum Kaufmann für Büromanagement / zur Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbares mit relevanter Berufserfahrung im Vertragsmanagement

• Erste praktische Erfahrung im Projektmanagement, insbesondere in den Bereichen Koordination, Planung und Steuerung

• Sehr gute Kenntnisse globaler Compliance-Richtlinien sowie der EFPIA-Anforderungen im pharmazeutischen bzw. regulierten Umfeld

• Fundierte Anwenderkenntnisse in relevanten IT-Systemen, z. B. SAP, Smartbuy oder Concur

• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Drittdienstleistern (z. B. Medical Societies, Health Care Organisations, Agenturen) sowie mit Meinungsbildnern und HCPs

• Strukturierte, eigenständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise

• Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

IHR DIREKTER WEG ZU UNS

In nur 2 Minuten zu Ihrem neuen Job!

Nutzen Sie unser Online-Formular und laden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (inklusive aussagekräftigen Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate, etc.) einfach hoch.

Für Fragen stehen Ihnen Ihre persönlichen Ansprechpartner (m/w/d) in unserem Hause gerne vorab zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Sie!

Im Mittelpunkt unseres Handelns steht Ihre Zufriedenheit.

Die Herrmann GmbH Office + IT Service ist seit über 30 Jahren auf die Vermittlung und Überlassung von Fach- und Führungskräften aus dem kaufmännischen und IT-Bereich spezialisiert.

Nutzen auch Sie unsere hervorragenden Kontakte zu Konzernen und renommierten mittelständischen Unternehmen. Wir garantieren Ihnen eine kompetente und persönliche Betreuung sowie attraktive Konditionen in unserem Hause.

Kontakt

Herrmann Personaldienste GmbH
Frau Luisa Tobias
Hohenstaufenring 78
50674 Köln