Kaufmännischer Allrounder als Vorstands- und Teamassistenz (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Unser Mandant ist ein Pionier im Bereich der agilen Transformation und bringt fundierte Expertise in Agiles Requirements Engineering sowie Scrum mit. Seit Jahren unterstützt unser Mandant seine Kunden dabei, ihr klassisches Projekt- und Anforderungsmanagement durch den gezielten Einsatz agiler Methoden zu optimieren.

Aufgaben

Als Vorstands- und Teamassistenz unterstützt du in administrativen und organisatorischen Aufgaben und bringst Struktur in die Prozesse. Mit einem Schwerpunkt auf kaufmännische Tätigkeiten und Büroorganisation trägst du dazu bei, einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag sicherzustellen. Perspektivisch besteht die Möglichkeit, mehr Verantwortung zu übernehmen und eigene Themen zu koordinieren.

Vorstandsassistenz

• Vorbereitung und Nachverfolgung von Besprechungen auf Leitungsebene
• Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Berichten
• Koordination und Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern

Kaufmännische Aufgaben

• Unterstützung in der Buchhaltung, Rechnungsprüfung und im Zahlungsmanagement
• Erstellung von Forecasts, Statistiken und Berichten
• Unterstützung im Bereich Finanzen und Controlling

Administrative und organisatorische Aufgaben

• Übernahme der Büroorganisation (Postbearbeitung, Verwaltung von Büromitteln, Betreuung von Besuchern, Vorbereitung von Meetingräumen etc.)
• Unterstützung bei der Planung und Steuerung von Workshops, Trainings und Projekten
• Pflege und Strukturierung von Dokumenten und Daten

Marketing und Kundenmanagement

• Pflege der Webseite, Erstellung von Social Media Postings und Präsentationen
• Betreuung und Pflege der Kundenkontakte im CRM-System sowie Organisation von Mailings und Newslettern
• Unterstützung bei der Kundenkommunikation und bei der Planung von Events

HR, Recruiting und Prozessoptimierung

• Unterstützung im Bewerbermanagement, in der Personalbetreuung und bei HR-Prozessen
• Mitarbeit an Trainings sowie der Analyse und Verbesserung von Strukturen und Prozessen
• Verantwortung für die kontinuierliche Optimierung und Stabilität der Prozesse und Systeme

Qualifikation

• Kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann) oder vergleichbar
• Erste Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich, in der Buchhaltung, Administration oder Projektunterstützung
• Exzellente Kenntnisse in MS Excel und hohe IT-Affinität (Cloud-Lösungen, Office-Tools)
• Lösungsorientiertes Denken, Eigeninitiative und Mut, Verantwortung zu übernehmen
• Strukturierte und schnelle Arbeitsweise mit hoher Belastbarkeit
• Spaß an Routinearbeiten sowie Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen
• Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, sich auf unterschiedliche Bedürfnisse einzustellen

Benefits

• Eine verantwortungsvolle Rolle mit viel Gestaltungsspielraum
• Ein modernes Arbeitsumfeld und ein Team, das dich unterstützt
• Raum für persönliche Weiterentwicklung und eigene Ideen
• Abwechslungsreiche Aufgabenfelder
• Ein sicherer Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen
• 80-100% an 5 Tagen und die Möglichkeit, freitags im Homeoffice zu arbeiten
• Vielfältige Aufgaben mit direkter Nähe zum Geschäftsführungs- und Entscheidungsbereich

Wir freuen uns über deine Bewerbung!

Kontakt

Kandidaten Kraft