Office- & Event-Koordinator - Home Office / Remote (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Deine Mission bei uns

Du kommst aus der Hotellerie und willst echte Einblicke in HR, Kommunikation und Eventarbeit? Du möchtest eigenständig an Aufgaben arbeiten, die für den Erfolg unserer Initiative einen Beitrag leisten? Dann komm in unser kleines, engagiertes Team und gestalte die Zukunft der Hotellerie mit!

Wir suchen Dich – eine engagierte Persönlichkeit, die uns tatkräftig, zuverlässig, selbstständig und mitdenkend unterstützt. Bei Fair Job Hotels e.V. arbeitest Du eigenverantwortlich und mit hohem Drive, remote von einem Co-Working Space oder Deinem Zuhause aus. Bei Fair Job Hotels hast Du regelmäßige Reisetätigkeit zu unseren Events und Hotels, eine tolle Mischung in Kombination mit remote work!

Partnermanagement

• Customer Service: erster, serviceorientierter Ansprechpartner für existierende Partnerhotels und Förderer
• Customer Success: Verantwortlich für das Einpflegen eines neuen Partners oder Förderers in Hubspot, auf unserer Website und in allen Verteilern und notwendigen Dokumenten
• Schulungsmanagement: Versenden der Teilnehmerlisten, Kostenkontrolle der Fair Job Hotels Academy, Organisatorische Info E-mails an Teilnehmende, Nachfassung nach der Schulung
• Onboarding neuer Partnerhotels: Versenden des Onboarding Guides in Hubspot, Erstellung des Hotelprofils in wordpress, Erstellung der Social Media und Newsletter Kommunikation
• Onboarding neuer Förderer: Einbindung in unsere Website, Postings für Social Media & Newsletter

Event- und Office-Organisation

• Buchhaltung und Rechnungsstellung: Erstellen, versenden und Nachfassung von Rechnungen in Hubspot CRM, Allinvos (Sonderbelege, Kontierung) und Überweisungen (Sparkasse)
• Dokumenten-Management: Erstellen und Versenden von Verträgen in Hubspot CRM
• Meeting Management: Einladungsmanagement & Protokollieren von Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen
• Eventorganisation: Planung & Logistik unserer ca. 15 Veranstaltungen im Jahr (Verträge abschließen, Info-E-mails versenden, Teilnehmerlisten, Namensschilder, Versand von Materialien, Sponsorenkommunikation, leichter Auf- und Abbau von Messe-Equipment)
• Datenpflege & CRM: Verantwortung für saubere und strukturierte Stammdaten in Hubspot
• Hotelkit: Upload von Newslettern, Pflege des Handbuchs, Intranet stets aktuell halten
• Vertretung von Fair Job Hotels e.V. bei Veranstaltungen vor Ort: inklusive Aufbau, Begrüßung, Gesprächsführung, Moderation, Aufnahme möglicher Anliegen und Ideen, Dank
• Reiseplanung (Buchung von Zügen, Hotels, Flügen, etc.)

Messe und Career Fair Planung

• Career Fairs: Planung von Messeauftritten mit weiteren Fair Job Hotels, dortiger Aufbau (Messetheke / Messewand) und Vertretung von Fair Job Hotels vor Ort
• Aktiver Outreach zu Berufs- und Hotelfachschulen: Um regelmässig jungen Menschen von Fair Job Hotels zu berichten, planst Du Events und virtuelle Veranstaltungen mit Berufsschulen

• Du bist ein Top Organisationstalent und hast Interesse an community engagement, Kommunikation und Veranstaltungsorganisation
• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung in der Hotellerie
• Du arbeitest strukturiert, eigenverantwortlich und mit Blick für’s Detail
• Du hast Freude an grafischer Gestaltung und dem Arbeiten mit Canva
• Du hast Arbeitserfahrung in den jeweiligen Aufgabenfelden, wie z.B. Projektmanagement, Office-Management oder Veranstaltungsorganisation
• Du hast Erfahrung mit Office 365, Canva, Copilot und anderen KI-Anwendungen
• Dein Deutsch ist fliessend in Wort & Schrift
• Du hast ein sicheres und sehr professionelles Auftreten
• Du liebst Dienstleistung und bist grundsätzlich flexibel
• Du verstehst, dass wir zu Peak-Zeiten mehr als die vereinbarte, wöchentliche Arbeitszeit arbeiten. Mehrarbeit wird mit Freizeit ausgeglichen
• Du bist ideal an einen Bahnhof und Flughafen angebunden, gerne in Stuttgart, München, Frankfurt oder Hamburg

Das wäre ein Plus

• Du traust Dir zu, Azubi-Veranstaltungen und unsere Besuche an den Berufsschulen eigenverantwortlich durchzuführen
• Kenntnisse in Hubspot sind von Vorteil

• Ein faires Gehalt passend zu Deiner Qualifikation und Erfahrung (zwischen 38,000-48,000 € brutto / Jahr)
• 💼 Sinnvolle Aufgabe: Du gestaltest mit uns die Hotellerie von morgen – fair, menschlich, zukunftsorientiert
• 🌍 Remote & flexibel: Arbeite mobil – im Co-Working Space oder von zu Hause
• 🧑‍🤝‍🧑 Echtes Teamgefühl: Du bist Teil einer herzlichen Community
• 🎓 Learning on the Job: Individuelles Onboarding, Einblicke in HR, Events & Kommunikation
• 💻 Technik inklusive: Laptop, Smartphone & alle Tools, die Du brauchst
• 🏨 Hotellerie-Extras: Zugang zu attraktiven Mitarbeiterraten in vielen Fair Job Hotels
• Warengutschein für Edeka oder Rewe über 50 Euro im Monat

Kontakt

Fair Job Hotels e.V.