Office-Koordinator:in für Auftrags- & Kundenmanagement – Weingarten (Baden) (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Über die Position

Für unseren regionalen Kunden in Weingarten (Baden) suchen wir eine zuverlässige und serviceorientierte Person im Bereich Office-Koordination und Auftragsmanagement. Die Stelle ist als Vollzeitposition (Tagesschicht) mit einer Arbeitszeit von 35–40 Stunden pro Woche ausgeschrieben und richtet sich an kaufmännische Fachkräfte auf dem beschriebenen Erfahrungsniveau. Sie arbeiten an zentralen administrativen Prozessen mit, sorgen für reibungslose Abläufe zwischen Vertrieb, Einkauf und internen Abteilungen und tragen maßgeblich zur Zufriedenheit unserer Kundinnen und Kunden bei. Selbstverständlich informieren wir transparent über arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen und berücksichtigen das Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG), falls es Anwendung findet.

Ihre Aufgaben

• Betreuung der täglichen Kommunikation mit Kundinnen, Kunden, Lieferanten und internen Stellen per Telefon und E‑Mail
• Aufnahme, Erfassung sowie Kontrolle und Nachverfolgung von Auftragseingängen und Bestellungen
• Eigenverantwortliche Erstellung und Nachbereitung von Angeboten und Angebotskontrollen bis zur Auftragserteilung
• Pflege von Stammdaten und Gewährleistung der Datenqualität in relevanten Systemen (CRM/ERP)
• Unterstützung der Buchhaltung durch Erfassung von Rechnungen und Prüfung einfacher Abrechnungsunterlagen
• Vorbereitung von Auswertungen und einfachen Reports zur Unterstützung von Teamleitung und Vertrieb
• Koordination von Terminen, Fristen und administrativen Prozessen sowie Organisation des Schriftverkehrs
• Mitwirkung an Prozessoptimierungen und Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau oder vergleichbar)
• Berufserfahrung im Verwaltungs‑ oder Backoffice‑Bereich ist wünschenswert, engagierte Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger mit passender Motivation sind willkommen
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, Word und Outlook; Erfahrungen mit ERP/CRM‑Systemen sind von Vorteil
• Gute Englischkenntnisse (mind. B2) für die Korrespondenz mit internationalen Kontakten
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise, ausgeprägtes Organisationstalent und Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und hohe Kundenorientierung
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen

Wir bieten

• Ein transparent gestaltetes Vergütungspaket nach Tarifvertrag GVP mit klaren Informationen zu Zuschlägen (Feiertage, Sonn‑/Sonntage, Nachtarbeit) und Überstundenregelungen
• Langfristige Einsatzmöglichkeiten mit realer Übernahmechance durch unseren Kunden
• Umfangreiche Einarbeitung, fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten und individuelle Förderung
• Persönliche Betreuung durch unser mehrsprachiges Team vor Ort sowie Unterstützung bei administrativen Fragen
• Sozialleistungen und faire, rechtssichere Rahmenbedingungen gemäß deutschem Arbeitsrecht; relevante Hinweise zum AEntG werden bei Bedarf bereitgestellt
• Regionaler Arbeitsplatz mit kurzen Wegen und einem kollegialen Umfeld

Bewerbung & Kontakt

Sind Sie interessiert? Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen inklusive möglichem Eintrittstermin und Gehaltsvorstellung per E‑Mail. Bitte geben Sie an, ob Sie Vollzeit oder Teilzeit bevorzugen.

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