Office Management (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Office Management (m/w/d)

Für das Dokumentationszentrum NS-Zwangsarbeit Berlin-Schöneweide sucht die Stiftung Topographie des Terrors zum 1. April 2026 eine aufgeschlossene und engagierte Person für das

Office Management (m/w/d)

Das Dokumentationszentrum NS-Zwangsarbeit in Berlin-Schöneweide ist die einzige Institution am historischen Ort eines fast vollständig erhaltenen Zwangsarbeiterlagers inmitten eines Wohnbezirks. Seit 2006 macht es hier das lange ausgeblendete Schicksal der über 26 Millionen Männer, Frauen und Kinder sichtbar, die während des Zweiten Weltkriegs durch das NS-Regime als Zwangsarbeiter ausgebeutet wurden.

Die unbefristete Stelle mit einer Wochenarbeitszeit von z.Zt. 39,4 Stunden wird nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L, Entgeltgruppe 5) vergütet. Bei einer 5-Tage-Woche erhalten Sie 30 Tage Erholungsurlaub und die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten. Außerdem bieten wir eine Zuzahlung zum Deutschlandticket Job.

Wir bieten Ihnen eine offene und wertschätzende Arbeitsatmosphäre in einem kollegialen Team mit Gleitzeit, einer Jahressonderzahlung und der zusätzlichen tariflichen Altersvorsorge über die VBL.

Das Arbeitsgebiet umfasst insbesondere die folgenden Aufgaben:

- Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Anfragen

- Sichtung und Verteilung/Weiterleitung an die zuständigen Bereiche

- Erledigung der Korrespondenz nach Stichworten in deutscher und englischer Sprache

- Erstellen von Präsentationen nach inhaltlichen Vorgaben

- Recherchieren nach Vorgabe zu Personen und Sachverhalten für Gesprächstermine

- Führen des Terminkalenders der Leitung des Dokumentationszentrums NS-Zwangsarbeit

- Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Besprechungen

- Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Hotelreservierungen, Bestellung von Fahrkarten und Flugtickets

- Versand von Publikationen

- Mitarbeit bei der Pflege der Webseite

- Ablage, digitale Aktenführung und termingerechte Wiedervorlage für die Leiterin der Einrichtung

Erforderliche Qualifikationen:

- Abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf (z.B. Fachangestellte/r bzw. Kauffrau/-mann für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte/r etc.), oder vergleichbare Qualifikationen.

- Sehr gute EDV-Kenntnisse

- Kenntnisse der Strukturen der Berliner Verwaltung

- Organisationstalent und selbständige verantwortungsbewusste Arbeitsweise

- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir fördern aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Willkommen sind Bewerbungen von Personen of Color, Menschen aller Religionen und Weltanschauungen, sexueller Orientierungen und geschlechtlicher Identitäten sowie Menschen, die von Ableismus betroffen sind, und Menschen aller Altersgruppen.

Die Stiftung strebt die Erhöhung des Anteils der Beschäftigten mit Migrationsgeschichte entsprechend ihrem Anteil an der Bevölkerung an. Personen mit familiärer Migrations- und Fluchtgeschichte werden besonders ermutigt, sich zu bewerben.

Bewerbungen von Menschen, die anerkannt schwerbehindert oder diesem Personenkreis gleichgestellt sind, werden bei gleicher Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) bevorzugt berücksichtigt.

Bitte bewerben Sie sich über unser Bewerbungsportal, in dem Sie auf den untenstehenden Button klicken. Das Anschreiben kann an Dr. Christine Glauning gerichtet werden.

Postalisch eingereichte Bewerbungen können nur mit ausreichend frankiertem Rückumschlag zurückgesandt werden.

Der Schutz Ihrer Daten ist uns wichtig. Im Zusammenhang mit der Durchführung des Auswahlverfahrens und ggf. der Einstellung werden die Daten der Bewerber*innen elektronisch gespeichert und verarbeitet (§ 6 Abs. 1 EU-DSVGO). Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass etwaige anlässlich einer Bewerbung entstehende Aufwendungen wie z.B. Fahrtkosten, Verpflegungs- oder Übernachtungskosten leider nicht von uns erstattet werden können.

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum 26. Februar 2026.

Kontakt

Stiftung Topographie des Terrors