Office Manager (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Mit LIFE HAMBURG entsteht bis 2026 in Hamburg-Bramfeld ein zukunftsorientierter und nachhaltiger Campus, der Maßstäbe im Bereich des lebenslangen Lernens, des generationsübergreifenden Miteinanders und des ganzheitlichen Wohlbefindens setzen soll. Unser Ziel ist es, eine innovative Umgebung für Gemeinschaft zu schaffen, in der Menschen jeden Alters ihre individuellen Stärken entdecken und entwickeln können, um so die eigene und unsere gemeinsame Zukunft bestmöglich zu gestalten. Ein Ort zum Entdecken unserer Möglichkeiten.

Wir suchen Dich als Office Manager*in, um unser Baumanagement-Team vor Ort tatkräftig zu unterstützen und ihm administrativ und im Büro den Rücken freizuhalten.

Die Stelle ist befristet bis zum 31.12.2026 und kann ab 32 Wochenstunden in Teilzeit ausgeführt werden. Es besteht die Möglichkeit, den Umfang durch optionale Aufgaben auf Vollzeit zu erweitern.

Aufgaben

• Du bringst gemeinsam mit der Office Managerin von LIFE HAMBURG unsere Prozesse (digital und analog) auf ein neues Level (Bestellprozesse, Dokumentation, Posteingang, Dienstleistersteuerung etc.)
• Du bist Ansprechperson für externe Anfragen, priorisierst diese und verteilst wichtige Informationen zeitnah und effektiv im Team
• Du unterstützt die Koordinierung von Terminen, um einem reibungslosen Ablauf sicherzustellen
• Du stellst die Funktionalität unserer Räumlichkeiten sicher und bist bereit, dafür in Hamburg-Bramfeld vor Ort zu sein
• Du hast den Überblick über unsere Büroausstattung und hast Lust, unser Office stetig zu einem schöneren Ort zu machen und somit zu einem Arbeitsplatz, an dem gerne und effektiv gearbeitet wird
• Du verantwortest die Planung von Team-Events mit Schwerpunkt auf das Baumanagement-Team

Qualifikation

• Du hast Berufserfahrung im Office Management (Kaufmännische Kenntnisse wünschenswert)
• Du bist ein Organisationstalent und bringst eine große Leidenschaft für transparente Prozesse und klare Kommunikation mit
• Du hast Erfahrung in der Steuerung von externen Dienstleistern (Facility-Services, Handwerker etc.), um die Funktionalität des Teams und der Räumlichkeiten sicherzustellen
• Du arbeitest eigenverantwortlich und schnappst Dir Deine Aufgaben proaktiv
• Du bist fit im Umgang mit den gängigen Tools & Datenbanken (MS Office, Budget- oder Kreditkarten-Systeme oder vergleichbare Software)
• Du sprichst fließend Deutsch

Benefits

• Du hast die Möglichkeit, ein Leuchtturmprojekt in Hamburg in der Phase bis Abschluss des Campusprojektes mitzugestalten
• Du arbeitest in einem innovativen Umfeld und einem dynamischen und engagierten Team
• Du erhältst die Freiheit, selbstständig Lösungen zu entwickeln, Verantwortung zu übernehmen und mit Deinen Fähigkeiten jeden Tag einen echten Unterschied zu machen
• Wir bieten eine steile Lernkurve: In der Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern erhältst Du einen ganzheitlichen Blick auf die Organisationsentwicklung und kannst dich kontinuierlich weiterentwickeln

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung mit Lebenslauf, kurzem Anschreiben und relevanten Arbeitszeugnissen.

Kontakt

LIFE Hamburg GmbH & Co. KG