Office Manager Private Equity (/) (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Westlake Partners ist eine mittelständische Beteiligungsgesellschaft mit Sitz in Berlin und München. Mit einem Kreis aus erfahrenen und erfolgreichen Unternehmern realisieren wir Mehrheitsbeteiligungen an attraktiven Know-How Unternehmen aus den Bereichen Healthcare, Ästhetik, IoT und Automation mit einem Umsatz zwischen € 5 Mio. bis € 50 Mio. und einem globalen Expansionspotential, insbesondere in die USA und nach China. Der Erfolg von Westlake Partners resultiert aus einer engen Verbindung unseres professionellen Teams mit den praktischen Unternehmererfahrungen und mit den Netzwerken unserer Investoren.

Zur weiteren Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager für Private Equity (m/w/x) am Standort Berlin.

Aufgaben

Ihre Aufgabe / Was wir Ihnen bieten

• Unterstützung unseres Teams in einer Vielzahl standardisierter Verfahren bei Ankauf, Verkauf und Betreuung unserer Portfoliounternehmen
• Führung des Termin- und Fristenkalenders und Überwachung
• Unterstützung und Organisation von Vorstands- und Boardmeetings der Portfoliounternehmen
• Erstellung von Briefen, Schriftsätzen, Reportings und koordiniertes Versenden aller Investmentpapiere im Kreis unserer Investoren, Beiräte, im Rahmen des Teams und aller involvierten Berater
• Dokumentenverwaltung analog und papierlos
• Einführung von allgemeinen Prozessen für das tägliche Zusammenarbeiten
• Koordinierung und Nachhaltung von internen Meetings und Aufgaben
• Überstützung von Portfoliounternehmen in administrativen Tätigkeiten
• Erledigung des Telefonverkehrs sowie der schriftlichen Korrespondenz mit den Beteiligungen und allen Vertretern und weiteren Beteiligten, Behörden und Drittbeteiligten
• Allgemeine administrative Tätigkeiten wie Reisekosten und Vorbereitung der Finanzbuchhaltung
• Officeorganisation und Eventmanagement

Qualifikation

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellter oder Hotelfachfrau/-mann und mind. 5 Jahre Berufserfahrung, auch mit Führungserfahrung im Officebereich oder Bachelor/Master in Wirtschaft und/oder Recht (m/w/d)
• Sie besitzen Organisationstalent und erledigen serviceorientiert und bedarfsflexibel alle klassischen Assistenz- und Teamsupportaufgaben
• Sie sind ein loyaler Teamplayer, aufgeschlossen für Neues und überzeugen durch Ihre freundliche und verbindliche Art
• Modernes Office Management und die entsprechenden Softwareanwendungen beherrschen Sie souverän
• Idealerweise haben Sie schon Erfahrungen in Rechtsanwalts- und / oder Steuerkanzleien, im Hotelmanagement bzw. in Finanzinstitutionen gesammelt
• Gepflegtes und professionelles Auftreten, unserem Investorenkreis angemessene Schrift- und Formsprache

Benefits

Ihre Perspektive

• Flache Hierarchien, hohe Eigenverantwortlichkeit und leistungsgerechte Aufstiegsmöglichkeiten
• Langfristige Integration in ein sich stark entwickelndes, global agierendes Investmentteam
• Unterstützung bei weiterem Aufbau von Westlake in eine globale Beteiligungsgesellschaft
• Entwicklung eines eigenen Projektfokuses
• Ein attraktives und leistungsorientiertes Gehaltspaket

Kontakt

Westlake Partners