Office Manager / Team Assistant (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Für unseren Mandanten, eine inhaber­geführte Immobilienfirma mit Fokus auf die deutsch­landweite Verwaltung von gewerb­lichen und wohnwirtschaftlichen Immobilien, suchen wir derzeit einen Office Manager/Team Assistant (m/w/d) am Standort Frankfurt am Main. Unser Mandant beschäftigt aktuell 25 Mitarbeitende, verwaltet ein Vermögen (Assets under Management) von rund 2,6 Mrd. € und ist mit Standorten in Berlin, Frankfurt am Main, München und Hamburg bundesweit vertreten.

Als Office Manager/Team Assistant (m/w/d) hast du alles im Griff, sorgst für einen reibungslosen Büroalltag und für positive Stimmung - ob in Vollzeit oder Teilzeit (mind. 32 Stunden/Woche). Die Position ist ab sofort zu besetzen; du berichtest direkt an die Geschäftsführung.

Aufgaben

• Du übernimmst vielfältige Assistenz­tätigkeiten wie Postbearbeitung, Termin­koordination, Kalenderpflege, Telefon­annahme, Empfang von Gästen sowie Rechnungs­management in Abstimmung mit dem Steuerberater.
• Du sorgst für ein gut organisiertes Büro, bestellst Büroequipment, bereitest Konferenzräume vor und koordinierst externe Dienstleister wie IT, Catering oder Reinigung.
• Du planst Events und Dienstreisen, einschließ­lich Organisation von Team-Offsites, Veranstaltungen, Messen sowie Reisebuchung und Abrechnung.
• Du unterstützt Marketing und PR, etwa durch Zusammen­arbeit mit Agenturen, Social Media oder die Auswahl von Werbemitteln.

Profil

• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich, im Hotelwesen oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du bringst Erfahrung in der Büroorganisation oder Teamassistenz mit und kannst positive Referenzen vorweisen.
• Du bist ein Organisationstalent und brennst auch für die Planung von Events.
• Mit deiner kommunikativen und freundlichen Art bist du ein echter Teamplayer und orientierst dich stets an den Bedürfnissen unserer Kunden.
• Du zeichnest dich durch eine selbständige, proaktive und pragmatische Arbeits­weise aus und bringst ein hohes Maß an Hilfsbereitschaft mit.
• Der Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel) ist für dich selbstverständlich.

Wir bieten

• Eine vielfältige und anspruchs­volle Aufgabe, bei der du eigenverant­wortlich arbeiten und dich aktiv einbringen kannst.
• Ein herzliches, respektvolles Arbeits­umfeld, geprägt von Teamgeist, flachen Hierarchien und einer offenen Kommunikation.
• Raum für kreative Ideen und Eigeninitiative, mit direktem Austausch und enger Zusammen­arbeit mit der Geschäftsführung.
• Ein eigener Arbeitsplatz mit direktem Team­anschluss in einem modernen Großraumbüro mitten in Frankfurt, ausge­stattet mit einer hochwertigen Kaffeemaschine und einer Auswahl an Getränken.
• Persönliche Weiterentwicklung durch individuell zugeschnittene Weiter­bildungs­möglichkeiten.
• Regelmäßige Veranstaltungen und Team-Events, die für Spaß und Zusammen­halt sorgen.
• Attraktive Zusatzleistungen wie ein Jobrad, ein Ticket für den öffent­lichen Nahverkehr und weitere Corporate Benefits.

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