Office Manager in Teilzeit (20h) (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Xovis Germany GmbH

Office Manager (m/w/d) in Teilzeit (20h)

Berlin

Die Xovis Germany GmbH, Teil der Schweizer Xovis AG, ist ein innovativer Anbieter von Sensor- und Softwarelösungen zur Personenzählung. Mit unseren innovativen Technologien optimieren wir den Personenfluss in Echtzeit und tragen zu einem smarten, sicheren und effizienten öffentlichen Nahverkehr bei. Als wachsendes, zukunftsorientiertes Unternehmen bieten wir eine sichere und spannende Perspektive in einer Branche, die die Mobilität der Zukunft gestaltet. Werde Teil dieser spannenden Transformation und bewirb Dich als

Office Manager (m/w/d) in Teilzeit 20h

am Standort Berlin

Was dich erwartet:

In dieser vielseitigen Position unterstützt du unsere Geschäftsführung und sorgst dafür, dass im Büroalltag alles rund läuft. Als wichtige Stütze im Office Management übernimmst du sowohl organisatorische als auch administrative Aufgaben und bist das freundliche Gesicht für unsere Gäste und Ansprechpartner für das gesamte Team.

• Assistenz der Geschäftsführung: Du hältst der Geschäftsführung den Rücken frei, indem du den Alltag organisierst, Unterschriftenläufe koordinierst und wichtige Dokumente verwaltest.
• Kommunikation und Korrespondenz: Du verfasst ansprechende Mitteilungen für unser Intranet und stellst die telefonische Erreichbarkeit in der Zeit zwischen 09:00 Uhr und 13:00 Uhr sicher.
• Empfang & Besucherbetreuung: Gäste fühlen sich sofort willkommen – von der Abholung im Erdgeschoss bis hin zur Verwaltung der Besuchertoken bist du unser sympathischer Erstkontakt.
• Post & Wareneingang: Du bist zuständig für den gesamten Posteingang – vom Leeren des Briefkastens über das Scannen und die Weiterleitung bis hin zur Organisation des Wareneingangs in Zusammenarbeit mit unserer studentischen Hilfkraft.
• Office-Organisation: Du kümmerst dich um alles, was das Büro am Laufen hält. Ob kleine Reparaturen, die Buchung von Räumen oder die Organisation von Firmenevents – du behältst den Überblick und sorgst dafür, dass alles reibungslos funktioniert.
• Reisekosten-Management: Du bist die Anlaufstelle für alle Fragen rund um Reisekostenabrechnungen und stimmst dich eng mit unserer Buchhaltung ab.

Das zeichnet dich aus:

• Abgeschlossene Berufsausbildung: Du hast eine abgeschlossene Berufsausbildung, idealerweise im kaufmännischen Bereich.
• MS Office-Kenntnisse: Du beherrschst MS Office (Word, Excel, PowerPoint) im Schlaf und hast einen guten Draht zur Technik.
• Englischkenntnisse: Deine Englischkenntnisse sind gut – du fühlst dich sicher in der Kommunikation, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Selbstständiges Arbeiten: Selbstständiges Arbeiten, Organisationstalent und eine gute Prise Teamgeist zeichnen dich aus.
• Kommunikationstalent: Du bist ein Kommunikationstalent und behältst auch in stressigen Momenten den Überblick.

Was wir dir bieten:

• Unbefristeten Arbeitsvertrag: Sicherheit und Stabilität in deiner Anstellung
• 30 Tage Urlaub: Ausreichend Zeit zur Erholung und für persönliche Interessen
• Attraktive Vergütung: Ein wettbewerbsfähiges Gehalt, das deine Leistung wertschätzt, inklusive eines 13. Monatsgehalts als zusätzliche finanzielle Unterstützung zur Urlaubs- und Weihnachtszeit
• Moderne Büros und technische Ausstattung: Helle, ergonomische Arbeitsplätze mit höhenverstellbaren Schreibtischen, Bereitstellung von Laptops, Smartphones oder anderen technischen Hilfsmitteln, um effizient arbeiten zu können
• Erreichbarkeit & Parkmöglichkeiten: Sehr gute Verkehrsanbindung über die U-Bahnstation Ullsteinstraße sowie kostenfreie Tiefgaragenstellplätze
• Finanzielle Zuschüsse:
• Jobticket: Zuschuss zu deinem öffentlichen Nahverkehrsticket, um umweltfreundlich zur Arbeit zu gelangen
• Fitnessstudio: Zuschuss für das auf dem Betriebsgelände befindliche Fitnessstudio, um deine Gesundheit und Fitness zu unterstützen
• Jobrad: Möglichkeit, ein Dienstfahrrad zu leasen und somit nachhaltig mobil zu sein
• Mittagessen: Zuschuss zu den Kosten in unserer Kantine, damit du gesund und günstig essen kannst
• Duz-Kultur und flache Hierarchien: Ein freundliches, respektvolles Arbeitsumfeld mit flachen Strukturen und einer offenen Kommunikationskultur
• Team-Events: Regelmäßige Teambuilding-Aktivitäten oder soziale Veranstaltungen zur Stärkung des Zusammenhalts
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten: Angebote für Schulungen, Seminare oder Workshops, um berufliche Fähigkeiten zu erweitern
• Betriebliche Gesundheitsförderung: Programme zur Förderung der physischen und psychischen Gesundheit (z. B. Gesundheitschecks, psychologische Beratung oder Stressbewältigung)
• Kostenfreie Getränke und Obst: Eine Auswahl an heißen

Fühlst Du dich angesprochen?

Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung!

Bitte sende uns Deine vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, inklusive Gehaltsvorstellung und frühestmöglichem Eintrittstermin, per E-Mail an:

Tamara Groß
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Xovis Germany GmbH
Ullsteinstraße 140
12109 – Berlin – Germany

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