Sachbearbeiter Dokumentenmanagement/ Document Controller (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Wir suchen motivierte, deutschsprachige und erfahrene Document Controller (m/w/d) aus den Fachbereichen KG 300 / KG 400 in der Planung im Hochbau, die in der prozessbegleitenden Projektsteuerung das Project Team an herausfordernden, multi-disziplinären Projekten unterstützen. Als Teil des Project Design Management (PDM) Teams Europe arbeitest Du unmittelbar mit Ingenieurinnen und Ingenieuren unterschiedlicher Gewerke zusammen und verbindest Project Management mit Engineering Disciplines.

Abgesehen von Deiner Erfahrung und Deinem Fachwissen ist systematisches Organisieren Dein Talent, prozessorientierte Kommunikation Deine Neugier und das Strukturieren von herausfordernden Projekten Deine Berufung.

Aufgaben

• Überwachung der Extranet-Webseiten des Projekts, Hoch- und Herunterladen von Zeichnungen und Berichten und Verteilung an das Team
• Sicherstellung, dass das Projektteam über alle aktuellen Dokumente, Informationen und Zeichnungen von anderen Mitgliedern des Designteams verfügt
• Verwaltung der internen Ablage und des externen Dateiaustauschs auf Sharepoint
• Sicherstellung der Einhaltung von Dokumentenprotokollen durch das Projektteam, um eine erfolgreiche Lieferung an den Kunden und andere zu gewährleisten
• Sicherstellen, dass das Issue Sheet/Dokumentenregister vorhanden und korrekt ist
• Verwaltung der internen Einreichungskoordination
• Entwicklung/Vereinbarung eines Dokumentennummerierungssystems und anderer relevanter Protokolle für Projektverteilerlisten
• Konvertierung eingehender und ausgehender Zeichnungsdateien in allgemein verwendbare Dateiformate nach Bedarf
• Allgemeine administrative Unterstützung bei Projekten
• Führen von Dokumentenaufzeichnungen in Übereinstimmung mit dem BuroHappold Qualitätsmanagementsystem (QMS)

Qualifikation

• Erfahrung in der Projektarbeit im Bauwesen; allgemeine Erfahrung in den Bereichen Datenmanagement, Dokumentenkontrolle und administrative Projektunterstützung wird ebenfalls berücksichtigt
• Abgeschlossenes Hochschulstudium oder vergleichbare Ausbildung; Qualifikation im Bereich Bauwesen ist von Vorteil
• Verhandlungssicher in Deutsch und Englisch
• Gute IT-Kenntnisse, einschließlich Word, Excel, Sharepoint, MS Teams und Erfahrung im Umgang mit Tabellenkalkulationen und Datenbanken
• Erfahrungen mit Adobe InDesign, sowie Affinität für Formatierungen sind von Vorteil
• Fähigkeit, projektübergreifend zu arbeiten und die Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen
• Erfahrung mit Metadaten ist ein Plus

Benefits

• eine einzigartige, interdisziplinäre Umgebung mit internatiolen Großprojekten
• Arbeiten mit zukunftsorientierten Software Programmen wie Revit
• Zusammenarbeit mit unseren Niederlassungen rund um die Welt
• hybrides Arbeiten vom Büro und aus dem Home-Office
• Flexibilität unserer Positionen für Teilzeit und Vollzeit
• 30 Urlaubstage
• Sprachkurse für unsere Mitarbeiter:innen in Deutsch sowie Englisch
• ein Mental-Wellbeing Programm sowie ein individuelles Benefit-Programm mit den Schwerpunkten Sport, Mobilität und Altersvorsorge

Interested? Intrigued? Inspired? - Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!

Kontakt

Buro Happold