Versand- und Exportadministrator – Leingarten (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Über die Position

Wir, Trio Personalmanagement, suchen für unseren Kunden in Leingarten eine sachkundige Fachkraft für Versand- und Exportadministration in Vollzeit (35–40 Std./Woche, Tagesschicht). In dieser Position übernehmen Sie operative und organisatorische Aufgaben rund um nationale sowie internationale Warensendungen und sind eine wichtige Schnittstelle zu Vertrieb, Customer Service und Logistikpartnern. Die Stelle ist geeignet für Bewerbende mit einer kaufmännischen Grundausbildung oder vergleichbarer Erfahrung im Versand/Export – auf Senioritätsebene Sachbearbeitung.

Ihre Aufgaben

• Administration und Prüfung von Versanddokumenten: Erstellung von Lieferscheinen, Frachtpapieren und Lieferavis unter Berücksichtigung unterschiedlicher Kundenportale und interner Systeme.
• Rechnungs- und Abrechnungsunterstützung: Vorbereitung von Rechnungen in Abstimmung mit der Buchhaltung und Abgleich mit Lieferdaten.
• Exportdokumentation: Zusammenstellung von Zollpapieren, HS-Codes, Incoterms-konforme Abwicklung und Unterstützung bei Exportkontrollen (Catch-All, Sanktionslisten) in Zusammenarbeit mit dem Compliance-Team.
• Operative Steuerung: Terminierung und Einplanung verpackter Aufträge nach Versandart, Lieferfenstern und Kundenprioritäten; kommunikative Koordination mit Speditionen.
• Schnittstellenarbeit zum Vertrieb und Customer Service: Unterstützung bei Kundenanfragen, Auftragsklärung, Eskalationsmanagement und Rückmeldungen zu Lieferstatus und KPI-Abweichungen.
• Systempflege: Pflege von Stammdaten und Versandinformationen in ERP-Systemen (z. B. SAP), Nutzung von MS Excel für Auswertungen und Reporting.
• Qualitäts- und Kennzahlenorientierung: Mitarbeit bei der Erfassung relevanter KPIs (z. B. Lieferpünktlichkeit, Retourenquote, Fehlerquote bei Dokumenten) und Umsetzung von Maßnahmen zur Prozessverbesserung.
• Onboarding & Training: Begleitung neuer Mitarbeiter*innen im Bereich Versand/Export und Teilnahme an internen Weiterbildungsmaßnahmen.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokaufmann/-frau, Speditionskaufmann/-frau) oder vergleichbare Praxis im Versand/Export.
• Belastbare, strukturierte Arbeitsweise und hohe Serviceorientierung gegenüber internen und externen Kund*innen.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie solide Englischkenntnisse; weitere Fremdsprachen von Vorteil.
• Grundkenntnisse zu Incoterms, HS-Codes sowie ein Bewusstsein für Exportkontrollen sind erwünscht; konkrete Fortbildungen werden angeboten.
• Sicherer Umgang mit ERP-Systemen (idealerweise SAP), MS Excel und gängigen Kundenportalen.
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und ein kommunikatives Auftreten – insbesondere im Kontakt zu Vertrieb und Customer Service.

Wir bieten

• Attraktives Vergütungspaket mit Sonderzahlungen und tariflichen Zuschlägen nach IGZ (z. B. Feiertags-, Sonntags-, Nacht- und Überstundenzuschläge).
• Langfristige Einsätze mit Option auf Übernahme durch den Einsatzbetrieb.
• Systematische Einarbeitung, Onboarding-Programm und passgenaue Weiterbildungsmöglichkeiten (z. B. Exportrecht, SAP-Trainings, Compliance-Schulungen).
• Abwechslungsreiche Aufgaben in einem regionalen Firmenumfeld mit kurzen Wegen und persönlicher Betreuung in mehreren Sprachen.
• Unterstützung bei beruflicher Weiterentwicklung, transparente Kommunikation und Fair Treatment.

Bewerbung

Fühlen Sie sich angesprochen? Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen inklusive möglichem Eintrittstermin und Ihrer Gehaltsvorstellung – bevorzugt per E-Mail an Jetzt bewerben. Alternativ können Sie uns persönlich im Trio-Office in Heilbronn (Schellengasse 13, 74072 Heilbronn) besuchen. Bei Rückfragen erreichen Sie uns telefonisch unter Jetzt bewerben

Trio Personalmanagement vermittelt sowohl Vollzeit- als auch Teilzeitstellen in Bereichen wie Metall, Maschinenbau, Dienstleistung, Gesundheit, Soziales, Pädagogik, Elektro, Produktion, Fertigung, Verkehr, Logistik, Lager und Verwaltung. Wir arbeiten regional, persönlich, TRIO.

Kontakt

Trio Personalmanagement Bretten GmbH - Heilbronn