Verwaltungsassistenz Empfang & Auftragssachbearbeitung – Leingarten (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Über die Position

Wir von Trio Personalmanagement suchen eine engagierte Verwaltungsassistenz mit Schwerpunkt Empfang und Auftragsbearbeitung für unseren Kundenstandort in Leingarten. Die Stelle ist in Vollzeit (35–40 Stunden/Woche) in Tagesschicht zu besetzen. Sie unterstützen die betrieblichen Abläufe am Standort und sind erste Anlaufstelle für Besucher*innen und interne Anfragen.

Die wesentlichen Arbeitsbedingungen (z. B. Arbeitsort, -zeit und Vergütung) werden transparent und im Einklang mit dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) kommuniziert. Es handelt sich um eine Neubesetzung mit tariflicher Einbindung (IGZ).

Ihre Aufgaben

• Prüfung und sachgerechte Bearbeitung von Auftragsbestätigungen sowie Dokumentation relevanter Vorgänge
• Kontrolle und Weiterleitung von Eingangsrechnungen, Vorprüfungen und Abgleich mit Bestellungen
• Empfang und Betreuung von Gästen: Anmeldung, Ansprechpartner*in sein, Telefonzentrale
• Verwaltung und Pflege allgemeiner Postfächer und Posteingang/-ausgang
• Unterstützung bei der internen Kommunikation und einfachen Korrespondenz in deutscher Sprache
• Sicherer Umgang mit Büro-IT (E-Mail, MS Office, ggf. Warenwirtschaftssysteme)

Optional / nach Einarbeitung (nicht Voraussetzung):

• Mitwirkung bei der sukzessiven Verbesserung von Abläufen im Backoffice
• Unterstützung kleinerer interner Projekte oder Prozesse zur Effizienzsteigerung

Ihr Profil

• Betriebswirtschaftliches Denken und eine strukturierte Arbeitsweise
• Erste berufliche Erfahrung im administrativen Bereich, idealerweise in einem produzierenden Unternehmen
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; einfache Englischkenntnisse (A2) sind ausreichend
• Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen (Outlook, Excel, Word)
• Freundliches Auftreten, Zuverlässigkeit und Serviceorientierung am Empfang
• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung ist wünschenswert, aber nicht zwingend – Quereinsteiger*innen mit passender Erfahrung sind herzlich willkommen

Wir bieten

• Eine faire, leistungsorientierte Vergütung sowie Sonderzahlungen und transparente Abrechnung nach Tarif (IGZ)
• Tarifliche Zuschläge: 100 % Feiertagszulage, 50 % Sonntagszulage, 25 % Nachtzulage und 25 % Überstundenzuschläge
• Langfristige Perspektive mit Option auf Übernahme durch den Kundenbetrieb
• Individuelle, mehrsprachige Betreuung durch unser Team (u. a. Polnisch, Mazedonisch, Serbokroatisch, Türkisch, Italienisch)
• Möglichkeiten zur fachlichen Weiterbildung und persönlichen Entwicklung
• Attraktive Sozialleistungen, flexible Einarbeitung und ein kollegiales Arbeitsumfeld
• Einsätze in Ihrer Nähe und transparente Informationen gemäß AEntG

Bewerbung

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit möglichem Eintrittstermin und Ihrer Gehaltsvorstellung – bevorzugt per E-Mail. Gerne dürfen Sie auch persönlich in unserem Trio-Office in Heilbronn vorsprechen.

Kontakt: Trio Personalmanagement Schellengasse 13, 74072 Heilbronn Telefon: Jetzt bewerbenE-Mail: Jetzt bewerben

Art der Tätigkeit: Neubesetzung Arbeitszeit: Vollzeit (35–40 Std./Woche), Tagesschicht Tarifvertrag: IGZ

Wir freuen uns auf Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichem beruflichen Hintergrund – regional, persönlich, TRIO.

Kontakt

Trio Personalmanagement Bretten GmbH - Heilbronn