Verwaltungskraft für Prüfungskoordination (m/w/d)

Stellenbeschreibung

ZeBuS e.V. ist ein vom BAMF zugelassener gemeinnütziger Kursträger für Sprach- und Integrationskurse und ein telc-lizensiertes Prüfungszentrum.

Bedingt durch die Corona Pandemie konnte sich ZeBuS e.V. auch außerhalb von Präsenzkursen, mit Online Integrations- und Berufssprachkursen auf dem Markt etablieren. Als sozialer und gemeinnütziger Verein, beteiligt sich ZeBuS e.V. auch aktiv an der Gemeinwesen- und Nachbarschaftsarbeit im Neuköllner Richardkiez. 2015 hat ZeBuS e.V. das Projekt "Solidarische Nachbarschaft im Richardkiez- SoliNaR" ins Leben gerufen und konnte damit die Gemeinwesenarbeit noch verstärken.

Ab sofort suchen wir eine Verwaltungkraft für unsere Prüfungskoordination und Kursmeldungen mit 32 Stunden pro Woche, zunächst befristet für 1 Jahr mit Entfristungsoption in Berlin-Neukölln.

Das Aufgabengebiet umfasst folgende Tätigkeiten:

Organisation der Prüfungen DTB, DTZ und Test LiD

- Vorbereitung und Organisation der Prüfungstermine
- Einholung aller wichtigen Unterlagen vor der Prüfungsanmeldung
- Anmeldung und Bestellung der Unterlagen in den Portalen der telc Community und G.A.S.T. und beim BAMF
- Akquise von Prüfer*innen und Aufsichtspersonen
- Kontrolle der eingehenden Prüfungsunterlagen
- Vorbereitung der Unterlagen
- Prüfungsverantwortung am Prüfungstag (Samstagsdienste)
- Nachbereitung in Eigenverantwortung und Versand der Prüfungsunterlagen
- Ansprechperson für unsere Kund* innen, Partner*innen und das BAMF
- Teilnehmendenverwaltung im Prüfungsbereich (u.a. Anmeldung, Anlegen der Teilnehmenden-Akten und – Datensätze)
- Umsetzung und Weiterentwicklung unserer Qualitätsstandards
- sonstige Aufgaben im Bereich des Officemanagements

Verwaltung der Integrationskurse

Dazu gehört:
- Wöchentliche Übermittlung der laufenden und geplanten Kurse über das Kursverwaltungsprogramm Kufer-SQL
- Übersicht der Kursplanung, Anlegen von neuen Kursen
- Kursverschiebungen in Kufer, Information an Teilnehmende, Aktualisierung der Flyer
- Eintragung und Meldung von Lehrkräften und Vertretungen in Integrationskursen an das BAMF
- Meldung von Exkursionen in Integrationskursen an das BAMF
- Enge Zusammenarbeit mit Lehrkräften und Kurs-Koordination

Prüfungsstatistik
- Aktualisierung der Statistik-Tabelle bei Erhalt neuer Prüfungsergebnisse
- Ausstellung und Drucken von Zertifikaten
- Beratung von Teilnehmenden bei Verlust von Zertifikaten, fehlerhafte Zertifikate oder Einspruch

Teilnehmerevaluation-Statistik
- Vorstellung der Statistik für die Teilnehmerevaluation

Du bringst mit:
- eine abgeschlossene Berufsausbildung oder ein Studienabschluss (idealerweise im Bereich der Erwachsenenbildung oder im Bereich Sprachen, mit Berufserfahrung im Bildungs- oder Verwaltungsbereich)
- Du bist fit in den gängigen MS Office Anwendungen
- Du bist ein Organisationstalent und arbeitest strukturiert. Somit behältst du problemlos den Überblick über sämtliche Aufgaben und Prozesse
- Sichere Deutschkenntnisse auf C1-Niveau runden dein Profil ab
- Flexibilität sowie soziale und interkulturelle Kompetenz
- gern Kenntnisse des Kursverwaltungsprogramms Kufer- SQL
- Erfahrung im Bereich Prüfungsanmeldung und -koordination
- Erfahrung und Kenntnisse in der Administration der BAMF-Kurse oder ähnlicher Förderprogramme im Bereich der Erwachsenenbildung wären wünschenswert

Wir bieten:
- Ein kollegiales, interkulturelles Team
- faire Arbeitsbedingungen und gute Bezahlung
- Persönliche Weiterentwicklung durch Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Zuschuss zu einem BVG-Firmenticket (VBB Firmenticket mindestens 10 €/ Deutschlandticket Job 25%)
- Betriebliche Altersvorsorge
- Einarbeitung, die Dich mit einem guten Gefühl bei uns starten lässt
- Wir legen Wert auf ein gutes Miteinander. Ein offenes und
- wertschätzendes Arbeitsumfeld, kurze Entscheidungswege und eine offene Feedbackkultur. Wir legen großen Wert auf gegenseitige Unterstützung und fördern eigenverantwortliches Arbeiten in einem motivierenden Umfeld
- Hauseigene IT-Unterstützung

Wir schätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter und sexueller Orientierung.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbungsunterlagen:
Anschreiben mit Gehaltsvorstellung, Lebenslauf und relevanten Zeugnissen per Mail an: personal(at)zebus-ev.de

Kontakt

ZeBuS e.V.