Delegieren

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Egal, ob in der Politik, in einem Verein oder im Business-Alltag: Eines Tages kommt jeder an den Punkt, an dem er delegieren muss. Aber was ist, delegieren eigentlich und wann sollte man es tun? Dieser Artikel gibt Ihnen eine Übersicht über das Delegieren und die wichtigsten Kompetenzen, die Sie dafür mitbringen sollten.

Was ist Delegation? 

Delegation ist ein wichtiger Begriff in der Arbeitswelt und bezieht sich auf die Übertragung von Verantwortung und Aufgaben von einem Vorgesetzten auf einen Mitarbeiter.

Bei der Delegation geht es darum, die Verantwortung für eine Aufgabe oder Entscheidung an eine andere Person zu übertragen, während der Vorgesetzte weiterhin die Verantwortung für das Ergebnis behält. 

Delegation kann in verschiedenen Situationen angewendet werden, wie bei der Übertragung von Verantwortungsbereichen, der Delegation von Aufgaben oder der Übertragung von Entscheidungsbefugnissen.

Delegation ist ein wichtiger Bestandteil der effektiven Führung und kann dazu beitragen, dass Mitarbeiter wertvolle Erfahrungen sammeln und ihre Fähigkeiten verbessern, während Arbeitgeber ihre Zeit und Ressourcen besser nutzen können.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Delegation sorgfältig geplant und durchgeführt werden muss, um die Vorteile zu maximieren und die Risiken und Nachteile zu minimieren.

Warum ist Delegation wichtig?

Vorteile von Delegation für Arbeitgeber

Delegation ist ein wichtiger Teil der effektiven Führung und hat viele Vorteile für Arbeitgeber.

Hier sind einige der wichtigsten:

• Zeitersparnis: Durch Delegation können Arbeitgeber ihre Zeit besser nutzen und sich auf strategische Aufgaben konzentrieren, anstatt sich mit operativen Details zu beschäftigen.

• Effizienzsteigerung: Wenn Aufgaben delegiert werden, können sie schneller und effizienter erledigt werden, da die Verantwortung auf mehrere Personen verteilt wird.

• Mitarbeiterentwicklung: Durch die Delegation von Aufgaben können Mitarbeiter wertvolle Erfahrungen sammeln und ihre Fähigkeiten verbessern, was zu einer höheren Motivation und Produktivität führen kann.

• Risikominderung: Wenn Arbeitgeber ihre Verantwortungsbereiche delegieren, können sie das Risiko von Fehlern und Ausfällen reduzieren, da mehrere Personen an der Aufgabe arbeiten.

• Flexibilität: Durch die Delegation von Aufgaben können Arbeitgeber flexibler auf Veränderungen reagieren und ihre Ressourcen besser nutzen.

Vorteile von Delegation für Arbeitnehmer

Delegation hat nicht nur Vorteile für Arbeitgeber, sondern auch für Arbeitnehmer.

Hier sind einige der wichtigsten:

• Karriereentwicklung: Durch die Delegation von Aufgaben können Mitarbeiter wertvolle Erfahrungen sammeln und ihre Fähigkeiten verbessern, was zu einer höheren Motivation und Produktivität führen kann. Dies kann auch ihre Karriereentwicklung fördern.

• Verantwortung: Wenn Aufgaben delegiert werden, können Mitarbeiter mehr Verantwortung übernehmen und das Vertrauen ihrer Vorgesetzten gewinnen. Dadurch können sie sich als wertvolle Mitarbeiter profilieren und ihre Karriere vorantreiben.

• Lernen von anderen: Durch die Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern und die Delegation von Aufgaben können Mitarbeiter von den Erfahrungen und Fähigkeiten anderer lernen und ihr Wissen erweitern.

• Arbeitszufriedenheit: Wenn Mitarbeiter in die Entscheidungsfindung und Planung einbezogen werden und Verantwortung übernehmen können, führt dies zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und Motivation.

Risiken und Nachteile von Delegation

Obwohl Delegation viele Vorteile hat, gibt es auch Risiken und Nachteile, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer berücksichtigen sollten.

Hier sind einige der wichtigsten:

• Kontrollverlust: Wenn Aufgaben delegiert werden, kann dies zu einem Verlust der Kontrolle führen, da der Arbeitgeber nicht mehr direkt an der Aufgabe beteiligt ist.

• Qualitätsprobleme: Wenn die Delegation nicht sorgfältig geplant und durchgeführt wird, kann dies zu Qualitätsproblemen führen, da die Verantwortung auf Personen übertragen wird, die möglicherweise nicht über die erforderlichen Fähigkeiten oder Ressourcen verfügen.

• Konflikte: Wenn die Delegation nicht klar kommuniziert wird, kann dies zu Konflikten führen, da die Erwartungen nicht erfüllt werden oder die Verantwortung nicht klar verteilt ist.

• Vertrauensprobleme: Wenn die Delegation nicht auf Vertrauen und Respekt basiert, kann dies zu Problemen führen, da Mitarbeiter das Gefühl haben können, dass ihre Arbeitgeber ihnen nicht vertrauen oder sie nicht respektieren.

Wie wird effektiv delegiert? 

Delegieren ist eine wichtige Fähigkeit für Führungskräfte. Es bedeutet, dass Sie Verantwortung an Ihr Team übertragen und Aufgaben an Personen delegieren, die sie erfolgreich abschließen können. Durch die Implementierung eines effektiven Delegationsverfahrens können Sie den Arbeitsablauf optimieren und die Produktivität steigern.

Hier sind sechs wichtige Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie delegieren:

Klare Anweisungen geben

Wenn Sie etwas delegieren, müssen Sie den anderen deutlich machen, was von ihnen erwartet wird. Geben Sie ihnen alle notwendigen Informationen über den Umfang und den Zweck der Aufgabe sowie über die erwarteten Ergebnisse. Stellen Sie sicher, dass Sie das Ergebnis verstehen und alle Fragen beantwortet haben.

Zuweisen der richtigen Aufgaben

Überprüfen Sie das Können und den Hintergrund des Teams und weisen Sie die entsprechende Aufgabe zu. Wenn möglich, geben Sie jedem Teammitglied mehrere Aufgabengebiete zur Auswahl oder lassen sie selbst entscheiden, welche Aufgabe am bestens geeignet ist. Dies hilft dem Teammitglied beim Lernprozess und stärkt auch das Vertrauensverhältnis zwischen Ihnen beiden.

Richtige Zeitplanung

Legen Sie einen realistischen Zeitrahmen fest, in dem die Aufgabe abgeschlossen werden muss. Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihr Teammitglied in kürzester Zeit alles erledigen kann – stattdessen bitten Sie es um regelmäßige Updates über den Fortschritt der Aufgabenerledigung. Dadurch bleibt auch Ihr Plan immer auf dem Laufenden und es gibt keine Verspätung im Arbeitsablauf.

Bewertung des Teams

Überprüfen und beurteilen Sie regelmäßig den Fortschritt des Teams bei der Erledigung von Aufgaben oder Projekten. Verbringen Sie direkte Zeit mit jedem Teammitglied und versuchen Sie herauszubekommen, ob sie Unterstützung benötigen oder nicht – dies hilft beim effizienteren Arbeiten.

Feedback geben

Biete deinem Team regelmäßiges Feedback an – positive sowie negative konstruktive Kritik, um sicherzustellen, dass es genau weiß, was gut lief und was verbessert werden kann. Dieser Schritt ist besonders wichtig – dadurch kann man nicht nur Fehler sowohl frühzeitiger als auch effizienter behandeln, sondern stellt auch einen positiven Rahmen für ein produktives Arbeitsumfeld her.

Belohnungssystem

Setzen Sie ein Belohnungssystem ein, um Ihrem Team Motivation zu verleihen. Dies kann in Form von Gehaltserhöhungen, Bonuszahlungen oder Sonderurlauben sein. Wichtig ist, dass die Belohnungen an die Leistung des Teams gekoppelt sind und nicht einfach nur verteilt werden. Auf diese Weise fühlt sich das Team wirklich anerkannt und motiviert. 

Wann sollte man delegieren?

Egal, ob man ein Unternehmen führt oder ein Team leitet, Delegieren ist eine wichtige Fähigkeit. Doch wann ist der richtige Zeitpunkt, um die Verantwortung zu teilen?

Hier sind ein paar Dinge zu berücksichtigen:

Wenn Sie überfordert sind

Jeder hat nur 24 Stunden am Tag und manchmal reicht das nicht aus, um alles erledigen zu können. Wenn Sie feststellen, dass Ihnen die nötige Zeit fehlt, um alle Aufgaben selbst zu erledigen, sollten Sie delegieren. Es ist besser, jemandem anderen die Verantwortung zu übertragen, als seinen Job schlecht auszuführen.

Wenn Sie etwas Neues lernen möchten

Wenn Sie beispielsweise in einer neuen Rolle sind und etwas mehr über das Geschäft lernen möchten, können Sie bestimmte Aufgaben an jemand anderen delegieren und ihn bitten, Ihnen regelmäßig Berichte zu senden. Auf diese Weise verschaffen Sie sich Einblick in Prozesse, ohne selbst direkt involviert zu sein.

Wenn Ihr Team wächst

Mit dem Wachstum des Teams wird es immer schwieriger, alle Aufgaben unter Kontrolle zu halten und gleichzeitig die Motivation des Teams hochzuhalten. In solchen Situationen hat es viel Sinn, Aufgaben an qualifizierte Mitarbeiter zu delegieren.

Wenn Sie mehr Zeit benötigen für strategische Entscheidungsfindung oder Planung

Als Führungskraft müssen Sie oft strategisch denken und Entscheidung treffen – was viel Zeit in Anspruch nehmen kann – aber gleichzeitig sollten operativen Aufgabengebiete nicht vernachlässigt werden. Und hier kommt das Delegieren ins Spiel: Indem Sie routinemäßige Aufgabengebiete an qualifizierte Mitarbeiter delegieren, können Sie mehr Zeit für strategische Themen freischaufeln und so effektiv arbeitende Abläufe schaffen, ohne dabei den Überblick zu verlieren oder Kontrolle abzugeben. 

Welche Kompetenzen sind für das Delegieren erforderlich? 

Delegieren ist eine wesentliche Fähigkeit, die jede Führungskraft haben muss. Es ist eine kritische Kompetenz, die viele Führungskräfte sorgfältig erlernen müssen, um effektiv zu sein. Wenn Sie in der Lage sind, Aufgaben zu delegieren, können Sie Ihre Arbeit effizienter und produktiver machen. Aber um dies zu tun, müssen Sie bestimmte Kompetenzen besitzen, um das Delegieren effektiv zu handhaben.

Hier sind einige wichtige Kompetenzen, die für das erfolgreiche Delegieren erforderlich sind:

Vertrauensbildung

Eine Grundvoraussetzung für das Delegieren ist ein gegenseitiges Vertrauensverhältnis mit den Mitarbeitern. Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Ansprüche an die Vertrauensbildung und es liegt an Ihnen als Führungskraft, diese Anforderungen zu verstehen und dementsprechend Entscheidungen zu treffen.

Kommunikation

Eine weitere wichtige Kompetenz beim Delegieren ist die Fähigkeit, klar und präzise Informationen weiterzugeben. Als Führungskraft müssen Sie in der Lage sein, Ihre Ideen und Ziele auf eine Weise zu kommunizieren, sodass alle Beteiligten sich angesprochen fühlen und ihre Rolle im Prozess verstehen.

Organisationsfähigkeit

Um Aufgaben effizient delegieren zu können, müssen Sie in der Lage sein, Prioritäten festzulegen und Ressourcen so zuzuteilen, dass alle Aufgabenelemente rechtzeitig abgeschlossen werden können. Dies erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent von Ihnen als Führungskraft.

Entscheidungsfähigkeit

Um effektiv delegieren zu können, müssen Sie Entscheidungskompetenz entwickeln und lernen, wann es angemessen ist, Entscheidungsmacht an andere abzugeben oder aufzubewahren. Dies setzt voraus, dass Sie über den Prozess des Denkens nachdenken und sorgfältige Urteile fällen können.

Führungskompetenz

Es geht bei der Delegation auch darum, andere Menschen motivieren zu können und ihnen beizubringen, erfolgreich mit Herausforderung und ihrem Verantwortungsbereich umzugehen. Um Mitarbeiter motivieren und richtig leiten zu können, benötigen Sie starke Führungskompetenz.

Fazit: Delegieren ist eine wertvolle Fähigkeit im Business-Alltag

Delegieren ist eine wertvolle Fähigkeit im Business-Alltag und wird immer wichtiger mit dem Wachstum des Teams oder Unternehmens sowie der Komplexität der Projekte/Abläufe. Es ermöglicht Ihnen als Führungskraft mehr Zeit für strategische Planung und Entscheidungsfindung ohne dabei Kontrolle abgeben zu müssen – so können Sie effizienter arbeitende Abläufe schaffen und gleichzeitig mehr Erfahrung sammeln sowie Ihre Mitarbeiter stetig weiter bringen!