Microsoft Teams Meeting erstellen

06.04.2023 Lesezeit: ~10 Min. Arbeitstag

Sie möchten Meetings in Microsoft Teams erstellen und anpassen? Dann sind Sie hier genau richtig! Wir zeigen Ihnen, wie Sie Teilnehmer einladen und Funktionen nutzen können, um Ihr perfektes Meeting zu erstellen.

Außerdem lernen Sie die Vorteile von Microsoft Teams für Meetings kennen und warum es der perfekte Ort ist, um virtuelle Meetings abzuhalten. Mit unserer Anleitung schaffen Sie das im Handumdrehen – also schauen Sie vorbei und finden Sie heraus, wie einfach das ist!

Für weitere Einzelheiten und inspirierende Ideen zum Organisieren und Leiten von Meetings, besuchen Sie unseren detaillierten Leitfaden.

Warum ist Microsoft Teams für Meetings geeignet?

Microsoft Teams ist für Meetings geeignet, weil es eine umfassende Plattform für die Zusammenarbeit und Kommunikation von Teams bietet.

Es ermöglicht Video- und Audioanrufe, Bildschirmfreigaben, Chat und Dateifreigaben in Echtzeit. Teams können auch virtuelle Meetings planen, die von jedem Ort aus zugänglich sind, und Teilnehmer können sich über verschiedene Geräte wie Desktop-Computer, Tablets oder Mobiltelefone einwählen.

Teams bietet auch Funktionen wie Live-Untertitelung und die Möglichkeit, Aufzeichnungen von Meetings zu speichern und später anzusehen. Ebenso integriert es nahtlos mit anderen Microsoft-Produkten wie Outlook und SharePoint, um die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zu erleichtern.

Meeting in Microsoft Teams erstellen

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Ein Microsoft Teams Meeting erstellen und starten:

Öffnen Sie die Microsoft Teams App auf Ihrem Desktop, Mobilgerät oder im Webbrowser und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an.
Klicken oder tippen Sie in der linken Seitenleiste auf „Kalender“.
Klicken oder tippen Sie in der oberen rechten Ecke des Kalenders auf „Neue Besprechung“ oder wählen Sie ein freies Zeitfenster direkt im Kalender aus.
Geben Sie im daraufhin erscheinenden Fenster einen Titel für Ihr Meeting ein.
Wählen Sie Datum und Uhrzeit für den Beginn des Meetings und legen Sie die Dauer fest.
Fügen Sie Teilnehmer hinzu, indem Sie ihre Namen oder E-Mail-Adressen im Feld „Eingeladene Personen“ eingeben. Microsoft Teams schlägt Ihnen basierend auf Ihren Kontakten und der Organisationsstruktur passende Personen vor.
Optional können Sie im Feld „Ort“ einen physischen Raum oder eine digitale Besprechungsadresse hinzufügen.
Verfassen Sie in der Sektion „Details“ eine kurze Agenda oder Beschreibung des Meetings, um den Teilnehmern einen Überblick über die Inhalte und Ziele des Meetings zu geben.
Klicken oder tippen Sie auf „Besprechungsoptionen“, um weitere Einstellungen anzupassen, wie die Wartezeit für Teilnehmer, die Möglichkeit zum Aufzeichnen des Meetings oder die Auswahl eines Moderators.
Klicken oder tippen Sie auf „Speichern“, um die Besprechung zu erstellen. Die eingeladenen Teilnehmer erhalten automatisch eine E-Mail-Einladung mit den Meeting-Details und einem Link zum Beitritt.
Um das Meeting zu starten, navigieren Sie zum geplanten Zeitpunkt zurück zu Ihrem Kalender in Microsoft Teams und klicken oder tippen Sie auf das geplante Meeting.
Klicken oder tippen Sie auf „Teilnehmen“, um dem Meeting beizutreten. Überprüfen Sie vor dem Beitritt Ihre Kamera- und Mikrofoneinstellungen, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert.
Klicken oder tippen Sie auf „Jetzt teilnehmen“, um das Meeting zu starten. Die anderen Teilnehmer können nun ebenfalls beitreten, und Ihr Microsoft Teams Meeting ist erfolgreich erstellt und gestartet.

Voraussetzungen für die Nutzung von Microsoft Teams

Microsoft-Konto erstellen oder anmelden

Um Microsoft Teams für Ihre Meetings zu nutzen, benötigen Sie zunächst ein Microsoft-Konto. Falls Sie noch kein Konto besitzen, können Sie auf der Microsoft-Website einen kostenlosen Account erstellen. Geben Sie einfach Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort ein und folgen Sie den Anweisungen.

Falls Sie bereits ein Konto haben, etwa für Microsoft Office 365 oder Outlook, können Sie sich mit diesen Anmeldedaten direkt bei Microsoft Teams anmelden. Damit ist der erste Schritt getan, um von den vielfältigen Funktionen der Plattform zu profitieren.

Installation der Microsoft Teams App (Desktop oder Mobile)

Microsoft Teams ist sowohl für Desktop- als auch für Mobilgeräte verfügbar. Laden Sie die passende App für Ihr Betriebssystem von der offiziellen Microsoft-Website oder aus dem jeweiligen App-Store herunter. Die Installation ist in wenigen Schritten abgeschlossen, und Sie können sich anschließend mit Ihrem Microsoft-Konto anmelden.

Beachten Sie, dass es auch möglich ist, Microsoft Teams über Ihren Webbrowser zu nutzen, jedoch stehen Ihnen in der Browser-Version möglicherweise nicht alle Funktionen zur Verfügung.

Systemanforderungen und unterstützte Plattformen

Um Microsoft Teams reibungslos nutzen zu können, sollten Sie die Systemanforderungen und unterstützten Plattformen beachten. Teams ist kompatibel mit Windows, macOS, Linux, Android und iOS.

Für die Desktop-Version benötigen Sie mindestens Windows 7, macOS 10.11 oder eine der unterstützten Linux-Distributionen.
Bei Mobilgeräten ist Android 5.0 oder höher bzw. iOS 11.0 oder höher erforderlich.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr Gerät über ausreichend Arbeitsspeicher und Festplattenspeicher verfügt, um eine optimale Leistung zu gewährleisten. Die genauen Systemanforderungen finden Sie auf der Microsoft Teams-Website.

Die Microsoft Teams-Oberfläche kennenlernen

Übersicht der Hauptbereiche

Aktivität, Chat, Teams, Kalender und Anrufe Microsoft Teams ist in mehrere Hauptbereiche unterteilt, die Ihnen helfen, den Überblick über Ihre Kommunikation und Zusammenarbeit zu behalten. Im Bereich „Aktivität“ finden Sie Benachrichtigungen und Updates zu Ihren Chats, Teams, Kanälen und mehr.

Im „Chat“ können Sie private oder Gruppenunterhaltungen führen und Dateien oder Links teilen. „Teams“ ermöglicht Ihnen, verschiedene Teams und Kanäle zu verwalten, in denen Sie gemeinsam an Projekten arbeiten.

Der „Kalender“ bietet eine Übersicht über Ihre geplanten Meetings, an denen Sie teilnehmen oder die Sie selbst erstellt haben. Im Bereich „Anrufe“ können Sie sowohl Audio- als auch Videoanrufe tätigen und entgegennehmen. Die Navigation zwischen diesen Bereichen ist einfach und intuitiv, sodass Sie schnell auf die gewünschten Funktionen zugreifen können.

Schneller Zugriff auf Einstellungen und Profil

In Microsoft Teams ist es wichtig, Ihre persönlichen Einstellungen und Ihr Profil zu verwalten, um eine optimale Nutzung der Plattform sicherzustellen. Klicken oder tippen Sie in der oberen rechten Ecke auf Ihr Profilbild, um auf die Einstellungen und Ihr Profil zuzugreifen.

Hier können Sie Ihre persönlichen Informationen, wie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Profilbild, ändern. Außerdem können Sie Ihre Audio- und Videoeinstellungen anpassen, Benachrichtigungen verwalten und allgemeine Teams-Einstellungen vornehmen.

Nehmen Sie sich Zeit, um diese Einstellungen zu optimieren, damit Sie in Meetings und im täglichen Gebrauch bestmöglich von Microsoft Teams profitieren können.

Ein Microsoft Teams Meeting planen

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Meetings im Kalender

Die Planung eines Microsoft Teams Meetings ist unkompliziert und erfordert nur wenige Schritte. Öffnen Sie zunächst den Kalender in Teams, indem Sie auf der linken Seitenleiste auf „Kalender“ klicken. Anschließend klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf „Neue Besprechung“ oder wählen ein freies Zeitfenster im Kalender aus.

Geben Sie im nächsten Schritt die Details Ihres Meetings ein, wie Titel, Datum, Uhrzeit und Dauer. Fügen Sie die Teilnehmer hinzu und passen Sie die Besprechungsoptionen an. Sobald Sie alle erforderlichen Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf „Speichern“, um das Meeting zu erstellen.

Die eingeladenen Teilnehmer erhalten daraufhin eine E-Mail-Einladung mit den Details zum Meeting und einem Link zum Beitritt.

Titel, Datum, Uhrzeit und Dauer des Meetings festlegen

Während des Planungsprozesses ist es wichtig, einen aussagekräftigen Titel für Ihr Meeting festzulegen, der den Teilnehmern einen klaren Hinweis auf den Inhalt und das Ziel des Meetings gibt.

Achten Sie darauf, ein passendes Datum und eine geeignete Uhrzeit zu wählen, die für alle Teilnehmer machbar sind. Berücksichtigen Sie dabei auch mögliche Zeitverschiebungen, wenn Sie mit internationalen Kollegen oder Kunden arbeiten.

Legen Sie außerdem die Dauer des Meetings fest, um den Teilnehmern einen Überblick über die zu erwartende Zeitspanne zu geben. Dies hilft Ihnen und den Teilnehmern, die Agenda effektiv zu strukturieren und die Zeit sinnvoll zu nutzen.

Teilnehmer einladen und Besprechungsoptionen anpassen

Nachdem Sie die grundlegenden Informationen eingegeben haben, ist es an der Zeit, die Teilnehmer einzuladen. Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der gewünschten Teilnehmer in das Feld „Eingeladene Personen“ ein.

Microsoft Teams schlägt Ihnen basierend auf Ihren Kontakten und Ihrer Organisationsstruktur passende Personen vor. Sie können auch externe Teilnehmer einladen, indem Sie deren E-Mail-Adresse eingeben. Klicken Sie auf „Besprechungsoptionen“, um weitere Einstellungen anzupassen, wie, wer im Meeting sprechen oder den Bildschirm teilen darf, oder ob Teilnehmer in einem virtuellen Warteraum warten müssen, bevor sie beitreten können.

Passen Sie diese Optionen an, um ein reibungsloses und effektives Meeting zu gewährleisten.

Hinzufügen von Agenda, Dateien und Notizen

Ein gut geplantes Meeting sollte eine klare Agenda und relevante Materialien enthalten. Fügen Sie im Bereich „Details“ eine kurze Agenda oder Beschreibung des Meetings hinzu, um den Teilnehmern einen Überblick über die zu besprechenden Themen und Ziele zu geben.

Sie können auch Dateien, wie Präsentationen, Dokumente oder Tabellen, an das Meeting anhängen, sodass alle Teilnehmer im Voraus darauf zugreifen können.

Teilnehmer zu einem Meeting in Microsoft Teams einladen

Um Teilnehmer zu einem Meeting in Microsoft Teams einzuladen, folgen Sie diesen Schritten:

Öffnen Sie den Kalender in Microsoft Teams.
Klicken Sie auf „Neues Meeting planen“.
Geben Sie den Namen des Meetings, den Ort und die Zeit ein.
Klicken Sie auf „Teilnehmer hinzufügen“.
Geben Sie die E-Mail-Adressen der Teilnehmer ein oder wählen Sie sie aus Ihrer Kontaktliste aus.
Klicken Sie auf „Senden“, um die Einladung an die Teilnehmer zu senden.

Alternativ können Sie auch während eines laufenden Chats oder Anrufs in Teams ein Meeting planen und Teilnehmer hinzufügen, indem Sie auf das Kalendersymbol klicken und die oben genannten Schritte ausführen.

Die Teilnehmer erhalten dann eine E-Mail-Einladung mit einem Link zum Meeting, den sie anklicken können, um dem Meeting beizutreten. Wenn sie Microsoft Teams noch nicht installiert haben, werden sie aufgefordert, es herunterzuladen und zu installieren, bevor sie dem Meeting beitreten können.

Vorteile von Microsoft Teams für Meetings

Microsoft Teams bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Meetings, darunter:

Flexibilität: Microsoft Teams ermöglicht es Benutzern, von überall aus an Meetings teilzunehmen, sei es von zu Hause aus, unterwegs oder im Büro.
Einfache Zusammenarbeit: Teams können mühelos zusammenarbeiten, indem sie während des Meetings Dateien, Notizen und andere Informationen teilen.
Effektive Kommunikation: Microsoft Teams bietet eine Vielzahl von Kommunikationsfunktionen, einschließlich Video- und Audioanrufen, Chat und Bildschirmfreigabe, die es den Teilnehmern ermöglichen, effektiv zu kommunizieren und zu interagieren.
Sicherheit: Microsoft Teams bietet eine hohe Sicherheit für Meetings, einschließlich Verschlüsselung und Authentifizierung, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Teilnehmer auf das Meeting zugreifen können.
Integration: Microsoft Teams ist nahtlos in andere Microsoft-Produkte integriert, wie Outlook und SharePoint, was es den Benutzern erleichtert, Meetings zu planen und Informationen auszutauschen.
Aufzeichnung: Teams ermöglicht es Benutzern, Meetings aufzuzeichnen, um später darauf zurückzugreifen oder sie mit anderen zu teilen.
Barrierefreiheit: Microsoft Teams bietet Funktionen wie Live-Untertitelung und Übersetzung, um Meetings für alle Teilnehmer zugänglicher zu machen, unabhängig von ihren Sprach- oder Hörbedürfnissen.

Insgesamt bietet Microsoft Teams eine umfassende Plattform für die Zusammenarbeit und Kommunikation von Teams, die speziell für Meetings optimiert ist.

Funktionen, die Microsoft Teams während des Meetings bietet

Microsoft Teams bietet während des Meetings eine Vielzahl von Funktionen an, die die Zusammenarbeit und Kommunikation von Teams erleichtern. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen:

Video- und Audioanrufe: Microsoft Teams ermöglicht es den Teilnehmern, Video- und Audioanrufe während des Meetings zu tätigen, um effektiv zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.
Bildschirmfreigabe: Teilnehmer können ihren Bildschirm während des Meetings freigeben, um anderen Teilnehmern zu zeigen, was sie sehen oder um gemeinsam an Dokumenten oder Präsentationen zu arbeiten.
Chat: Teilnehmer können während des Meetings über den Chat kommunizieren, um Fragen zu stellen, Ideen auszutauschen oder Feedback zu geben.
Live-Untertitelung: Microsoft Teams bietet eine Live-Untertitelungsfunktion, die es Teilnehmern erleichtert, das Gesprochene zu verstehen, insbesondere für Personen mit Hörbeeinträchtigungen oder in lauten Umgebungen.
Aufzeichnung: Teams ermöglicht es Benutzern, Meetings aufzuzeichnen, um später darauf zurückzugreifen oder sie mit anderen zu teilen.
Whiteboard: Teams bietet ein digitales Whiteboard, auf dem Teilnehmer gemeinsam zeichnen, schreiben oder Notizen machen können.
Reaktionen: Teilnehmer können während des Meetings auf einfache Weise mit Reaktionen wie Daumen hoch oder Daumen runter auf das Gesagte reagieren.
Hintergrundeffekte: Teams bietet eine Vielzahl von Hintergrundeffekten, die Teilnehmer während des Meetings verwenden können, um ihre Umgebung zu verschönern oder ihre Privatsphäre zu schützen.
Teilnehmerverwaltung: Der Organisator des Meetings kann die Teilnehmer während des Meetings verwalten, indem er sie stummschaltet oder entfernt, um sicherzustellen, dass das Meeting reibungslos verläuft.

Insgesamt bietet Microsoft Teams während des Meetings eine umfassende Palette von Funktionen, die die Zusammenarbeit und Kommunikation von Teams erleichtern.

Fazit: Warum ist Microsoft Teams der perfekte Ort, um virtuelle Meetings abzuhalten?

Microsoft Teams ist der perfekte Ort, um virtuelle Meetings abzuhalten, weil es eine umfassende Plattform für die Zusammenarbeit und Kommunikation von Teams bietet. Es ermöglicht es Benutzern, von überall aus an Meetings teilzunehmen und bietet eine Vielzahl von Funktionen, um die Zusammenarbeit während des Meetings zu erleichtern.

Dazu gehören Video- und Audioanrufe, Bildschirmfreigabe, Chat, Live-Untertitelung, Aufzeichnung und vieles mehr. Teams ist auch nahtlos in andere Microsoft-Produkte integriert, wie Outlook und SharePoint, was es den Benutzern erleichtert, Meetings zu planen und Informationen auszutauschen.

Ebenso bietet Teams eine hohe Sicherheit, einschließlich Verschlüsselung und Authentifizierung, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Teilnehmer auf das Meeting zugreifen können. Insgesamt ist Microsoft Teams eine umfassende und benutzerfreundliche Plattform, die speziell für virtuelle Meetings optimiert ist und es Teams ermöglicht, effektiv zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren, unabhängig von ihrem Standort.