Wie meldet man sich am Telefon?

12.10.2023 Lesezeit: ~4 Min. Arbeitstag

Eine professionelle Telefonetikette ist von großer Bedeutung, um einen positiven Eindruck am Telefon zu hinterlassen. Es spielt eine wichtige Rolle in der Geschäftswelt und kann den Unterschied zwischen einer erfolgreichen Kommunikation und einer verpatzten Gelegenheit ausmachen.

In diesem Artikel erhalten Sie eine Anleitung, wie Sie sich korrekt am Telefon melden und Ihre Telefonetikette verbessern können.

Warum ist die richtige Telefonetikette wichtig?

Der erste Eindruck am Telefon kann entscheidend sein. Indem Sie sich angemessen am Telefon melden, zeigen Sie Professionalität und Kundenorientierung. Eine schlechte Telefonetikette kann sich negativ auf Ihr Unternehmen auswirken und potenzielle Kunden abschrecken. Es ist daher wichtig, die Telefonetikette ernst zu nehmen und sich bewusst darum zu kümmern.

Vorbereitung vor dem Telefonat

Bevor Sie einen Anruf entgegennehmen, ist es wichtig, sich angemessen vorzubereiten. Finden Sie einen ruhigen Ort, an dem Sie ungestört telefonieren können. Minimieren Sie Hintergrundgeräusche, um eine klare Kommunikation zu gewährleisten. Halten Sie einen Notizblock und einen Stift bereit, um wichtige Informationen festzuhalten, die während des Gesprächs relevant sein könnten.

Grundlagen der Telefonetikette

Bei der richtigen Telefonetikette geht es nicht nur um das Melden, sondern auch um andere Aspekte während des Gesprächs. Achten Sie auf die Lautstärke und den Tonfall Ihrer Stimme. Seien Sie freundlich und professionell in der Sprache, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Zeigen Sie durch aktives Zuhören, dass Sie aufmerksam sind und dem Anrufer Ihre volle Aufmerksamkeit schenken. Verwenden Sie den Namen des Anrufers, um eine persönliche Atmosphäre zu schaffen.

Die richtige Telefonbegrüßung

Die Begrüßung am Telefon ist entscheidend für den Gesamteindruck. Vermeiden Sie unpersönliche Floskeln wie „Hallo“ oder „Ja bitte“.

Betonen Sie stattdessen Ihren Firmen- oder Abteilungsnamen, um zu signalisieren, dass Sie professionell sind. Wählen Sie eine angemessene Begrüßungsformel je nach Kontext.

Beispiel:

Guten Tag, hier ist [Ihr Name] von [Firmenname]. Wie kann ich Ihnen behilflich sein?

Den Anrufer identifizieren und die Absicht klären

Um effektiv am Telefon zu kommunizieren, stellen Sie Fragen, um den Anrufer zu identifizieren. Fragen Sie nach dem Namen und der Firma des Anrufers, falls erforderlich. Zeigen Sie Interesse an seinem Anliegen und bitten Sie höflich darum, dass er sein Anliegen schildert. Signalisieren Sie, dass Sie bereit sind, weiterzuhelfen und Lösungen anzubieten.

Beispiel:

Vielen Dank für Ihren Anruf. Mein Name ist [Ihr Name]. Könnten Sie mir bitte Ihren Namen und den Grund Ihres Anrufs mitteilen?

Eine klare und verständliche Kommunikation gewährleisten

Um Missverständnisse zu vermeiden, vermeiden Sie Fachjargon und verwirrende Ausdrücke. Passen Sie Ihre Sprache an das Verständnisniveau des Anrufers an und erklären Sie gegebenenfalls komplexe Themen einfach und verständlich. Um sicherzustellen, dass Sie das Anliegen des Anrufers richtig verstanden haben, sollten Sie das Anliegen des Anrufers zusammenfassen.

Beispiel:

Wenn ich Sie richtig verstanden habe, haben Sie Fragen zu unserem neuesten Produkt. Lassen Sie mich das kurz für Sie zusammenfassen und sehen, ob ich alle Ihre Punkte richtig erfasst habe.

Wichtige Telefonetikette-Regeln während des Gesprächs

Behalten Sie Geduld und Höflichkeit, auch bei schwierigen Gesprächen. Wenn Sie den Anrufer warten lassen müssen, bieten Sie eine Rückrufoption an. Nehmen Sie persönliche Notizen, um Rückfragen oder weitere Schritte zu erleichtern. Halten Sie das Gespräch professionell und können Sie dem Anrufer bei Bedarf auch Beispiele oder zusätzliche Informationen geben.

Beispiel:

Ich verstehe, dass dies frustrierend für Sie sein kann. Wenn es Ihnen recht ist, würde ich gerne kurz recherchieren und Ihnen dann alle benötigten Informationen bereitstellen. Würden Sie lieber warten oder sollen wir Sie zurückrufen?

Das Telefongespräch abschließen

Verabschieden Sie sich höflich und verwenden Sie eine angemessene Schlussformel, wie zum Beispiel:

Vielen Dank für Ihren Anruf. Wenn Sie weitere Fragen haben, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Klären Sie, ob weitere Schritte, Rückrufe oder Termine erforderlich sind, und vereinbaren Sie diese gegebenenfalls.

Fazit

Die richtige Telefonetikette ist entscheidend, um beruflichen Erfolg zu erzielen. Indem Sie sich angemessen am Telefon melden und sich an die grundlegenden Regeln der Telefonetikette halten, können Sie einen positiven Eindruck hinterlassen und eine professionelle Geschäftsbeziehung aufbauen.

Denken Sie immer daran, dass jedes Telefonat eine Chance ist, um Ihr Unternehmen zu repräsentieren und Kunden zu gewinnen oder zu binden. Verbessern Sie Ihre Telefonetikette Schritt für Schritt und nehmen Sie sich die Zeit, um in die Details der Kommunikation am Telefon zu investieren.

Häufig gestellte Fragen und Antworten

Was tun, wenn man den Anruf nicht entgegennehmen kann?

Möglichkeit der Weiterleitung an eine Kollegin oder einen Kollegen, die den Anruf annehmen können. Bieten Sie eine Rückrufoption oder alternative Kontaktmethoden (z. B. E-Mail) während der Mailbox-Ansage an.

Wie geht man mit unhöflichen oder aufgebrachten Anrufern um?

Bewahren Sie stets Höflichkeit und bleiben Sie ruhig. Versuchen Sie, das Problem zu verstehen und suchen Sie nach Lösungen. Schalten Sie einen Vorgesetzten ein, falls die Situation außer Kontrolle gerät.

Gibt es Unterschiede in der Telefonetikette für verschiedene Branchen?

Ja, in einigen Branchen kann die Telefonetikette spezifische Anforderungen haben. Informieren Sie sich über branchenspezifische Telefonverhalten oder spezielle Begrüßungsformeln, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.