Telefonieren im Geschäftsleben

27.09.2023 Lesezeit: ~4 Min. Arbeitstag

In der heutigen Geschäftswelt ist es unerlässlich, am Telefon ein korrektes Verhalten an den Tag zu legen. Ihre Kommunikation am Telefon kann über den Erfolg oder Misserfolg einer geschäftlichen Beziehung entscheiden.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Anrufe in einem geschäftlichen Kontext richtig annehmen und sich dabei professionell verhalten können.

Grundlagen des Telefonierens im Geschäftsumfeld

Um erfolgreich mit Kunden, Kollegen oder Geschäftspartnern zu kommunizieren, müssen bestimmte Grundlagen des Telefonierens beherrscht werden.

Einige wichtige Aspekte sind:

Sachlichkeit und Professionalität: Sprechen Sie in einem sachlichen Ton und vermitteln Sie Professionalität. Vermeiden Sie umgangssprachliche Ausdrücke oder eine zu informelle Sprache.
Freundlichkeit und Höflichkeit: Seien Sie stets höflich und freundlich am Telefon. Zeigen Sie Interesse an Ihren Gesprächspartnern und behandeln Sie sie respektvoll.
Klarheit und Verständlichkeit: Achten Sie darauf, Ihre Aussagen klar und verständlich zu formulieren. Sprechen Sie deutlich und nehmen Sie sich Zeit, um sicherzustellen, dass Ihr Gesprächspartner Ihre Informationen richtig verstanden hat.

Vorbereitung auf Telefonate

Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel zu erfolgreichen Telefonaten.

Beachten Sie dabei folgende Punkte:

Einsatz eines professionellen Tones und Sprachstils: Passen Sie Ihren Sprachstil an den geschäftlichen Kontext an. Vermeiden Sie umgangssprachliche Ausdrücke und verwenden Sie stattdessen eine klare und formelle Sprache.
Vorab-Informationen recherchieren: Informieren Sie sich im Vorfeld über das Anliegen des Anrufers oder über das Thema, über das Sie sprechen werden. Dadurch können Sie schneller und effektiver auf Fragen oder Anliegen reagieren.
Notwendige Unterlagen und Informationen bereithalten: Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Unterlagen und Informationen griffbereit haben, um das Gespräch reibungslos durchführen zu können.

Der richtige Umgang mit Anrufen

Sobald Sie einen Anruf erhalten, ist es wichtig, professionell und angemessen zu reagieren.

Folgende Schritte helfen Ihnen dabei:

Anrufe professionell und zeitnah entgegennehmen: Nehmen Sie Anrufe mit einem freundlichen und professionellen Gruß entgegen. Bieten Sie Ihre Hilfe an und stellen Sie sicher, dass Sie in einer ruhigen Umgebung sind, um ungestört sprechen zu können.
Begrüßung und Vorstellung am Telefon: Stellen Sie sich zu Beginn des Gesprächs mit Ihrem vollen Namen und gegebenenfalls Ihrem Firmennamen vor. Bieten Sie Ihre Unterstützung an und signalisieren Sie, dass Sie sich um das Anliegen des Anrufers kümmern werden.
Aktives Zuhören und angemessene Reaktionen: Hören Sie aufmerksam zu und zeigen Sie Interesse. Vermeiden Sie es, das Gespräch zu dominieren, und ermöglichen Sie Ihrem Gesprächspartner, sich auszudrücken. Reagieren Sie angemessen auf seine Aussagen und stellen Sie gezielte Rückfragen, um Missverständnisse zu vermeiden.
Fragen stellen und Informationen klar vermitteln: Um das Anliegen des Anrufers zu verstehen, stellen Sie gezielte Fragen, um weitere Informationen zu erhalten. Gleichzeitig sollten Sie Ihre eigenen Informationen klar und präzise vermitteln, um eine effektive Kommunikation sicherzustellen.
Haltung am Telefon: Achten Sie auf Ihre Körperhaltung und Ihren Tonfall während des Telefonats. Eine aufrechte und professionelle Haltung kann dazu beitragen, Ihre Stimme selbstbewusst und aktiv klingen zu lassen.

Schwierige Gesprächssituationen meistern

Es kann vorkommen, dass Sie auf schwierige Gesprächssituationen treffen, wie unzufriedene oder aufgebrachte Anrufer.

Folgende Strategien helfen Ihnen dabei, solche Situationen erfolgreich zu meistern:

Umgang mit unzufriedenen oder aufgebrachten Anrufern: Hören Sie geduldig zu und zeigen Sie Verständnis für ihre Anliegen. Versuchen Sie, eine Lösung anzubieten, und bieten Sie gegebenenfalls an, das Anliegen an die zuständige Stelle weiterzuleiten.
Lösungsorientiertes Denken und Handeln: Konzentrieren Sie sich darauf, Probleme zu lösen und eine positive Erfahrung für den Anrufer zu schaffen. Suchen Sie nach möglichen Lösungen und bieten Sie alternative Vorschläge an, um den Anrufer zufriedenzustellen.
Diplomatisches Vorgehen bei Beschwerden oder Konflikten: Bleiben Sie ruhig und höflich, auch wenn das Gespräch hitzig wird. Versuchen Sie, das Gespräch konstruktiv zu gestalten und eine diplomatische Lösung für eventuelle Konflikte zu finden.

Telefonate erfolgreich abschließen

Ein erfolgreiches Telefonat sollte immer mit einem positiven Eindruck abschließen.

Beachten Sie dazu folgende Punkte:

Zusammenfassung des Gesprächs und Vereinbarungen treffen: Fassen Sie am Ende des Gesprächs noch einmal die wichtigsten Punkte zusammen und stellen Sie sicher, dass alle Anliegen geklärt wurden. Treffen Sie gegebenenfalls Vereinbarungen und halten Sie diese schriftlich fest.
Verabschiedung und Dankesworte: Verabschieden Sie sich höflich vom Anrufer und bedanken Sie sich für das Telefonat. Signalisieren Sie Ihre Wertschätzung und bieten Sie gegebenenfalls weitere Hilfe an.
Nachbearbeitung von Telefonaten: Machen Sie sich Notizen zu wichtigen Details des Telefonats und führen Sie gegebenenfalls ein Follow-up durch, um sicherzustellen, dass alle Vereinbarungen und Aufgaben erledigt wurden.

Tipps und Tricks für effektives Telefonieren im Geschäftsleben

Um Ihre telefonische Kommunikation im Geschäftsleben zu verbessern, können Ihnen die folgenden Tipps und Tricks helfen:

Nutzen Sie hilfreiche Tools wie Headsets, um den Komfort und die Klarheit Ihrer Telefonate zu verbessern.
Teilnahme an Training und Weiterbildung, um Ihre Kommunikationsfähigkeiten am Telefon weiterzuentwickeln.
Setzen Sie auf praktische Strategien wie das Visualisieren des Gesprächsverlaufs oder das Verwenden von Notizen, um eine effektive Kommunikation zu gewährleisten.

Fazit

Ein korrektes Verhalten am Telefon ist von großer Bedeutung im geschäftlichen Kontext. Sachlichkeit, Freundlichkeit und Klarheit sind wichtige Grundlagen für erfolgreiche Telefonate. Ein professioneller Umgang mit Anrufen, das Meistern schwieriger Gesprächssituationen und ein souveräner Abschluss eines Telefonats tragen dazu bei, eine positive Geschäftsbeziehung aufzubauen. Bleiben Sie stets höflich, stehen Sie Ihren Gesprächspartnern engagiert zur Seite und verbessern Sie Ihre kommunikativen Fähigkeiten durch entsprechende Schulungen.

Fragen und Antworten

Wie kann ich mein Telefonverhalten im geschäftlichen Kontext verbessern?

Indem Sie auf eine sachliche und formelle Sprache achten, ein aktives Zuhören praktizieren und eine professionelle Haltung am Telefon einnehmen.

Was tun, wenn ein Anrufer unzufrieden oder aufgebracht ist?

Zeigen Sie Verständnis für seine Anliegen, bieten Sie Lösungen an und suchen Sie nach einer diplomatischen Lösung für eventuelle Konflikte.

Welche Hilfsmittel können meine telefonische Kommunikation im Geschäftsleben unterstützen?

Der Einsatz von Headsets und die Teilnahme an Trainings zur Verbesserung der telefonischen Kommunikation sind hilfreiche Maßnahmen.

Wie kann ich ein Telefonat erfolgreich abschließen?

Fassen Sie die wichtigsten Punkte des Gesprächs zusammen, treffen Sie gegebenenfalls Vereinbarungen und verabschieden Sie sich höflich vom Anrufer.