Project Assistant Regulatory Affairs (m/w/d)

Beschreibung

UNSER KUNDE

Unser Kunde zählt weltweit zu den führenden Unternehmen im Bereich Life Science und verbindet langjährige pharmazeutische Erfahrung mit moderner Forschung, Entwicklung und Produktion. Der Standort Berlin nimmt innerhalb des Konzerns eine besondere Rolle ein und gehört zu den bedeutenden Standorten der Pharmadivision. Moderne Technologien, innovative Prozesse und hohe Qualitätsstandards prägen die Arbeit in einem international ausgerichteten Unternehmensumfeld.

Seit über 20 Jahren begleiten wir unseren Kunden bei der Besetzung unterschiedlichster Fachpositionen und verfügen dadurch über umfassende Erfahrung mit den Anforderungen und Strukturen am Standort. Profitieren Sie von dieser langjährigen Zusammenarbeit, attraktiven Einsatzmöglichkeiten und professionellen Arbeitsbedingungen bei einem international tätigen Pharmakonzern.

WIR BIETEN IHNEN

• Attraktive übertarifliche Vergütung auf Basis des TV BZ Chemie mit einem Einstiegsstundenlohn zwischen 24,00 € und 28,00 €, abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung
• Stufenweise Lohnentwicklung gemäß TV BZ Chemie mit tariflichen Erhöhungen innerhalb von 18 Monaten auf bis zu ca. 33,00 € pro Stunde
• 37,5-Stunden-Woche mit einer durchschnittlichen monatlichen Arbeitszeit von ca. 162,5 Stunden
• Arbeitszeiten in der Regel zwischen 09:00 Uhr und 17:00 Uhr mit der erforderlichen Flexibilität für gelegentlich frühere oder spätere Arbeitszeiten
• Möglichkeit, die Tätigkeit vollständig remote auszuüben und den Arbeitsalltag damit weitgehend ortsunabhängig zu gestalten
• Persönlicher Austausch im Team bei gemeinsamen Treffen in Berlin, die in der Regel alle zwei bis drei Monate stattfinden
• Einsatz bei einem weltweit führenden Pharmakonzern mit sehr guten Arbeitsbedingungen und einer gründlichen Einarbeitung
• Bis zu 30 Urlaubstage pro Jahr sowie die Möglichkeit zur Urlaubsnahme bereits während der Probezeit
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld nach den geltenden tariflichen Bestimmungen
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten zur Förderung Ihrer beruflichen Perspektiven
• Persönliche Betreuung durch feste Ansprechpartner sowie umfassende Unterstützung während des gesamten Einsatzes
• Exklusive Mitarbeitervorteile über Corporate Benefits mit Vergünstigungen bei zahlreichen namhaften Marken und Onlineshops
• Prämien im Rahmen unseres Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programms

IHRE AUFGABEN

• Sie unterstützen bei der Vorbereitung, Prüfung und administrativen Bearbeitung von Standard- und Sonderverträgen und berücksichtigen dabei die geltenden gesetzlichen sowie internen Compliance-Anforderungen
• Den organisatorischen Vertragsprozess begleiten Sie von der Erstellung und Abstimmung der erforderlichen Unterlagen bis hin zur vollständigen Dokumentation und ordnungsgemäßen Archivierung
• Im Rahmen der Vertragsabwicklung arbeiten Sie eng mit den zuständigen Projektleitungen sowie den Bereichen Recht und Compliance zusammen und koordinieren die Abstimmung mit externen Vertragspartnern
• Dienstreisen organisieren Sie eigenständig, erstellen die benötigten Unterlagen, holen die erforderlichen Genehmigungen ein und übernehmen die Kommunikation mit Reisenden sowie den beteiligten internen und externen Stellen
• Vertrags-, Partner- und Stammdaten pflegen und aktualisieren Sie zuverlässig in den vorgesehenen Contract-Management-Systemen und sorgen für eine vollständige und nachvollziehbare Datenhaltung
• Bei regulatorischen und unternehmensinternen Reportingprozessen unterstützen Sie durch die Erfassung, Prüfung und Aufbereitung der benötigten Informationen und Transaktionsdaten
• Eingehende Rechnungen prüfen Sie auf sachliche Richtigkeit, klären mögliche Unstimmigkeiten mit den jeweiligen Vertragspartnern und veranlassen die weitere Bearbeitung
• Rechnungsfreigaben und Zahlungsvorgänge behalten Sie im Blick und verfolgen offene Vorgänge bis zur ordnungsgemäßen Abwicklung nach
• Im Budgetmanagement unterstützen Sie auf Grundlage der relevanten SAP-Buchungen und bereiten datenbankgestützte Auswertungen und Berichte für das Management auf
• Darüber hinaus wirken Sie an der Optimierung bestehender administrativer Prozesse mit und unterstützen bei bereichsübergreifenden organisatorischen Themen im Vertrags-, Projekt- und Compliance-Umfeld

IHR PROFIL

• Sie verfügen über ein abgeschlossenes Studium, beispielsweise der Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftswissenschaften, des Wirtschaftsrechts, Gesundheitsmanagements oder einer vergleichbaren Fachrichtung; alternativ bringen Sie eine qualifizierte kaufmännische oder rechtliche Berufsausbildung in Verbindung mit einschlägiger Erfahrung im Vertragsmanagement mit
• Auch mit einem beruflichen Hintergrund im Rechts-, Vertrags- oder Compliance-Umfeld, beispielsweise als Rechtsanwaltsfachangestellte (m/w/d), kommen Sie für die Position infrage, sofern Sie bereits fundierte Erfahrung in der Bearbeitung und Koordination von Verträgen gesammelt haben
• Im Vertragsmanagement oder in der Vertragsadministration verfügen Sie über einschlägige Berufserfahrung, idealerweise aus der Pharmaindustrie, Medizintechnik, den Life Sciences oder einem vergleichbaren regulierten Unternehmensumfeld
• Mit der Erstellung und Bearbeitung von Verträgen sowie den dazugehörigen Prüf-, Freigabe-, Dokumentations- und Abstimmungsprozessen sind Sie aus der beruflichen Praxis vertraut
• Erfahrung im Projektumfeld bringen Sie ebenfalls mit und sind es gewohnt, mehrere Aufgaben, Termine und Abstimmungsprozesse parallel zu koordinieren, zu planen und zuverlässig nachzuverfolgen
• Compliance-Anforderungen sind Ihnen vertraut; idealerweise verfügen Sie zudem über Kenntnisse der EFPIA-Vorgaben und deren Anwendung im pharmazeutischen Umfeld
• SAP wenden Sie sicher an und bringen idealerweise Kenntnisse in Vertragsmanagement-, Dokumentations-, Beschaffungs- und Reporting-Systemen wie CLMS, LPC X, YourDocs, IQVIA Transparency, SmartBuy oder Concur mit
• Für die Bearbeitung von Rechnungen, Bestellvorgängen, Budgets und managementbezogenen Auswertungen verfügen Sie über ein gutes kaufmännisches Verständnis
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift ermöglichen Ihnen eine sichere Kommunikation und Vertragsadministration in einem international ausgerichteten Arbeitsumfeld
• Auch bei mehreren parallel laufenden Vertrags- und Projektvorgängen behalten Sie den Überblick, setzen Prioritäten sicher und stellen eine zuverlässige Einhaltung von Terminen sicher
• Ihre Arbeitsweise ist selbstständig, strukturiert und ergebnisorientiert und zeichnet sich durch Sorgfalt, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion aus
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Anpassungsfähigkeit runden Ihr Profil ab und ermöglichen Ihnen eine erfolgreiche Zusammenarbeit in einem dynamischen und international geprägten Umfeld

IN NUR 2 MINUTEN ZU IHREM NEUEN JOB

Nutzen Sie unser Online-Formular und laden Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (inklusive aussagekräftigen Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate, etc.) einfach hoch – ein Anschreiben ist nicht erforderlich.

Für Fragen stehen Ihnen Ihre persönlichen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner in unserem Hause gerne vorab zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Sie!

WICHTIGER HINWEIS

Zur Ausübung der Tätigkeit ist eine Arbeitserlaubnis für Deutschland zwingend erforderlich. Wir bitten höflich um Verständnis, andernfalls Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen zu können.

A work permit for Germany is mandatory for this position. We kindly ask for your understanding, otherwise we will not be able to consider your application.

Im Mittelpunkt unseres Handelns steht Ihre Zufriedenheit.

Die Herrmann GmbH Office + IT Service ist seit über 30 Jahren auf die Vermittlung und Überlassung von Fach- und Führungskräften aus dem kaufmännischen und IT-Bereich spezialisiert.

Nutzen auch Sie unsere hervorragenden Kontakte zu Konzernen und renommierten mittelständischen Unternehmen. Wir garantieren Ihnen eine kompetente und persönliche Betreuung sowie attraktive Konditionen in unserem Hause.