Beschreibung
Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung
- Eigenständige Projektsachbearbeitung und operative Betreuung definierter Projektvorgänge über den gesamten Bearbeitungsprozess hinweg
- Bearbeitung anspruchsvoller nationaler und internationaler Projektaufträge in enger Abstimmung mit den jeweiligen Projektverantwortlichen
- Administrative und organisatorische Unterstützung innerhalb komplexer Projekte, unter anderem bei der Prüfung und Koordination von Warenbewegungen sowie Warenein- und -ausgängen
- Enge bereichsübergreifende Zusammenarbeit mit kaufmännischen und technischen Projektteams zur Sicherstellung reibungsloser Projektabläufe
- Unterstützung der Projektverantwortlichen bei der Erstellung, Zusammenstellung und Vollständigkeitsprüfung von Projektunterlagen und Dokumentationen
- Zentrale Ansprechperson für interne und externe Schnittstellen innerhalb des definierten Aufgaben- und Verantwortungsbereichs
- Erfassung, Aktualisierung und Pflege relevanter Projektdaten in SAP sowie Überführung und Abstimmung der Daten im MS-Project-Projektplan
- Analyse, Auswertung und strukturierte Aufbereitung von Projektinformationen und -dokumenten als Grundlage für weiterführende Bewertungen und Analysen
- Erstellung regelmäßiger Projekt- und Statusberichte sowie Unterstützung bei der Ausarbeitung vertiefender Reports und Entscheidungsgrundlagen
- Prüfung von Eingangsrechnungen auf Plausibilität, Vollständigkeit und formale Richtigkeit im projektbezogenen Kontext
- Zusammenstellung zahlungsbegründender Unterlagen einschließlich der erforderlichen Nachweise und projektbezogenen Dokumentationen
- Vorbereitung und Unterstützung bei vor- und nachkalkulatorischen internen Preisprüfungen sowie Bereitstellung der hierfür erforderlichen Daten und Unterlagen
- Mitwirkung bei der Organisation und Koordination nationaler und internationaler Transporte und Ausfuhren unter Berücksichtigung der relevanten gesetzlichen und zollrechtlichen Vorgaben, insbesondere KWKG, AWG sowie kanadischer Zollformalitäten
Fachliche Anforderungen
- Erfolgreich abgeschlossene mindestens dreijährige kaufmännische oder technische Berufsausbildung bzw. eine vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in der Projektsachbearbeitung, Projektadministration oder Projektkoordination beziehungsweise in einem vergleichbaren projektbezogenen Tätigkeitsumfeld
- Ausgeprägtes kaufmännisches Verständnis sowie ein sicherer Umgang mit projektbezogenen und wirtschaftlichen Zusammenhängen
- Gute und praxiserprobte SAP-Kenntnisse für die Erfassung, Pflege und Auswertung projektbezogener Daten
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und MS Project, für Auswertungen, Projektplanung, Dokumentation und Reporting
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift für die Zusammenarbeit im internationalen Projektumfeld; Französischkenntnisse sind von Vorteil
