Beschreibung
Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung
- Eigenverantwortliche Führung und Organisation des Sekretariats inklusive Koordination, Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen
- Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz sowie Erstellung von Protokollen, Reports, Präsentationen und Schriftverkehr für interne und externe Schnittstellen
- Unterstützung bei der Erstellung, Pflege und Qualitätssicherung abschnittsbezogener Projektsteuerungsdaten, Aktenvermerke und Entscheidungsvorlagen
- Mitarbeit in der Projektdokumentation, insbesondere in iDoc, sowie Unterstützung der kaufmännischen Sachbearbeitung einschließlich Rechnungsprüfung, Rechnungsfreigabe und SAP-Prozessen
- Betreuung relevanter DV-Systeme im Projektmanagement sowie Sicherstellung einer effizienten Archivierung, Ablage und Pflege von Geschäftsvorgängen und Vorgangsakten
- Übernahme organisatorischer Aufgaben für neue Mitarbeitende sowie administrative und koordinierende Unterstützung der fachlich-technischen Projektteams
Fachliche Anforderungen
- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im technischen oder kaufmännischen Bereich, abgeschlossenes Fach- oder Hochschulstudium oder eine vergleichbare Qualifikation durch langjährige einschlägige Berufserfahrung
- Erfahrung in organisatorisch-administrativen Aufgaben, idealerweise in technischer Sachbearbeitung, Projektassistenz, Sekretariat oder Projektadministration
- Sichere IT-Anwendungskenntnisse, insbesondere in MS Office mit Word, Excel, PowerPoint und Outlook; Kenntnisse in SAP, iDoc oder Projektmanagementsystemen sind von Vorteil
- Strukturierte, engagierte und selbstständige Arbeitsweise mit hoher Zuverlässigkeit, Sorgfalt und einem guten Verständnis für Projektabläufe
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit und Belastbarkeit im Umgang mit unterschiedlichen Schnittstellen und wechselnden Anforderungen auf Basis verhandlungssicherer Deutschkenntnisse
- Organisationsgeschick, Dienstleistungsorientierung und eine positive, lösungsorientierte Haltung, gerne ergänzt durch einen angemessenen Sinn für Humor
Entwicklungspotential / Perspektiven
Sie erhalten einen unbefristeten Arbeitsvertrag.
Die Entlohnung erfolgt nach BAP-Tarif + Zulagen, bei einer geregelten Arbeitszeit von 39 Std/Wo!
Durch den Aufbau eines Arbeitszeitkontos ist eine zusätzliche flexible Arbeitszeitplanung möglich!
Kontaktdaten für Stellenanzeige
Bei Interesse senden Sie uns bitte Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen vorzugsweise per E-Mail.
Selbstverständlich sichern wir Ihnen absolute Diskretion zu.
Unsere Stellenausschreibungen gelten unabhängig von der verwendeten Stellenbezeichnung für Bewerber aller Geschlechter gleichermaßen. Auch Schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte Menschen sind zur Bewerbung aufgefordert.
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Kerstin Müller
Personaldisponentin
E-Mail: kerstin.mueller@activ-
