Strukturiertes Arbeiten

27.09.2022 Lesezeit: ~9 Min. Soft Skills

Viele Menschen wissen nicht, was strukturiertes Arbeiten bedeutet. Dabei ist es doch so wichtig, seine Zeit und seine Energie effektiv zu nutzen!

Wir erklären Ihnen, was genau strukturiertes Arbeiten ist und geben Ihnen Tipps, wie Sie eine strukturierte Arbeitsweise in Ihren Arbeitsalltag integrieren können.

Definition von strukturiertem Arbeiten

Strukturiertes Arbeiten bezeichnet die bewusste und systematische Arbeitsweise, bei der Aufgaben und Abläufe geplant, organisiert und koordiniert werden, um effizienter und effektiver zu arbeiten. Es geht darum, klare Prioritäten zu setzen, Aufgaben zu strukturieren, zeitliche Rahmenbedingungen einzuhalten und eine gezielte Herangehensweise an die Arbeit zu wählen. Durch strukturiertes Arbeiten behält man den Überblick über alle anstehenden Aufgaben, minimiert Stress und Zeitdruck, erhöht die Produktivität und optimiert das Zeitmanagement.

Mit einer strukturierten Arbeitsweise können komplexe Aufgaben besser bewältigt, klare Ziele definiert und die eigene Arbeitsleistung nachhaltig gesteigert werden.

Vorteile des strukturierten Arbeitens

Viele Menschen glauben, dass sie nur dann produktiv sind, wenn sie ihre Arbeit möglichst ungezwungen und locker angehen. Doch dies ist ein Trugschluss, denn gerade, wenn man viel zu tun hat und viele verschiedene Aufgaben erledigen muss, ist eine strukturierte Herangehensweise oft der Schlüssel zum Erfolg.

Nachfolgende Gründe verdeutlichen, warum eine strukturierte Arbeitsweise wichtig ist:

Effizienzsteigerung

Durch eine strukturierte Herangehensweise können Aufgaben effizienter erledigt werden. Indem man Prioritäten setzt, Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben festlegt und eine klare Planung hat, kann man Zeit optimal nutzen und Arbeitsabläufe optimieren.

Produktivitätssteigerung

Eine strukturierte Arbeitsweise ermöglicht es, den Überblick über alle anstehenden Aufgaben zu behalten und diese gezielt anzugehen. Durch klare Ziele und einen organisierten Arbeitsplan kann die Produktivität gesteigert werden, da Zeit nicht mit unnötigen Aufgaben oder Ablenkungen verschwendet wird.

Stressreduktion

Eine fehlende oder unzureichende Struktur kann zu Stress führen. Wenn man keine klare Vorstellung davon hat, was zu tun ist oder wie man seine Zeit am besten nutzt, kann dies zur Verwirrung, Unordnung und Stress führen. Eine strukturierte Arbeitsweise hingegen hilft, den Stresslevel zu reduzieren und die Arbeitslast besser bewältigen zu können.

Erhöhte Qualität

Eine strukturierte Arbeitsweise ermöglicht eine sorgfältige und durchdachte Vorgehensweise, bei der keine wichtigen Aufgaben übersehen oder vernachlässigt werden. Dadurch kann die Qualität der Arbeit verbessert werden und Fehler oder Nachlässigkeiten werden minimiert.

Zielerreichung

Eine klare Struktur hilft dabei, Ziele zu definieren und diese effektiv anzugehen. Durch eine gezielte Planung und Organisation kann man sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren und Schritt für Schritt auf seine Ziele zusteuern.

Zeitersparnis

Eine strukturierte Arbeitsweise ermöglicht es, Arbeitsabläufe zu optimieren und effektiver zu gestalten. Dadurch kann Zeit eingespart werden, da man effizienter arbeitet und keine Zeit mit unstrukturierten Arbeitsvorgängen verliert.

Wie können wir unsere Arbeit strukturieren?

Eine strukturierte Arbeitsweise ist besonders wichtig, wenn wir an komplexen und umfangreichen Aufgaben arbeiten. Durch eine gute Strukturierung können wir unsere Arbeit effizienter und sorgfältiger gestalten.

Priorisierung von Aufgaben

Beginnen Sie damit, alle anstehenden Aufgaben zu notieren und sie nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Nutzen Sie hierfür beispielsweise das Eisenhower-Prinzip, um Aufgaben in Kategorien wie „wichtig und dringend“, „wichtig, aber nicht dringend“, „dringend, aber nicht wichtig“ und „weder wichtig noch dringend“ einzuteilen.

Erstellung von To-do-Listen

Erstellen Sie täglich oder wöchentlich To-do-Listen, in denen Sie die priorisierten Aufgaben festhalten. Arbeiten Sie die Aufgaben der Reihe nach ab und streichen Sie sie von der Liste, sobald sie erledigt sind. Dies hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und motiviert Sie durch sichtbaren Fortschritt.

Zeitblöcke erstellen

Planen Sie Ihre Arbeit in Zeitblöcke ein, indem Sie feste Arbeitszeiten für bestimmte Aufgaben oder Projekte festlegen. Konzentrieren Sie sich während dieser Zeit ausschließlich auf eine Aufgabe und vermeiden Sie Ablenkungen, um effizienter zu arbeiten.

Arbeitsumgebung optimieren

Schaffen Sie eine aufgeräumte und inspirierende Arbeitsumgebung, die frei von Ablenkungen ist. Sortieren Sie Ihren Schreibtisch, organisieren Sie Ihre Unterlagen und sorgen Sie für ausreichend Licht und frische Luft, um Ihre Konzentration zu fördern.

Etablieren von Arbeitsroutinen

Bauen Sie feste Arbeitsroutinen in Ihren Alltag ein, um eine Struktur und Regelmäßigkeit zu schaffen. Beginnen Sie den Tag beispielsweise mit einer kurzen Planungssession, setzen Sie klare Ziele und reflektieren Sie am Ende des Tages Ihre erledigten Aufgaben.

Nutzen von Technologien und Tools

Entdecken Sie geeignete Arbeits- und Organisations-Tools, die Ihnen helfen, Ihre Arbeit effizienter zu strukturieren. Das können Apps zur Aufgabenverwaltung, Kalender-Tools, Notizprogramme oder Projektmanagement-Software sein, die Ihnen dabei helfen, den Überblick zu behalten.

Umsetzung strukturierten Arbeitens im Berufsalltag

Beispiel für einen strukturierten Tagesablauf im Berufsalltag:

7:00 Uhr – 8:00 Uhr:

Morgenroutine: Aufstehen, Hygiene, Sport oder Stretching

Goal Setting: Überprüfen der Ziele für den Tag und Festlegung der Prioritäten

8:00 Uhr – 9:00 Uhr:

E-Mails und Kommunikation: Überprüfen und Beantwortung von dringenden E-Mails, Terminvereinbarungen oder Rückfragen

Planungssession: Aktualisierung der To-do-Liste und Festlegung der Aufgabenprioritäten für den Tag

9:00 Uhr – 11:30 Uhr:

Konzentrierte Arbeitsphase: Bearbeitung der wichtigsten und anspruchsvollsten Aufgaben des Tages

Zeitblöcke für einzelne Projekte oder Aufgaben setzen, um ungestört und fokussiert arbeiten zu können

11:30 Uhr – 12:00 Uhr:

Kurze Pause: Entspannung, Stretching oder ein Spaziergang zur Erfrischung und Regeneration

12:00 Uhr – 13:00 Uhr:

Meetings: Planung von Besprechungen und Teammeetings, präsentieren von Fortschritten oder Lösungen, Diskussion von Projekten

13:00 Uhr – 14:00 Uhr:

Mittagspause: Zeit für eine ausgewogene Mahlzeit, Erholung und soziale Interaktion

14:00 Uhr – 16:30 Uhr:

Fortsetzung der konzentrierten Arbeitsphase: Bearbeitung von weiteren wichtigen Aufgaben oder Projekten

Effektive Zeitnutzung und Vermeidung von Ablenkungen

16:30 Uhr – 17:00 Uhr:

Planung für den nächsten Tag: Überprüfen der aktuellen To-do-Liste, Prioritäten setzen und Besprechung von offenen Aufgaben

17:00 Uhr – 18:00 Uhr:

Kommunikation und Follow-up: Beantwortung von E-Mails, Anrufen oder Nachrichten, Überprüfen des aktuellen Standes von Projekten und Aufgaben

18:00 Uhr:

Feierabendroutine: Aufräumen des Arbeitsbereichs, Notieren von offenen Aufgaben für den nächsten Tag, bewusstes Abschalten und Übergang in den Feierabend

Ein strukturierter Tagesablauf dient als Orientierung, kann aber je nach Branche, spezifischen Aufgaben oder Unternehmenskultur variiert werden. Jeder kann seine eigenen Prioritäten und Zeitblöcke gemäß den persönlichen Anforderungen setzen, um maximale Effizienz und Produktivität zu erreichen.

Tipps für eine produktive Arbeitsweise

Priorisierung von Aufgaben: Identifizieren Sie die wichtigsten und dringlichsten Aufgaben und setzen Sie klare Prioritäten. Fokussieren Sie sich auf diejenigen Aufgaben, die den größten Einfluss auf Ihre Ziele haben. Prioritäten zu setzen, hilft Ihnen, Ihre Zeit und Energie gezielt einzusetzen und unnötigen Stress zu vermeiden.

Zeitmanagement: Nutzen Sie Zeitblöcke oder Zeitfenster, um Ihre Arbeit in bestimmten Intervallen zu strukturieren. Planen Sie konzentrierte Phasen für wichtige Aufgaben ein und setzen Sie sich klare Deadlines. Vermeiden Sie Zeitdiebe wie übermäßige Nutzung von sozialen Medien oder exzessives E-Mail-Checken.

Effektive Kommunikation: Halten Sie die Kommunikation klar, präzise und auf das Wesentliche konzentriert. Verwenden Sie klare Anweisungen und halten Sie Meetings kurz und zielgerichtet. Nutzen Sie Kommunikationstools effizient, um Missverständnisse zu vermeiden und den Informationsfluss zu optimieren.

Pausen und Erholung: Planen Sie bewusste Pausen in Ihren Arbeitsalltag ein. Regelmäßige Erholung ist wichtig für Ihre geistige Leistungsfähigkeit und stellt sicher, dass Sie über einen längeren Zeitraum konzentriert und produktiv bleiben können. Machen Sie Spaziergänge, meditieren Sie oder nehmen Sie sich Zeit für Entspannungsübungen.

Vermeidung von Multitasking: Statt mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, konzentrieren Sie sich auf eine Sache nach der anderen. Multitasking kann zu verminderter Effizienz, höherem Stresslevel und höherer Fehleranfälligkeit führen. Fokussieren Sie sich auf eine Aufgabe und geben Sie dieser Ihre volle Aufmerksamkeit.

Optimierung der Arbeitsumgebung: Schaffen Sie eine Umgebung, die Ihre Produktivität unterstützt. Ein aufgeräumter Schreibtisch, ergonomisch angepasste Möbel und gute Beleuchtung können dabei helfen, Stress zu reduzieren und die Konzentration zu steigern. Reduzieren Sie Ablenkungen wie Lärm oder übermäßige visuelle Reize.

Delegierung und Outsourcing: Erkennen Sie, welche Aufgaben Sie selbst erledigen müssen und welche delegiert oder ausgelagert werden können. Lernen Sie, Aufgaben abzugeben, wenn Sie überlastet oder wenn andere Menschen besser dafür geeignet sind.

Lernen und Entwicklung: Investieren Sie Zeit und Ressourcen in Ihre kontinuierliche persönliche und berufliche Entwicklung. Halten Sie sich auf dem Laufenden über neue Technologien, Methoden und Best Practices. Indem Sie Ihr Wissen erweitern, können Sie Ihre Arbeitsweise verbessern und effektiver werden.

Selbstreflexion und Evaluation: Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit, um Ihre Arbeitsweise zu reflektieren und zu evaluieren. Identifizieren Sie Bereiche, in denen noch Verbesserungspotenzial besteht, und nehmen Sie sich bewusst vor, diese zu optimieren. Lernen Sie aus Fehlern und suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihre Effizienz und Produktivität weiter zu steigern.

Work-Life-Balance: Achten Sie darauf, eine ausgewogene Balance zwischen Arbeit und Privatleben zu finden. Überlastung und Burnout können die Produktivität beeinträchtigen und langfristige Auswirkungen auf Ihre Gesundheit haben. Planen Sie Freizeitaktivitäten und Zeit mit Familie und Freunden ein, um sich zu erholen und Energie zu tanken.

Strukturiertes Arbeiten in der Bewerbung

Strukturiertes Arbeiten ist eine Fähigkeit, die viele Arbeitgeber schätzen und in Bewerbungen gern sehen.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Bewerber ihre Fähigkeit zum strukturierten Arbeiten in Lebenslauf und Bewerbungsanschreiben angeben können:

Im Lebenslauf

Fügen Sie einen eigenen Abschnitt hinzu: Erstellen Sie einen eigenen Abschnitt in Ihrem Lebenslauf, der sich auf Ihre organisatorischen und planerischen Fähigkeiten konzentriert. Nennen Sie diesen Abschnitt beispielsweise „Strukturiertes Arbeiten“ oder „Zeitmanagement“.

Projekte und Ergebnisse betonen: Unterstreichen Sie in Ihren Beschreibungen früherer Positionen Ihre Fähigkeit, Aufgaben effektiv zu planen, Zeitpläne einzuhalten und erfolgreich Projekte abzuschließen. Nennen Sie Beispiele, in denen Sie Ihre strukturierte Arbeitsweise angewendet haben.

Zertifizierungen oder Weiterbildungen: Wenn Sie an Schulungen, Kursen oder Zertifizierungen zum Thema Zeitmanagement oder strukturiertes Arbeiten teilgenommen haben, heben Sie diese hervor und fügen Sie sie Ihrem Lebenslauf hinzu.

Im Bewerbungsanschreiben

Beginnen Sie Ihr Anschreiben damit, Ihre Fähigkeit zum strukturierten Arbeiten zu betonen. Beschreiben Sie Ihre effektive Planung, Priorisierung und die Fähigkeit, Ihre Zeit gut zu managen.

Geben Sie Beispiele aus Ihrer bisherigen Arbeit oder Ihrem Studium, bei denen Sie Ihre Fähigkeit zur Strukturierung und Organisation unter Beweis gestellt haben. Beschreiben Sie, wie Ihre strukturierte Arbeitsweise zum erfolgreichen Abschluss von Projekten beigetragen hat oder wie Sie Ihren Arbeitsalltag organisiert haben.

Beispiele:

In meinen bisherigen beruflichen Erfahrungen habe ich bewiesen, dass ich Aufgaben mit einer klaren Struktur und einem organisierten Zeitmanagement effektiv bewältigen kann. Zum Beispiel habe ich in meiner vorherigen Position als Projektmanager bei XYZ Unternehmen maßgeblich dazu beigetragen, Projekte erfolgreich abzuschließen, indem ich umfangreiche Zeitpläne und Arbeitspakete erstellt habe. Dank meiner strukturierten Arbeitsweise konnte ich den Überblick über alle Projektschritte behalten, die Einhaltung von Deadlines sicherstellen und Verzögerungen proaktiv vermeiden.

Ein weiteres Beispiel für meine Fähigkeit zur Strukturierung ist meine Erfahrung in der Kundenbetreuung. Als Kundenservice-Manager bei ABC Unternehmen war ich verantwortlich für die Organisation und Umsetzung von effizienten Kundenservice-Prozessen. Durch die Implementierung eines strukturierten Ticketing-Systems und die Erstellung von klaren Leitfäden für häufig auftretende Probleme konnten wir die Kundenzufriedenheit um 20% steigern und die Bearbeitungszeit der Anfragen um 30% reduzieren.

Meine strukturierte Arbeitsweise basiert auf einem fundierten Zeitmanagement und der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen. Ich bin geübt darin, meine Arbeit in Zeitblöcken zu organisieren und mich während dieser Zeiträume vollständig auf die Aufgaben zu konzentrieren. Durch meine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit bin ich in der Lage, klare Arbeitsanweisungen zu geben und ein effizientes Teamwork zu fördern.

Fazit

Eine strukturierte Arbeitsweise ist von entscheidender Bedeutung, um unsere Zeit effektiv zu nutzen und unsere Produktivität zu steigern. Sie hilft uns, den Überblick zu behalten, Stress zu reduzieren und die Qualität unserer Arbeit zu verbessern.

Durch eine gute Strukturierung können wir komplexe Aufgaben besser bewältigen, klare Ziele setzen und unsere Arbeitsleistung nachhaltig steigern. Indem wir unsere Arbeit priorisieren, To-do-Listen erstellen, Zeitblöcke setzen, unsere Arbeitsumgebung optimieren, Arbeitsroutinen etablieren und Technologien nutzen, können wir eine strukturierte Arbeitsweise in unseren Arbeitsalltag integrieren. Dies führt zu einer effizienteren und erfolgreichen Bewältigung unserer Aufgaben und ermöglicht uns, unsere Ziele zu erreichen.

Durch die Anwendung einer strukturierten Arbeitsweise werden wir in der Lage sein, unsere Zeit optimal zu nutzen und unsere Leistungsfähigkeit langfristig zu steigern.

Fragen und Antworten

Was bedeutet strukturiert arbeiten?

Strukturiertes Arbeiten bezeichnet eine bewusste und methodische Arbeitsweise, bei der Aufgaben und Abläufe organisiert, geplant und koordiniert werden, um effizienter und effektiver zu arbeiten. Es umfasst die Priorisierung von Aufgaben, das Setzen klarer Ziele, die Einhaltung von Zeitplänen und eine gezielte Herangehensweise an die Arbeit.

Wie kann man strukturiert arbeiten?

Um strukturiert zu arbeiten, können verschiedene Methoden und Techniken angewendet werden. Dazu gehören die Priorisierung von Aufgaben, die Erstellung von To-do-Listen, das Setzen von Zeitblöcken für bestimmte Aufgaben, die Optimierung der Arbeitsumgebung, die Etablierung von Arbeitsroutinen und die Nutzung von Technologien und Tools zur Organisation und Planung.

Wie lerne ich, strukturiert zu sein?

Um strukturiert zu sein, ist es hilfreich, einige grundlegende Prinzipien des Zeitmanagements und der Organisation zu erlernen. Dies kann durch das Studium von Büchern über Zeitmanagement, die Teilnahme an Schulungen oder Seminaren zum Thema oder durch den Austausch mit erfahrenen Personen erreicht werden. Es erfordert auch persönliche Disziplin und Übung, um diese Prinzipien effektiv in den Arbeitsalltag zu integrieren.

Was versteht man unter strukturiert?

Unter „strukturiert“ versteht man eine geordnete, planmäßige und organisierte Vorgehensweise bei der Arbeit. Eine Arbeitsweise, die darauf abzielt, klare Prioritäten zu setzen, Aufgaben zu strukturieren, den Überblick zu behalten und Zeit- und Ressourcenmanagement zu optimieren. Das Ziel ist es, die Effizienz, Produktivität und Qualität der Arbeit zu steigern.