Einladung Vorstellungsgespräch

Einladung zum Vorstellungsgespräch bestätigen

Bei der Jobsuche ist die Art und Weise, wie Sie mit Personalverantwortlichen interagieren, ebenso wichtig wie Ihre Fähigkeiten und Qualifikationen. Die mündliche und schriftliche Kommunikation wird in den meisten Berufen ein wesentlicher Bestandteil der Beschäftigung sein. Achten Sie daher bei Ihrer gesamten Korrespondenz mit dem Unternehmen auf korrekte Umgangsformen, insbesondere in der Anfangsphase des Auswahlverfahrens.

Nutzen Sie die Gelegenheit, einen guten Eindruck zu hinterlassen, indem Sie professionell und höflich auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch antworten. Wir geben in diesem Artikel Tipps und erklären, was Sie bei der Terminbestätigung des Vorstellungsgespräches beachten sollten.

Wie einen Vorstellungstermin am besten bestätigen

Die meisten Einladungen zu Vorstellungsgesprächen werden heute per E-Mail verschickt. Lesen Sie das Einladungsschreiben ganz genau von vorne bis hinten durch. Sicher freuen Sie sich in dem Moment sehr, dass Ihre Bewerbung erfolgreich war. In der Euphorie können bedeutende Details beim Lesen des Schreibens untergehen. 

Deshalb ist es wichtig, die E-Mail nach der ersten Begeisterung nochmals genau zu lesen. Kontrollieren Sie zuerst, ob Sie an dem vorgeschlagenen Zeitpunkt auch wirklich dort erscheinen können. Falls dies nicht der Fall ist, erklären wir weiter unten, wie Sie professionell um einen alternativen Termin bitten können. 

Doch zunächst gehen wir davon aus, dass Sie den Vorstellungstermin wahrnehmen können und zusagen möchten. In den meisten Einladungen zu Vorstellungsgesprächen steht klipp und klar, ob und wenn ja wie und bis wann die Terminbestätigung für das Vorstellungsgespräch erfolgen soll. Im unteren Teil der Einladung findet sich in der Regel ein entsprechender Satz mit einer konkreten Aufforderung zur Bestätigung.

Bestätigungsfristen bei Ämtern

Insbesondere Behörden haben zu Terminbestätigungen feste Vorgaben, die Sie natürlich in der Einladung beachten sollten.

Es wäre nachteilig, wenn Sie gleich begeistert zum Telefon greifen und anrufen, wenn dort klar steht, dass die Bestätigung des Termins per E-Mail erfolgen soll.

Wenn es keine genauen Vorgaben zur gewünschten Bestätigungsform gibt, haben Sie die Wahl zwischen Telefon und E-Mail, um Ihr Vorstellungsgespräch zu bestätigen. Beides hat Vor- und Nachteile. 

So ist ein Telefongespräch persönlicher als eine E-Mail, aber eine E-Mail kann man jederzeit schicken, auch an Wochenenden oder abends. Egal, ob Sie sich für die Bestätigung des Vorstellungsgesprächs per E-Mail oder Telefon entscheiden, sollte diese auf jeden Fall zeitnah erfolgen.

Die Mitarbeiter der Personalabteilung haben nur wenig Zeit, um auf eine Bestätigung des Termins für ein Vorstellungsgespräch zu warten. Je eher Sie sich also melden, desto besser.

Sobald Sie einen Anruf oder eine E-Mail von einem Personalverantwortlichen erhalten, in der es um einen Termin für ein Vorstellungsgespräch geht, sollten Sie diese Einladung sofort beantworten

Wichtig:

Es ist wichtig, dass Sie professionell und umgehend antworten - idealerweise noch am selben oder am nächsten Arbeitstag. Lassen Sie sich aber nicht zu einer überstürzten, unprofessionellen Antwort verleiten, sondern geben Sie sich beim Verfassen Mühe.

Inhalt, Struktur und Aufbau einer E-Mail Antwort zur Terminbestätigung des Vorstellungsgesprächs

Terminbestätigung des Vorstellungsgesprächs per E-Mail

Sofern in der Einladung nicht anders angegeben, ist es am besten, mit einer E-Mail auf eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch zu antworten. Benutzen Sie für Ihre Antwort die Antwortfunktion, damit der Personalverantwortliche einen Bezugsrahmen für Ihre Nachricht hat. So vermeiden Sie auch etwaige Tippfehler in der E-Mail-Adresse.

E-Mail Muster: Einladung zum Vorstellungsgespräch bestätigen

Sehr geehrte/r Frau/Herr (Nachname),

vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch.

Gerne bestätige ich Ihnen den Termin am (Datum) um (Uhrzeit) Uhr.

Ich freue mich darauf, Sie bei dem Gespräch persönlich kennenzulernen.

Sollte es zu kurzfristigen Änderungen kommen, erreichen Sie mich unter den angegebenen Kontaktdaten.

Vielen Dank und beste Grüße

(VORNAME NACHNAME)

[E-Mail Signatur]

Den besten Eindruck macht eine E-Mail-Signatur, aber mindestens sollte Ihre Telefonnummer unter Ihrem Namen stehen. Das erleichtert es dem Gesprächspartner, Sie bei Bedarf anzurufen.

Hinweis zur E-Mail Signatur

Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail Signatur Ihre vollständigen Kontaktdaten: Adresse, Telefonnummer(n), E-Mail Adresse beinhaltet. Damit geben Sie dem Personaler verschiedene Möglichkeiten, Sie bei Bedarf (z. B. bei kurzfristigen Änderungen) kontaktieren zu können.

Strukturieren Sie Ihre Antwort und verwenden Sie die folgenden Elemente:

Förmliche Anrede

Klicken Sie nicht einfach auf „Antworten" und fangen Sie an zu tippen, wie Sie es vielleicht in privaten E-Mails tun. Beginnen Sie stattdessen mit einer förmlichen Begrüßung, die den Titel des Absenders (Herr, Frau, Dr. usw.) und seinen Nachnamen enthält.

Muster: Anrede

„Sehr geehrte Frau Dr. Musterfrau,”

Bedanken

Drücken Sie Ihre Dankbarkeit dafür aus, dass Sie für ein Vorstellungsgespräch ausgewählt wurden. Wahrscheinlich gibt es Dutzende von Bewerbern - je nach Stelle und Ruf des Unternehmens vielleicht Hunderte -, die sich auf dieselbe Position beworben haben. Die Tatsache, dass Sie aus einer so großen Zahl von Bewerbern ausgewählt wurden, sagt etwas über Ihre Qualifikationen aus. Es bedeutet aber auch, dass der Personalverantwortliche Sie ausgesucht hat, also ist ein Dankeschön angebracht.

Muster: Bedanken

„Vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch."

Terminbestätigung

Geben Sie den Grund für Ihre E-Mail an und kommen Sie mit Ihrer Antwort direkt auf den Punkt. Machen Sie unmissverständlich deutlich, dass Sie die Anfrage annehmen. Fügen Sie zur Sicherheit die genauen Terminangaben noch mal hinzu, die sich aus dem Wortlaut der Einladung ergeben, die Sie erhalten haben.

Muster: Terminbestätigung

„Gerne bestätige ich Ihnen den Termin am TT.MM. um XX Uhr.”

Angemessener Abschluss

Lassen Sie den Adressaten des Schreibens wissen, dass Sie sich auf die Begegnung mit ihm freuen. Beenden Sie die Nachricht mit einem angemessenen und höflichen Abschluss.

Muster: Abschluss

„Ich freue mich darauf, Sie bei dem Gespräch persönlich kennenzulernen. Mit freundlichen Grüßen"

mit Ihrem vollständigen Namen.

Tipps für Ihre Antwort auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch

Bevor Sie Ihre Bestätigung absenden, sollten Sie noch Folgendes beachten:

  • Überlegen Sie genau, was Sie sagen wollen, bevor Sie antworten. Dies ist die einzige Chance, einen ersten Eindruck beim Gesprächspartner zu hinterlassen.

  • Kontrollieren Sie Ihre E-Mail-Antwort sorgfältig auf Rechtschreibfehler und korrekte Zeichensetzung, bevor Sie auf „Senden" klicken. Im Idealfall lassen Sie das Geschriebene auch von einer anderen Person gegenlesen.

  • Verwenden Sie eine formale Sprache, so als ob Sie einen Geschäftsbrief schreiben würden, den Sie per Post oder als E-Mail-Anhang versenden.

  • Schreiben Sie alles genau aus. Vermeiden Sie Abkürzungen, auch wenn Sie Ihre Antwort von Ihrem Mobiltelefon aus versenden.

  • Verzichten Sie auf Emoticons.

Grafik zu Tipps für die Zusage zum Vorstellungsgespräch am Telefon

Zusage des Vorstellungsgesprächs per Telefon

Falls in der Einladung darum gebeten wird, den Termin für das Vorstellungsgespräch telefonisch zu bestätigen, sollten Sie dies natürlich tun. Wählen Sie für den Anruf einen Zeitpunkt, an dem Sie nicht unterbrochen werden oder Lärm im Hintergrund stört. Legen Sie vor dem Telefonat einen Notizzettel und Stift parat, falls Sie etwas notieren müssen, wie eine andere Telefonnummer oder Durchwahl. 

Sprechen Sie langsam und deutlich und sagen Sie sofort, wer Sie sind und wen Sie sprechen möchten. Bedanken Sie sich mit angenehmer Stimme für die Einladung zum Vorstellungsgespräch und teilen Sie dem Personalverantwortlichen mit, dass Sie zum vereinbarten Zeitpunkt verfügbar sind.

Sprechen Sie Ihren Gesprächspartner immer mit seinem Namen an. Unterbrechen Sie Ihr Gegenüber auf keinen Fall und lächeln Sie die ganze Zeit. Auch wenn es niemand sieht, überträgt sich das Lächeln in die Stimme und Tonfall und macht sie freundlicher

Am Ende des Telefonats können Sie sagen, dass Sie sich auf das persönliche Kennenlernen freuen.

Falls Sie eine Mailbox erreichen, hinterlassen Sie auf jeden Fall eine klare Nachricht. Einfach aufzulegen ist nicht empfehlenswert.

Telefongespräch Muster: Einladung zum Vorstellungsgespräch bestätigen

Hallo Frau/Herr (Nachname),

vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch als (Position) in Ihrem Unternehmen. Es freut mich, dass Sie mich für die Stelle in betracht ziehen.

Gerne bestätige ich Ihnen den Termin am (Datum) um (Uhrzeit) Uhr.

Ich freue mich bereits jetzt, Sie und Ihr Unternehmen in einem persönlichen Gespräch kennenzulernen.

Bei kurzfristigen Änderungen erreichen Sie mich jederzeit schriftlich und telefonisch.

Weiterhin einen schönen Tag!

Auf Wiedersehen.

Um einen Ersatztermin fürs Vorstellungsgespräch bitten

Lassen Sie Ihre Freude über die Einladung zum Vorstellungsgespräch nicht davon trüben, dass Sie an dem vom Unternehmen vorgeschlagenen Termin verhindert sind. Natürlich sollte ein wirklich triftiger Grund vorliegen. Zuerst sollten Sie versuchen, sich doch die Zeit zu schaffen. Erst wenn dies wirklich nicht geht, können Sie um einen neuen Termin bitten.

Eine freundliche und höfliche Bitte um die Verschiebung des Vorstellungsgesprächs sollte genügen. Warten Sie aber nicht bis zur letzten Minute, um den Personalverantwortlichen über Ihren Terminkonflikt zu informieren. Eine zu kurzfristige Verschiebung wird einen schlechten Eindruck hinterlassen, was auf jeden Fall vermieden werden sollte.

Mit diesen Tipps bitten Sie seriös um eine Verschiebung des Vorstellungstermins:

  • Kontaktieren Sie den Personalreferenten, von dem Sie die Einladung erhalten haben, so schnell wie möglich per E-Mail, um einen Ersatztermin zu vereinbaren.

  • Bedanken Sie sich im ersten Satz Ihrer E-Mail dafür, dass Sie einen Termin für ein Vorstellungsgespräch bekommen haben. Sichern Sie sich Ihr Vorstellungsgespräch, indem Sie sagen, dass Sie sich darauf freuen, für die Stelle in Betracht gezogen zu werden.

  • Fügen Sie einen kurzen Satz hinzu, dass Sie einen Terminkonflikt haben und einen neuen Termin vereinbaren möchten, der für beide Seiten günstig ist.

  • Sehen Sie in Ihrem Kalender nach, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten Sie für eine Verlegung des Vorstellungsgesprächs zur Verfügung stehen. Bieten Sie ihm dann mehrere Optionen an, aus denen er einen alternativen Tag oder eine alternative Uhrzeit auswählen kann.

  • Bitten Sie den Personalverantwortlichen, Ihnen die gewünschte Zeit per E-Mail oder telefonisch zu bestätigen, und geben Sie Ihre Telefonnummer an.

  • Schließen Sie Ihre E-Mail, indem Sie Ihr Interesse an dem Unternehmen und der Stelle bekräftigen und sagen, dass Sie sich auf ein Treffen mit dem Personalverantwortlichen freuen.

Vorstellungsgespräch absagen

In unserem Beitrag "Vorstellungsgespräch absagen" erklären wir Ihnen gründlich, wie Sie ein Vorstellungsgespräch professionell und höflich absagen oder verschieben.

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