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Vorstellungsgespräch absagen - So gelingt es am besten

Egal wie motiviert Sie bei Ihrer ursprünglichen Bewerbung waren - es kann immer mal vorkommen, dass Sie es sich, wenn das Vorstellungsgespräch ansteht, dann doch anders überlegen. Das kann eine Vielzahl von berechtigten Gründen haben, aber eines steht auf jeden Fall fest: Wohl oder übel müssen Sie das geplante Vorstellungsgespräch absagen oder zumindest den Termin verschieben.

Worauf sollten Sie dabei achten? Und wie gelingt es Ihnen bei einer Absage professionell und höflich zu agieren? Macht es einen Unterschied, ob Sie das Vorstellungsgespräch komplett absagen oder nur verschieben wollen? Diese und weitere Fragen erläutern wir Ihnen in diesem Artikel.

Vorstellungsgespräch absagen oder Termin verschieben Infografik

Das Vorstellungsgespräch verschieben

Obwohl die Situation sich sehr ähnelt, ist es doch noch mal etwas anderes, wenn Sie das Vorstellungsgespräch verschieben und nicht direkt absagen wollen. Schließlich heißt das, dass Sie am Job immer noch interessiert sind und sichergehen wollen, dass der Arbeitgeber Sie weiterhin als möglichen Kandidaten betrachtet. Generell sollten Sie im Hinterkopf behalten, dass das Vorstellungsgespräch einen ersten persönlichen Eindruck darstellt.

Das bedeutet, dass Sie den Termin wirklich nur verschieben sollten, wenn es gar keinen anderen Ausweg gibt. In der Regel haben Sie schließlich ursprünglich zugesagt, weshalb es einen schlechten Eindruck machen kann, wenn Sie sich letztlich doch nicht an die Abmachung halten. Das soll nicht heißen, dass Sie gleich keine Chancen mehr haben, nur weil Sie den Termin verschieben mussten. Allerdings sollten Sie versuchen, erst andere Termine zu verschieben, oder eine andere Lösung zu finden und nur dann das Vorstellungsgespräch absagen, wenn es nicht anders geht.

Dass Sie am gleichen Tag auf einer Geburtstagsparty eingeladen sind oder aufgrund des schönen Wetters lieber einen Tag am See verbringen wollen, ist zum Beispiel kein triftiger Grund. Aber natürlich gibt es auch Umstände, die überhaupt nicht in Ihrer Hand sind und es kann vorkommen, dass Sie aus gutem Grund das Vorstellungsgespräch verschieben. In dieser Situation ist es umso wichtiger, dass Sie professionell handeln, um beim Arbeitgeber positiv im Gedächtnis zu bleiben.

Je früher, desto besser

Je früher Sie Ihre Absage ankündigen, desto besser kann Ihr potenzieller Arbeitgeber reagieren und gegebenenfalls umplanen. Insbesondere, wenn Sie mit mehreren Vertretern des Unternehmens hätten sprechen sollen, ist es natürlich unschön, wenn diese alle erst kurz zuvor erfahren, dass der Termin nicht mehr stattfindet.

Sobald Sie also wissen, dass Sie den Termin zum Vorstellungsgespräch nicht mehr wahrnehmen können, sollten Sie Ihrem Ansprechpartner Bescheid geben. Vermeiden Sie es so gut es geht, erst kurzfristig abzusagen. Das macht dem Unternehmen nur Umstände und so machen Sie sich eventuell unbeliebt, besonders wenn Sie schon vorher abgesagt haben könnten.

E-Mail oder telefonisch?

Die gängigsten Methoden, ein Vorstellungsgespräch abzusagen, sind per E-Mail oder persönlich durch einen schnellen Anruf. Sie könnten sich natürlich auch auf dem Postweg an den Arbeitgeber wenden, aber in der Regel dauert das ein paar Tage. Da die meisten Firmen Ihre Kommunikation heutzutage sowieso größtenteils per E-Mail erledigen, ist dies die sicherere Variante für eine schriftliche Absage.

Sowohl eine professionell formulierte E-Mail als auch ein persönlicher Anruf sind für die Absage des Vorstellungsgesprächs durchaus akzeptabel. Bei einer kurzfristigeren Absage jedoch ist es immer besser, wenn Sie zum Telefon greifen. Zum einen stellen Sie so sicher, dass die Information auch wirklich früh genug ankommt. Zum anderen wecken Sie so einen selbstbewussteren Eindruck und zeigen, dass Ihnen das Jobangebot wirklich wichtig ist.

Vorstellungsgespräch professionell absagen

Eine andere Variante wäre beides zu kombinieren: Sie rufen an, um persönlich abzusagen und schicken dann eine E-Mail, in der Sie alternative Termine angeben oder Ähnliches. Bedenken Sie bei dieser Entscheidung auch, wie Sie bis dato mit dem Ansprechpartner des Unternehmens kommuniziert haben. Wenn Sie schon vorher telefoniert hatten, sollte es zum Beispiel kein Problem sein, einfach anzurufen und sich zu entschuldigen.

Infografik: Gründe warum man als Bewerber ein Vorstellungsgespräch absagt

4 Gründe für die Absage

Es gibt eine Reihe guter und berechtigter Gründe, warum Sie Ihr Vorstellungsgespräch absagen könnten. Egal, woran es liegt, am besten sagen Sie Ihrem potenziellen Arbeitgeber immer die Wahrheit, damit keine Missverständnisse geschehen. Personaler wissen, dass auch die höchst qualifizierten Kandidaten trotzdem „nur” Menschen sind und es kann immer etwas dazwischen kommen.

Eine Absage ohne Grund wirkt zudem desinteressiert und unprofessionell. Wenn Sie nicht die spezifische Situation schildern wollen, können Sie das Ganze natürlich etwas generischer formulieren. Das kommt beim Arbeitgeber auch besser an, da sich der Grund Ihrer Absage schneller erschließen lässt.

1. Absage wegen Krankheit

Sie waren hoch motiviert und perfekt vorbereitet auf das Vorstellungsgespräch, aber ausgerechnet kurz vor dem Vorstellungsgespräch werden Sie krank. Da bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als darum zu bitten, einen neuen Termin für das Vorstellungsgespräch zu finden. Das ist auf alle Fälle besser, als krank zum Interview zu erscheinen. Sie müssen sich hierbei keine Sorgen machen, denn der Arbeitgeber wird es zu schätzen wissen, wenn Sie aufrichtig sind und Ihre eigenen Grenzen kennen.

Priorisieren Sie Ihre Gesundheit und versuchen Sie dann einen neuen Termin zu finden. Es kann auch vorkommen, dass Sie schon ein paar Tage vor dem Termin krank werden und sich nicht sicher sind, ob Sie bis dahin wieder fit sein werden. Dann ist es im Zweifelsfall besser, frühzeitig abzusagen, als dann am Morgen des Gesprächs kurzfristig anrufen zu müssen.

2. Absage aus persönlichen/privaten Gründen

Unerwartete Ereignisse in Ihrem Privatleben können natürlich ebenfalls ein legitimer Grund für die Absage des Vorstellungsgesprächs sein. Bei einem Todesfall in der Familie oder einem schlimmen Krankheitsfall ist es selbstverständlich, dass Sie mit anderem beschäftigt sind.

Wenn Sie am Tag des Vorstellungsgesprächs einfach mal schlecht gelaunt sind, ist das natürlich keine legitime Ausrede. In der Regel zeigen Personaler jedoch Verständnis, wenn Sie aus persönlichen Gründen das Vorstellungsgespräch absagen müssen.

3. Absage, weil kein Interesse mehr

Vielleicht wollen Sie das Vorstellungsgespräch aber gar nicht verschieben, sondern lieber komplett absagen, weil Sie schlichtweg kein Interesse mehr an der Stelle haben. Dafür kann es verschiedene Gründe geben:

  • Die Situation in Ihrem momentanen Job hat sich verändert?

  • Ihnen sind neue Informationen über das Unternehmen, bei dem Sie sich beworben haben, zugekommen?

  • Oder haben Sie sich entschieden, sich komplett umzuorientieren?

Egal aus welchem Grund Sie sich letztendlich entschieden haben, die Bewerbung zurückzuziehen, Sie sollten das Vorstellungsgespräch auf alle Fälle absagen. Es nutzt weder Ihnen noch dem Unternehmen etwas, das Gespräch durchzuführen, wenn Sie sich eigentlich doch schon anders entschieden haben. Seien Sie einfach ehrlich und sagen Sie so früh es geht ab.

4. Absage wegen anderer Stelle

Ein weiterer Grund, warum Sie kein Interesse mehr haben könnten, ist, dass sich ein anderer Arbeitgeber zurückgemeldet hat. Die Einstellung in einem anderen Betrieb ist Ihnen schon sicher und Sie wissen, dass Sie die Stelle, für die Sie sich eigentlich beworben hatten, nicht mehr wollen?

Dann verschwenden Sie weder Ihre Zeit noch die des Arbeitgebers, gegen den Sie sich entschieden haben und sagen Sie das Vorstellungsgespräch einfach ab.

Sie wissen nun:

Ein Vorstellungsgespräch abzusagen ist okay, aber nur aus gutem Grund und wenn Sie dem Arbeitgeber auch wirklich zeitig Bescheid geben. Wenn Sie sehr kurzfristig das Vorstellungsgespräch absagen, ist es besser, Sie rufen an, aber wenn die Zeit es zulässt, können Sie auch eine E-Mail schreiben.

Darauf sollten Sie achten

Auch wenn die E-Mail knapp und auf den Punkt gehalten werden sollte, gibt es einiges, worauf Sie dabei achten sollten.

  • Betreff: Achten Sie darauf, alle wichtigen Informationen im Betreff anzugeben. Dazu gehören Datum des geplanten Gesprächs, Ihren Namen oder noch besser die Referenznummer Ihrer Bewerbung.

  • Anrede: Stellen Sie sicher, die Absage an die richtige Person zu adressieren, idealerweise an den Ansprechpartner, mit dem Sie das Gespräch hätten halten sollen.

  • Begründung: Wie schon erwähnt, sollten Sie auf jeden Fall einen Grund für die Absage angeben.

  • Alternative Termine: Wenn Sie das Vorstellungsgespräch absagen, geben Sie direkt einige alternative Termine an, um es nachzuholen.

  • Interesse zeigen: Bleiben Sie enthusiastisch, wenn Sie noch am Job interessiert sind und betonen Sie, dass Sie wirklich nur ungern abgesagt haben.

Das könnte zum Beispiel so aussehen, wie in den folgenden Beispielen:

Vorstellungsgespräch verschieben: Muster

Absage - Vorstellungsgespräch Maxima Mustermann am 28.03.2022

Sehr geehrter Herr XY,

da ich unerwartet erkrankt bin [/aus persönlichen Gründen/aufgrund eines Todesfalls in meiner Familie/etc.], werde ich unseren Termin für das Vorstellungsgespräch am 28.03.2022 leider nicht wahrnehmen können.

Natürlich bin ich jedoch nach wie vor an der Stelle interessiert und würde daher gern einen neuen Zeitpunkt für das Vorstellungsgespräch ausmachen.

Für mich würde einer der folgenden Termine gut passen:

  • Freitag, den 31.03.2022, nach 13 Uhr

  • Montag, den 03.04.2022, nach 13 Uhr

  • Mittwoch, den 05.04.2022, vor 15 Uhr

Sollte keiner dieser Termine in Ihre Zeitplanung passen, melden Sie sich gern auch telefonisch unter 0123456789 bei mir, um einen passenden Termin auszumachen.

Ich freue mich, Sie bald persönlich kennenzulernen. Bis dahin danke ich Ihnen für Ihr Verständnis und wünsche noch einen schönen Tag.

Mit freundlichen Grüßen

Maxima Mustermann

Vorstellungsgespräch absagen: Muster

Rücknahme der Bewerbung und Absage - Vorstellungsgespräch Max Mustermann am 28.03.2022

Sehr geehrte Frau XY,

Ich danke Ihnen herzlich für die Einladung zum Vorstellungsgespräch am 28.03.2022. Allerdings muss ich Ihnen mitteilen, dass ich den Termin nicht wahrnehmen werde, da ich nicht mehr an der Stelle interessiert bin.

Inzwischen habe ich eine Zusage für eine andere Stelle erhalten, für die ich meiner Meinung nach besser geeignet bin [/habe ich mich entschieden, doch in meinem aktuellen Job zu bleiben/mich beruflich neu zu orientieren/etc.]. Aus diesem Grund ziehe ich meine Bewerbung für die Stelle XYZ zurück.

Ich danke Ihnen trotzdem vielmals für das Angebot und entschuldige mich aufrichtig für jegliche Umstände, die durch meine Absage entstanden sind.

Mit freundlichen Grüßen

Max Mustermann

Fazit: Vorstellungsgespräch absagen

Das wichtigste, das Sie sich zum Thema Vorstellungsgespräch absagen merken müssen, ist also: Das Ganze ist kein Weltuntergang. Egal aus welchem Grund Sie das Vorstellungsgespräch absagen, wichtig ist, dass Sie es den Arbeitgeber auch wissen lassen, anstatt einfach nicht zu erscheinen.

Tipp

Je früher Sie Bescheid geben, dass Sie den Termin nicht wahrnehmen können, desto besser. Wenn Sie schon einige Tage im Voraus wissen, dass Sie es nicht schaffen werden, reicht es vollkommen aus, eine E-Mail zu schreiben, in der Sie sich Entschuldigen.

Geben Sie dabei einen triftigen Grund für die Absage an und bieten Sie dem Arbeitgeber alternative Termine an, wenn Sie das Vorstellungsgespräch verschieben wollen. Müssen Sie kurz vorher absagen, ist es besser, das Unternehmen telefonisch zu informieren, damit die Information auch wirklich ankommt. Ein Anruf kann auch persönlicher wirken und bleibt beim Personaler oft eher im Gedächtnis.

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