Vorstellungsgespräch absagen – So gelingt es am besten

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Egal, wie motiviert Sie bei Ihrer ursprünglichen Bewerbung waren – es kann immer mal vorkommen, dass Sie es sich, wenn das Vorstellungsgespräch ansteht, dann doch anders überlegen. Das kann eine Vielzahl von berechtigten Gründen haben, aber eines steht auf jeden Fall fest: Wohl oder übel müssen Sie als Bewerber das geplante Vorstellungsgespräch absagen oder zumindest den Termin verschieben.

Worauf sollten Sie dabei achten? Und wie gelingt es Ihnen bei einer Absage professionell und höflich zu agieren? Macht es einen Unterschied, ob Sie das Vorstellungsgespräch komplett absagen oder nur verschieben wollen? Diese und weitere Fragen erläutern wir Ihnen in diesem Artikel.

Vorstellungsgespräch verschieben [Allgemeine Vorlage]

Betreff: Absage – Vorstellungsgespräch [IHR NAME] am 28.03.2022

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Ansprechpartners],

da ich unerwartet erkrankt bin [/aus persönlichen Gründen/aufgrund eines Todesfalls in meiner Familie/etc.], werde ich unseren Termin für das Bewerbungsgespräch am 28.03.2022 leider nicht wahrnehmen können.

Natürlich bin ich jedoch nach wie vor an der Stelle interessiert und würde daher gern einen neuen Zeitpunkt für das Vorstellungsgespräch ausmachen.

Für mich würde einer der folgenden Termine gut passen: Freitag, den 31.03.2022, nach 13 Uhr Montag, den 03.04.2022, nach 13 Uhr Mittwoch, den 05.04.2022, vor 15 Uhr

Sollte keiner dieser Termine in Ihre Zeitplanung passen, melden Sie sich gern auch telefonisch unter [Telefonnummer] bei mir, um einen passenden Termin auszumachen.

Ich freue mich, Sie bald persönlich kennenzulernen. Bis dahin danke ich Ihnen für Ihr Verständnis und wünsche noch einen schönen Tag.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

Vorstellungsgespräch absagen Email [Allgemeine Vorlage]

Betreff: Rücknahme der Bewerbung und Absage – Vorstellungsgespräch [Ihr Name] am [Datum]

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Ansprechpartners],

Ich danke Ihnen herzlich für die Einladung zum Vorstellungsgespräch am [Datum]. Allerdings muss ich Ihnen mitteilen, dass ich den Termin nicht wahrnehmen werde, da ich nicht mehr an der Stelle interessiert bin.

Inzwischen habe ich eine Zusage für eine andere Stelle erhalten, für die ich meiner Meinung nach besser geeignet bin [/habe ich mich entschieden, doch in meinem aktuellen Job zu bleiben/mich beruflich neu zu orientieren/etc.]. Aus diesem Grund ziehe ich meine Bewerbung für die Stelle XYZ zurück.

Ich danke Ihnen trotzdem vielmals für das Angebot und entschuldige mich aufrichtig für jegliche Umstände, die durch meine Absage entstanden sind.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

Vorstellungsgespräch absagen wegen Krankheit [Vorlage]

Betreff: Absage Vorstellungsgespräch – [Ihr Name] – [Stellenbezeichnung]

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Ansprechpartners],

mit Bedauern muss ich Ihnen mitteilen, dass ich mein für den [Datum] geplantes Vorstellungsgespräch aufgrund einer plötzlichen Erkrankung absagen muss. Ich habe mich sehr darauf gefreut, Sie und Ihr Unternehmen näher kennenzulernen, aber mein Gesundheitszustand lässt eine Teilnahme leider nicht zu.

Ich hoffe auf Ihr Verständnis und wäre sehr dankbar, wenn wir einen neuen Termin für das Gespräch vereinbaren könnten. Bitte lassen Sie mich wissen, welche Alternativtermine Ihnen passen würden.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

Vorstellungsgespräch absagen aus persönlichen Gründen [Vorlage]

Betreff: Absage Vorstellungsgespräch – [Ihr Name] – [Stellenbezeichnung]

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Ansprechpartners],

leider muss ich Ihnen mitteilen, dass ich das für den [Datum] geplante ein Vorstellungsgespräch absagen muss. In Anbetracht meiner aktuellen Situation habe ich mich dazu entschieden, meine Bewerbung zurückzuziehen und mich nicht weiter für die ausgeschriebene Stelle zu bewerben.

Ich bedauere diese Entscheidung sehr und möchte mich für die bisherige Zeit und Mühe bedanken, die Sie in den Bewerbungsprozess investiert haben. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der weiteren Suche nach einem geeigneten Kandidaten.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

Vorstellungsgespräch absagen wegen privaten Gründen [Vorlage]

Betreff: Absage Vorstellungsgespräch – [Ihr Name] – [Stellenbezeichnung]

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Ansprechpartners],

aufgrund unvorhersehbarer privater Umstände bin ich gezwungen, das für den [Datum] vereinbarte Vorstellungsgespräch abzusagen. In Anbetracht der aktuellen Situation sehe ich mich leider nicht in der Lage, mich weiterhin für die ausgeschriebene Stelle zu bewerben und möchte daher meine Bewerbung zurückziehen. Ich möchte betonen, dass es nicht meine Absicht ist, ein Vorstellungsgespräch absagen ohne Grund, da dies unprofessionell wirken könnte.

Ich bedauere diese Entscheidung und möchte mich für die Zeit und Mühe bedanken, die Sie in den Bewerbungsprozess investiert haben. Ich wünsche Ihnen weiterhin viel Erfolg bei der Suche nach einem geeigneten Kandidaten.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

Vorstellungsgespräch absagen, weil kein Interesse mehr [Vorlage]

Betreff: Absage Vorstellungsgespräch – [Ihr Name] – [Stellenbezeichnung]

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Ansprechpartners],

ich möchte Ihnen mitteilen, dass ich das für den [Datum] geplante Vorstellungsgespräch absagen möchte. Nach reiflicher Überlegung und Prüfung meiner beruflichen Ziele habe ich festgestellt, dass die angebotene Stelle nicht mehr meinen aktuellen Interessen entspricht. Zudem habe ich eine andere Zusage erhalten und muss daher das Vorstellungsgespräch absagen wegen anderer Zusage.

Ich möchte mich für die Zeit und Mühe bedanken, die Sie bereits in den Bewerbungsprozess investiert haben, und wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Suche nach einem geeigneten Kandidaten.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

Vorstellungsgespräch absagen wegen anderer Stelle [Vorlage]

Betreff: Absage Vorstellungsgespräch – [Ihr Name] – [Stellenbezeichnung]

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Ansprechpartners],

ich möchte Ihnen mitteilen, dass ich das für den [Datum] geplante Vorstellungsgespräch leider absagen muss. In der Zwischenzeit habe ich ein anderes Jobangebot erhalten, das ich angenommen habe und welches sehr gut zu meinen beruflichen Zielen passt. Es gibt verschiedene vorstellungsgespräch absagen muster, die helfen können, eine höfliche und klare Absage zu formulieren.

Ich möchte mich bei Ihnen und Ihrem Unternehmen für das entgegengebrachte Interesse und die Möglichkeit eines Vorstellungsgesprächs bedanken. Ich wünsche Ihnen weiterhin viel Erfolg bei der Suche nach einem geeigneten Kandidaten für die ausgeschriebene Stelle.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

Das Vorstellungsgespräch verschieben

Obwohl die Situation sich sehr ähnelt, ist es doch etwas anderes, wenn Sie das Vorstellungsgespräch verschieben und nicht direkt absagen wollen. Schließlich heißt das, dass Sie am Job immer noch interessiert sind und sichergehen wollen, dass der Arbeitgeber Sie weiterhin als möglichen Kandidaten betrachtet. Generell sollten Sie im Hinterkopf behalten, dass das Vorstellungsgespräch einen ersten persönlichen Eindruck darstellt.

Das bedeutet, dass Sie den Termin wirklich nur verschieben sollten, wenn es gar keinen anderen Ausweg gibt. In der Regel haben Sie schließlich ursprünglich zugesagt, weshalb es einen schlechten Eindruck machen kann, wenn Sie sich letztlich doch nicht an die Abmachung halten. Das soll nicht heißen, dass Sie gleich keine Chancen mehr haben, nur weil Sie den Termin verschieben mussten. Allerdings sollten Sie versuchen, erst andere Termine zu verschieben, oder eine andere Lösung zu finden und nur dann das Vorstellungsgespräch absagen, wenn es nicht anders geht. 

Dass Sie am gleichen Tag auf einer Geburtstagsparty eingeladen sind oder aufgrund des schönen Wetters lieber einen Tag am See verbringen wollen, ist zum Beispiel kein triftiger Grund. Aber natürlich gibt es auch Umstände, die überhaupt nicht in Ihrer Hand sind und es kann vorkommen, dass Sie aus gutem Grund das Vorstellungsgespräch verschieben. In dieser Situation ist es umso wichtiger, dass Sie professionell handeln, um beim Arbeitgeber positiv im Gedächtnis zu bleiben.

Je früher, desto besser

Je früher Sie Ihre Absage ankündigen, desto besser kann Ihr potenzieller Arbeitgeber reagieren und gegebenenfalls umplanen. Insbesondere, wenn Sie mit mehreren Vertretern des Unternehmens hätten sprechen sollen, ist es natürlich unschön, wenn diese alle erst kurz zuvor erfahren, dass der Termin nicht mehr stattfindet. 

Sobald Sie also wissen, dass Sie den Termin zum Vorstellungsgespräch nicht mehr wahrnehmen können, sollten Sie Ihrem Ansprechpartner Bescheid geben. Vermeiden Sie es so gut es geht, erst kurzfristig abzusagen. Das macht dem Unternehmen nur Umstände und so machen Sie sich eventuell unbeliebt, besonders wenn Sie schon vorher abgesagt haben könnten.

E-Mail oder telefonisch absagen?

Die gängigsten Methoden, ein Vorstellungsgespräch abzusagen, sind per E-Mail oder persönlich durch einen schnellen Anruf. Sie könnten sich natürlich auch auf dem Postweg an den Arbeitgeber wenden, aber in der Regel dauert das ein paar Tage. Da die meisten Firmen Ihre Kommunikation heutzutage ohnehin größtenteils per E-Mail erledigen, ist dies die sicherere Variante für eine schriftliche Absage. Ein klar und prägnant formulierter Text ist dabei entscheidend, um den Personalverantwortlichen nicht mit unnötigen Details zu belästigen.

Sowohl eine professionell formulierte E-Mail als auch ein persönlicher Anruf ist für die Absage des Vorstellungsgesprächs akzeptabel. Bei einer kurzfristigeren Absage jedoch ist es immer besser, wenn Sie zum Telefongreifen. Zum einen stellen Sie so sicher, dass die Information auch wirklich früh genug ankommt. Zum anderen wecken Sie so einen selbstbewussteren Eindruck und zeigen, dass Ihnen das Jobangebot wirklich wichtig ist.

4 Gründe für die Absage

Es gibt eine Reihe guter und berechtigter Gründe, warum Sie Ihr Vorstellungsgespräch absagen könnten. Egal, woran es liegt, am besten sagen Sie Ihrem potenziellen Arbeitgeber immer die Wahrheit, damit keine Missverständnisse geschehen. Personaler wissen, dass auch die höchst qualifizierten Kandidaten trotzdem „nur“ Menschen sind und es kann immer etwas dazwischenkommen. Bewerber versenden oft mehrere Bewerbungen gleichzeitig und müssen dann gegebenenfalls Vorstellungsgespräche absagen oder zurückziehen, wenn sie eine bessere Jobmöglichkeit gefunden haben.

Eine Absage ohne Grund wirkt zudem desinteressiert und unprofessionell. Wenn Sie nicht die spezifische Situation schildern wollen, können Sie das Ganze natürlich etwas generischer formulieren. Das kommt beim Arbeitgeber auch besser an, da sich der Grund Ihrer Absage schneller erschließen lässt.

1. Absage wegen Krankheit

Sie waren hoch motiviert und perfekt vorbereitet auf das Vorstellungsgespräch, aber ausgerechnet kurz vor dem Vorstellungsgespräch werden Sie krank. Da bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als darum zu bitten, einen neuen Termin für das Vorstellungsgespräch zu finden. Das ist auf alle Fälle besser, als krank zum Interview zu erscheinen. Sie müssen sich hierbei keine Sorgen machen, denn der Arbeitgeber wird es zu schätzen wissen, wenn Sie aufrichtig sind und Ihre eigenen Grenzen kennen. 

Priorisieren Sie Ihre Gesundheit und versuchen Sie dann einen neuen Termin zu finden. Es kann auch vorkommen, dass Sie schon ein paar Tage vor dem Termin krank werden und sich nicht sicher sind, ob Sie bis dahin wieder fit sein werden. Dann ist es im Zweifelsfall besser, frühzeitig abzusagen, als dann am Morgen des Gesprächs kurzfristig anrufen zu müssen.

2. Absage aus persönlichen/privaten Gründen

Unerwartete Ereignisse in Ihrem Privatleben können natürlich ebenfalls ein legitimer Grund für die Absage des Vorstellungsgesprächs sein. Bei einem Todesfall in der Familie oder einem schlimmen Krankheitsfall ist es selbstverständlich, dass Sie mit anderem beschäftigt sind. 

Wenn Sie am Tag des Vorstellungsgesprächs einfach mal schlecht gelaunt sind, ist das natürlich keine legitime Ausrede. In der Regel zeigen Personaler jedoch Verständnis, wenn Sie aus persönlichen Gründen das Vorstellungsgespräch absagen müssen.

3. Absage, weil kein Interesse mehr

Vielleicht wollen Sie das Vorstellungsgespräch aber gar nicht verschieben, sondern lieber das Jobangebot absagen, weil Sie schlichtweg kein Interesse mehr an der Stelle haben. Dafür kann es verschiedene Gründe geben: 

• Die Situation in Ihrem momentanen Job hat sich verändert? 

• Ihnen sind neue Informationen über das Unternehmen, bei dem Sie sich beworben haben, zugekommen? 

• Oder haben Sie sich entschieden, sich komplett umzuorientieren? 

Egal aus welchem Grund Sie sich letztlich entschieden haben, die Bewerbung zurückzuziehen, Sie sollten das Vorstellungsgespräch auf alle Fälle absagen. Es nutzt weder Ihnen noch dem Unternehmen etwas, das Gespräch durchzuführen, wenn Sie sich eigentlich anders entschieden haben. Seien Sie einfach ehrlich und sagen Sie so früh es geht ab.

4. Absage wegen anderer Stelle

Ein weiterer Grund, warum Sie kein Interesse mehr haben könnten, ist, dass sich ein anderer Arbeitgeber zurückgemeldet hat. Die Einstellung in einem anderen Betrieb ist Ihnen schon sicher und Sie wissen, dass Sie die Stelle, für die Sie sich eigentlich beworben hatten, nicht mehr wollen? 

Dann verschwenden Sie weder Ihre Zeit noch die des Arbeitgebers, gegen den Sie sich entschieden haben und sagen Sie das Vorstellungsgespräch einfach ab.

Darauf sollten Sie achten

Auch wenn die E-Mail knapp und auf den Punkt gehalten werden sollte, gibt es einiges, worauf Sie dabei achten sollten. Die richtigen Formulierungen sind dabei entscheidend, um professionell und wertschätzend zu kommunizieren.

• Betreff: Achten Sie darauf, alle wichtigen Informationen im Betreff anzugeben. Dazu gehören Datum des geplanten Gesprächs, Ihren Namen oder noch besser die Referenznummer Ihrer Bewerbung.

• Anrede: Stellen Sie sicher, die Absage an die richtige Person zu adressieren, idealerweise an den Ansprechpartner, mit dem Sie das Gespräch hätten halten sollen.

• Begründung: Wie schon erwähnt, sollten Sie auf jeden Fall einen Grund für die Absage angeben.

• Alternative Termine: Wenn Sie das Vorstellungsgespräch absagen, geben Sie direkt einige alternative Termine an, um es nachzuholen.

• Interesse zeigen: Bleiben Sie enthusiastisch, wenn Sie noch am Job interessiert sind und betonen Sie, dass Sie wirklich nur ungern abgesagt haben.

Fazit: Vorstellungsgespräch richtig absagen

Das wichtigste, das Sie sich zum Thema Vorstellungsgespräch absagen, merken müssen, ist also: Das Ganze ist kein Weltuntergang. Egal aus welchem Grund Sie das Vorstellungsgespräch absagen, wichtig ist, dass Sie es den Arbeitgeber auch wissen lassen, anstatt einfach nicht zu erscheinen. 

Geben Sie dabei einen triftigen Grund für die Absage an und bieten Sie dem Arbeitgeber alternative Termine an, wenn Sie das Vorstellungsgespräch verschieben wollen. Müssen Sie kurz vorher absagen, ist es besser, das Unternehmen telefonisch zu informieren, damit die Information auch wirklich ankommt. Ein Anruf kann auch persönlicher wirken und bleibt beim Personaler oft eher im Gedächtnis.

Bild: (© Tierney – stock.adobe.com)