Executive Assistant Direktionssekretariat (m/w/d)

Beschreibung

UNSER KUNDE

Unser Kunde zählt zu den bedeutendsten Forschungs- und Technologieeinrichtungen Deutschlands und entwickelt innovative Lösungen für die Herausforderungen von morgen. Am Standort Bonn entstehen in interdisziplinären Teams anspruchsvolle Projekte und zukunftsweisende Lösungen in verschiedenen wissenschaftlichen und technologischen Bereichen.

Seit vielen Jahren unterstützen wir unseren Kunden erfolgreich bei der Überlassung und Vermittlung qualifizierter Fachkräfte. Es erwartet Sie ein modernes Arbeitsumfeld mit innovativen Technologien, spannenden Aufgaben und langfristigen beruflichen Perspektiven in einer international anerkannten Forschungseinrichtung.

WIR BIETEN IHNEN

• Einsatz bei einer der führenden Forschungs- und Technologieeinrichtungen Deutschlands in einem internationalen und innovativen Arbeitsumfeld
• Flexible Arbeitsgestaltung mit der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten nach Absprache bei mindestens drei Präsenztagen pro Woche am Standort Bonn-Oberkassel
• Geregelte Arbeitszeiten von Montag bis Freitag in der Regel von 08:00 Uhr bis 16:00 Uhr bei einer 39-Stunden-Woche
• Vergütung nach Entgeltgruppe EG 8 TVöD-Bund
• Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben im internationalen Umfeld einer renommierten Forschungs- und Technologieeinrichtung
• Persönliche Betreuung durch feste Ansprechpartner sowie individuelle Unterstützung während des gesamten Einsatzes
• Bis zu 30 Urlaubstage pro Jahr sowie die Möglichkeit zur Urlaubsnahme bereits während der Probezeit
• Exklusive Mitarbeitervorteile über Corporate-Benefits mit Vergünstigungen bei zahlreichen namhaften Marken und Onlineshops
• Prämien im Rahmen unseres Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programms

IHRE AUFGABEN

• Verantwortung für die organisatorischen und administrativen Abläufe im Direktionssekretariat sowie zuverlässige Unterstützung des Direktors bei der Koordination des Tagesgeschäfts
• Eigenständige Steuerung des Termin- und Kalendermanagements einschließlich der Planung und Koordination interner und externer Termine im nationalen und internationalen Kontext
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Tagungen und Videokonferenzen sowie rechtzeitige Zusammenstellung und Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen
• Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Berichten und weiteren Dokumenten sowie strukturierte Aufbereitung und Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen Fachbereichen
• Selbstständige Bearbeitung der deutsch- und englischsprachigen Korrespondenz sowie zuverlässige Überwachung offener Vorgänge, Wiedervorlagen und relevanter Fristen
• Zentrale Schnittstellenfunktion im Austausch mit internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpartnern aus Wissenschaft, Wirtschaft, Behörden und internationalen Organisationen
• Organisation und Koordination von In- und Auslandsdienstreisen – von der Planung und Zusammenstellung der Reiseunterlagen bis zur anschließenden Reisekostenabrechnung
• Koordination des Empfangs nationaler und internationaler Gäste sowie organisatorische Vorbereitung und Begleitung der jeweiligen Besuche
• Unterstützung bei der Budgetverwaltung, Bearbeitung von Bestellungen und Reiseanträgen sowie strukturierte Pflege von Akten, Dateien und digitalen Vorgängen
• Koordination des Bewerbungsmanagements einschließlich der Bearbeitung eingehender Bewerbungen und der organisatorischen Abstimmung sowie Terminierung von Vorstellungsgesprächen
• Verantwortung für die organisatorischen und administrativen Abläufe im Direktionssekretariat sowie zuverlässige Unterstützung des Direktors bei der Koordination des Tagesgeschäfts
• Eigenständige Steuerung des Termin- und Kalendermanagements einschließlich der Planung und Koordination interner und externer Termine im nationalen und internationalen Kontext
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Tagungen und Videokonferenzen sowie rechtzeitige Zusammenstellung und Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen
• Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Berichten und weiteren Dokumenten sowie strukturierte Aufbereitung und Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen Fachbereichen
• Selbstständige Bearbeitung der deutsch- und englischsprachigen Korrespondenz sowie zuverlässige Überwachung offener Vorgänge, Wiedervorlagen und relevanter Fristen
• Zentrale Schnittstellenfunktion im Austausch mit internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpartnern aus Wissenschaft, Wirtschaft, Behörden und internationalen Organisationen
• Organisation und Koordination von In- und Auslandsdienstreisen – von der Planung und Zusammenstellung der Reiseunterlagen bis zur anschließenden Reisekostenabrechnung
• Koordination des Empfangs nationaler und internationaler Gäste sowie organisatorische Vorbereitung und Begleitung der jeweiligen Besuche
• Unterstützung bei der Budgetverwaltung, Bearbeitung von Bestellungen und Reiseanträgen sowie strukturierte Pflege von Akten, Dateien und digitalen Vorgängen
• Koordination des Bewerbungsmanagements einschließlich der Bearbeitung eingehender Bewerbungen und der organisatorischen Abstimmung sowie Terminierung von Vorstellungsgesprächen

IHR PROFIL

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Europasekretärin/Europasekretär (m/w/d), Fremdsprachenkorrespondentin/Fremdsprachenkorrespondent (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung, idealerweise als Direktionsassistenz, Geschäftsführungsassistenz, Executive Assistant (m/w/d) oder in einer vergleichbaren anspruchsvollen Assistenzfunktion
• Fundierte praktische Erfahrung in der eigenständigen Organisation eines Sekretariats oder Assistenzbereichs sowie im Terminmanagement, in der Korrespondenz und in der Organisation von Besprechungen und Geschäftsreisen
• Routinierter Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen sowie sichere und professionelle Erstellung von Präsentationen, Dokumenten und schriftlicher Korrespondenz
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift für eine souveräne Kommunikation mit nationalen und internationalen Ansprechpartnern
• Sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen sowie Sicherheit bei der Erstellung und redaktionellen Bearbeitung anspruchsvoller Unterlagen
• Vorausschauende und strukturierte Arbeitsweise, ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, auch bei parallelen Terminen, Fristen und Vorgängen den Überblick zu behalten
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Diskretion, insbesondere im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Vorgängen
• Sicheres, professionelles und verbindliches Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Gesprächspartnern sowie die Fähigkeit, Anliegen souverän zu vertreten
• Hohe Flexibilität und Zuverlässigkeit auch bei wechselnden Anforderungen und Prioritäten sowie Freude an einer konstruktiven und teamorientierten Zusammenarbeit
• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Europasekretärin/Europasekretär (m/w/d), Fremdsprachenkorrespondentin/Fremdsprachenkorrespondent (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung, idealerweise als Direktionsassistenz, Geschäftsführungsassistenz, Executive Assistant (m/w/d) oder in einer vergleichbaren anspruchsvollen Assistenzfunktion
• Fundierte praktische Erfahrung in der eigenständigen Organisation eines Sekretariats oder Assistenzbereichs sowie im Terminmanagement, in der Korrespondenz und in der Organisation von Besprechungen und Geschäftsreisen
• Routinierter Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen sowie sichere und professionelle Erstellung von Präsentationen, Dokumenten und schriftlicher Korrespondenz
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift für eine souveräne Kommunikation mit nationalen und internationalen Ansprechpartnern
• Sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen sowie Sicherheit bei der Erstellung und redaktionellen Bearbeitung anspruchsvoller Unterlagen
• Vorausschauende und strukturierte Arbeitsweise, ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, auch bei parallelen Terminen, Fristen und Vorgängen den Überblick zu behalten
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Diskretion, insbesondere im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Vorgängen
• Sicheres, professionelles und verbindliches Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Gesprächspartnern sowie die Fähigkeit, Anliegen souverän zu vertreten
• Hohe Flexibilität und Zuverlässigkeit auch bei wechselnden Anforderungen und Prioritäten sowie Freude an einer konstruktiven und teamorientierten Zusammenarbeit

IN NUR 2 MINUTEN ZU IHREM NEUEN JOB:

Nutzen Sie unser Online-Formular und laden Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (gerne inklusive aussagekräftigen Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate, etc.) einfach hoch – ein Anschreiben ist nicht erforderlich.

Für Fragen stehen Ihnen Ihre persönlichen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner in unserem Hause gerne vorab zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Sie!

WICHTIGER HINWEIS

Zur Ausübung der Tätigkeit ist eine Arbeitserlaubnis für Deutschland zwingend erforderlich. Wir bitten höflich um Verständnis, andernfalls Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen zu können.

A work permit for Germany is mandatory for this position. We kindly ask for your understanding, otherwise we will not be able to consider your application.

Im Mittelpunkt unseres Handelns steht Ihre Zufriedenheit.

Die Herrmann GmbH Office + IT Service ist seit über 30 Jahren auf die Vermittlung und Überlassung von Fach- und Führungskräften aus dem kaufmännischen und IT-Bereich spezialisiert.

Nutzen auch Sie unsere hervorragenden Kontakte zu Konzernen und renommierten mittelständischen Unternehmen. Wir garantieren Ihnen eine kompetente und persönliche Betreuung sowie attraktive Konditionen in unserem Hause.